Riadenie zásob a automatizácia: kľúč k predchádzaniu finančným stratám v maloobchode

V maloobchodnom sektore sa zásoby považujú za jeden z hlavných finančných aktív. Podľa prieskumu spoločnosti HSR, špecializovaného na štúdie trhu, však menej ako 40% maloobchodníkov investuje do systémov riadenia zásob. Dôležitosť prijatia efektívneho riadenia a automatizácie procesov sa ukázala ako zásadné riešenia na minimalizáciu chýb, optimalizáciu zdrojov a zabránenie finančným stratám.

“Efektívne riadenie je základom rastu a stability spoločnosti. Investovanie času do rozpoznávania a nápravy najbežnejších chýb môže optimalizovať služby a uľahčiť každodenné, vyhnúť sa nepríjemným prekvapeniam a dokonca zabezpečiť viac príležitostí pre business”, hovorí William Santos, obchodný riaditeľ spoločnosti VarejOnline, ktorá sa špecializuje na technológie pre správu obchodov, franšízy a predajné miesta (PDV). 

VarejOnline slúži sieťam, ako sú Grupo L'occitane, Decor Colors, Petland, medzi inými významnými operáciami; skúsenosti v segmente umožňujú Williamovi priniesť pohľad na túto tému. Expert vyzdvihuje niektoré jednoduché akcie, ktoré však môžu zmeniť realitu vášho maloobchodu a vyhnúť sa finančným problémom. Skontrolujte:

1. Mať dennú kontrolu nad krabicou

Mnohí franšízanti zanedbávajú dennú kontrolu hotovosti, čo môže viesť k významným nezrovnalostiam a stratám v strednodobom a dlhodobom horizonte William zdôrazňuje potrebu zaznamenávať všetky transakcie, od veľkých predajov až po menšie výdavky vrátane osobného predaja a elektronického obchodu. 

“Neorganizovaná krabica sa môže zmeniť na snehovú guľu. Je nevyhnutné venovať si čas každý deň a sústrediť sa na toto riadenie. Na uľahčenie je riešením implementácia pokladničného systému a zabezpečenie jeho neustáleho dodržiavania a kŕmenia, vysvetľuje.

2. Oddeliť osobné od obchodných financií

Je bežné, že niektorí maloobchodníci miešajú osobné a obchodné financie, najmä pri riešení viac ako jedného predajného miesta. William varuje, že táto prax môže zakryť skutočnú víziu výkonnosti jednotiek a spôsobiť vážne daňové a hotovostné problémy.

3. Zabezpečiť predvídanie sezónnych výdavkov

Sezónne výdavky, ako sú štvrťročné dane, obnovenie licencie a doplnenie zásob v pamätných dátumoch, často prekvapia franšízantov. Ak neexistuje žiadne plánovanie, tieto výdavky spôsobujú stláčanie, ktorému by sa dalo predísť. William odporúča vytvoriť podrobný platobný kalendár, ktorý zohľadňuje tieto sezónne výdavky a pomáha správne rezervovať finančné prostriedky. 

4. Oceňovanie analýzy finančných údajov

Pravidelná analýza údajov o rozpočte spoločnosti môže zabezpečiť, že franšízanti identifikujú vzorce, trendy a oblasti na zlepšenie. 

“Je dôležité venovať čas pravidelnému preskúmaniu správ a hľadať poznatky na optimalizáciu finančného riadenia franšízy. Dnes môžu systémy riadenia, známe ERP, prezentovať hlavné údaje maloobchodníkom alebo sa dokonca spojiť s API na prispôsobenie operácií podľa potreby každého podniku, vysvetľuje odborník.

5. Investovať do vzdelávania a finančného vzdelávania

Nestačí mať nástroje na správu a nevedieť ich používať, alebo dokonca o tom rozumieť William povzbudzuje majiteľov, aby neustále hľadali kurzy, workshopy a zdroje, ktoré im pomôžu zlepšiť ich finančné zručnosti a ich tím. 

“Znalosti sú mocným nástrojom. Niektoré ERP spoločnosti dokonca zahŕňajú školenia zamestnancov pri ponúkaní riešenia. Vďaka tomu je manažment inteligentnejší a znižuje sa zraniteľnosť podnikania v oblasti ”, uzatvára.