V trenutni situaciji, digitalna preobrazba redefinira korporativno dinamiko, pri čemer ima sektor človeških virov (HR) ključno vlogo pri modernizaciji podjetij. V tem segmentu, upravljanje dokumentov, pred tem označena z kupi papirjev in ročnimi postopki, zdaj zahteva agilnost, varnost in učinkovitost. Za to, zaupati na tehnoloških orodjih je nuja.
Kaj je upravljanje dokumentov v kadrovski službi?
Področje kadrovskih zadev se mora spoprijeti z ogromno količino dokumentov – pogodbe, plačila za delo, ocenjevanje uspešnosti, notranje politike in še več. Učinkovito upravljanje teh datotek, to je, nadzor pošiljanja, povratak, podpis, preverjanje, med drugim ni le vprašanje organizacije, temveč kritična dejavnik za uspeh podjetja.
Po podatkihCEODigitalni pomočnik + Prijavite se dobro, Carlos Henrique Mencaci, tehnologija je nepogrešiva v tem scenariju. "Kdo skrbi za ljudi", imaš v svojih rokah podatke izjemne pomembnosti. Fizično ravnanje s temi informacijami, ali ali zunaj idealnih platform, tendira, da postane območje neproduktivno, brez strategije in varnosti, sajti, da velika večina moči gre za organizacijo papirjev, razloži.
Katere tehnologije omogočajo pametno upravljanje dokumentov? Spoznajte pet orodij, namenjenih kadrom!
Raziskava, ki jo je izvedel Think Work Lab, je razkrila, kako kadrovski oddelki še vedno trpijo zaradi birokracije in pomanjkanja avtomatizacije. Po podatkih, Brazilski potrošniki porabijo, v povprečju, 16,9 ur na teden, ali 38% vašega delovnega časa, s s birokratskimi nalogami. Za približno 22% anketiranih strokovnjakov, aktivnosti so bile monotone in ponavljajoče se, vidiki, ki so bili obravnavani kot demotivacijski. Še vedno, velika večina (40%) ni izvedla nobenega praktičnega koraka za to, da bi upravljanje s kadri postalo bolj tehnološko in manj ročno. V tem smislu, Naštej pet uporabnih orodij za začetek te posodobitve v sistemih
1. Sistemi za upravljanje dokumentima (DMS – Sistemi za upravljanje dokumentima
DMS omogoča ustvarjanje, shraniti, organizirati in deliti datoteke na centraliziran in varen način prek interneta. Z zmožnostmi, kot sta indeksiranje in hitro iskanje, HR lahko dostopa do vseh podatkov v sekundah, odstranjevanje izgube časa z ročnimi iskanji. Platforme, kot sta Digital Helper + Assine Bem, nudijo to vzdušje, z integracijo v druge orodja, omogočanje avtomatizacije delovnih tokov, reče toCEO.
2. Elektronski podpis
Podpisovanje dokumentov je kritična faza v kadrovski službi, naj bo za pogodbe, sprejemi, odpovedi ali dogovori. Orodja za elektronsko podpisovanje, zagotovijo pravno veljavnost, agilnost in zaščita. Z njimi, je možno poslati, validirati in shraniti dokumente brez potrebe po tisku ali premikanju
3. Shranjevanje v oblaku
Shranjevanje v oblaku je ključno za zagotavljanje dostopnosti in varnosti zapisov v okoljuna spletu. Ta mehanizem omogoča odpiranje informacij od kjerkoli, kadarkoli. Poleg tega, kriptografija podatkov invarnostne kopijeavtomatizirani zagotavljajo varnost informacijam
4. Platforme za sodelovanje in deljenje
Orodja za izvedbo oddaljenih srečanj, načrtovanje nalog in spremljanje njihovega razvoja olajša sodelovanje med ekipami in varno deljenje gradiv. Z njimi, HR lahko ustvaridelovni tokoviučinkoviti, odobravati dokumentacije v realnem času in ohranjati vsezainteresirane straniporavnani
5. Integrirana umetna inteligenca
Sistemi z naravno umetno inteligenco (UI), to je, pripravljene za samega sebespletna stran, so ključni za optimizacijo storitve, ki se tam opravlja. Na Digital Helper + Naročite se dobro, IA je povezana s procesom digitalnega podpisa. Z njimi, ljudje lahko postavljajo konkretna vprašanja o vsebini, ki jo bodo podpisali. To zmanjšuje potrebo po klicanju strokovnjaka za razjasnitev dvomov ali prihodnjih zmede, razloži toCEO.
Nazad, za Mencaci, inteligentno upravljanje ni le vprašanje tehnologije, več preživetja na današnjem trgu. Podjetja, ki sprejmejo te nastavitve, pridobijo na produktivnosti, varnost in konkurenčnost, medtem ko zmanjšujejo stroške in tveganja, zaključi
