S postupujúcou digitálnou transformáciou sa integrácia umelej inteligencie (AI) a automatizácie stáva nevyhnutnou pre správu dokumentov. Tieto technológie nielen sľubujú revolúciu v spôsobe, akým organizácie nakladajú s informáciami a procesmi, ale ponúkajú aj celý rad výhod, od zlepšenej presnosti a efektívnosti až po cenné poznatky pre rozhodovanie. Pokročilé algoritmy AI sú napríklad schopné identifikovať vzory a anomálie v dokumentoch, čím optimalizujú procesy auditu a dodržiavania predpisov.
Na základe optimistických prognóz trhových analytikov sa očakáva, že do roku 2027 75 % veľkých spoločností na celom svete vrátane Brazílie prijme umelú inteligenciu na zlepšenie správy dokumentov a informácií. V tomto scenári rýchleho technologického vývoja sa do popredia dostáva aj informačná bezpečnosť a dodržiavanie predpisov, pričom sa zvyšujú investície do robustných riešení na ochranu dokumentárnych aktív pred kybernetickými hrozbami a zabezpečenie súkromia údajov. Tu sú hlavné trendy, ktoré by mali preniknúť do správy dokumentov v roku 2025:
Umelá inteligencia: revolúcia v správe dokumentov.
Umelá inteligencia a strojové učenie sa čoraz viac integrujú do systémov správy dokumentov. Tieto technológie umožňujú analýzu veľkých objemov údajov a získavanie cenných poznatkov, ktoré podporujú rozhodovanie. Napríklad algoritmy umelej inteligencie dokážu identifikovať vzory a anomálie v dokumentoch, čím zlepšujú presnosť a efektívnosť procesov auditu a dodržiavania predpisov.
Technológie spracovania prirodzeného jazyka by mali tiež umožniť čoraz intuitívnejšie vyhľadávacie funkcie, ktoré pomôžu používateľom nájsť presný dokument alebo informácie, ktoré potrebujú, a poskytnú okamžitý prístup k najrelevantnejším údajom.
Štúdia spoločnosti Gartner predpovedá, že do roku 2027 bude 75 % veľkých spoločností na celom svete vrátane Brazílie používať umelú inteligenciu na zlepšenie správy dokumentov a informácií.
Systémy RPA budú pokračovať v expanzii.
Súbežne s tým nadobúda význam aj robotická automatizácia procesov (RPA). Nástroje RPA sa používajú na automatizáciu opakujúcich sa úloh súvisiacich so správou dokumentov, ako je klasifikácia, archivácia a vyhľadávanie informácií.
Vďaka tomu sa ľudské zdroje uvoľňujú pre strategickejšie činnosti s vyššou pridanou hodnotou. Nedávny výskum spoločnosti McKinsey & Company naznačuje, že automatizácia môže v brazílskych spoločnostiach zvýšiť produktivitu až o 40 %, čo vedie k výrazným úsporám času a zdrojov.
Zamerajte sa na ochranu súkromia údajov a dodržiavanie predpisov.
Informačná bezpečnosť zostáva absolútnou prioritou. S rastúcou digitalizáciou vznikajú nové výzvy súvisiace s ochranou údajov. Organizácie musia zabezpečiť, aby boli ich informácie chránené pred kybernetickými hrozbami a únikmi.
V Brazílii všeobecný zákon o ochrane údajov (LGPD) ukladá prísne požiadavky na dodržiavanie predpisov a spoločnosti výrazne investujú do bezpečnostných riešení na ochranu svojich dokumentov. Na zabezpečenie integrity a dôvernosti dokumentov sa vo veľkej miere používajú technológie ako pokročilé šifrovanie a viacfaktorové overovanie.
Integrované pracovné postupy a digitálne podpisy
Systémy správy dokumentov sa čoraz častejšie integrujú so systémami pracovných postupov a nástrojmi na digitálny podpis, čím sa optimalizuje čas, dodatočné systémy a náklady na fyzické ukladanie.
Tieto technológie tiež umožňujú pokročilú analýzu údajov a ponúkajú cenné poznatky, ktoré môžu usmerňovať strategické rozhodovanie. Pomocou algoritmov strojového učenia môžu spoločnosti predpovedať trendy, identifikovať vzory a anomálie a dokonca automatizovať generovanie podrobných správ o výkonnosti a rizikách spojených so správou dokumentov.
To nielen zlepšuje prevádzkovú efektivitu, ale umožňuje aj proaktívny prístup k zmierňovaniu rizík a optimalizácii procesov, čím sa zabezpečuje, že spoločnosti sú na konkurenčnom trhu vždy o krok vpred.
Prístupné údaje odkiaľkoľvek.
Cloudové riešenia sú nevyhnutné pre prístup k dokumentom, pracovným postupom a procesom odkiaľkoľvek – a cloudové riešenia ponúkajú flexibilitu, škálovateľnosť a bezpečnosť, čo umožňuje spoločnostiam efektívne ukladať a pristupovať k svojim dokumentom. Výskum spoločnosti IDC naznačuje, že 80 % brazílskych spoločností už používa alebo plánuje v nasledujúcich rokoch používať cloudové riešenia na správu dokumentov a informácií.
Unikátne riešenia pre každú spoločnosť.
Prispôsobenie služieb správy dokumentov tiež nadobúda na význame. Riešenia musia byť prispôsobiteľné špecifickým potrebám každej organizácie, berúc do úvahy odvetvie činnosti, veľkosť spoločnosti a špecifiká jej interných procesov.
Prispôsobené nástroje na správu dokumentov umožňujú vyššiu prevádzkovú efektivitu a lepšiu integráciu s inými podnikovými systémami, čím poskytujú intuitívnejší a efektívnejší používateľský zážitok.
Systémová integrácia je navyše jednou z hlavných obáv osôb s rozhodovacou právomocou. Brazílske spoločnosti investujú do platforiem, ktoré ponúkajú integrovanú správu dokumentov, čo umožňuje komunikáciu medzi rôznymi systémami a oddeleniami. To eliminuje informačné silá a zlepšuje internú spoluprácu, čo vedie k agilnejším a presnejším procesom.
Stručne povedané, hlavné trendy v oblasti správy dokumentov v roku 2025 sa vyznačujú zrýchlenou digitalizáciou, automatizáciou a umelou inteligenciou. Nové riešenia odrážajú potrebu organizácií prispôsobiť sa neustále sa meniacemu podnikateľskému prostrediu. Správa dokumentov je viac ako kedykoľvek predtým základnou súčasťou podnikania – a nie len doplnkovou činnosťou. Bez efektívneho riadenia riskujú spoločnosti, že sa utápajú v mätúcich a drahých procesoch, ktoré zaťažujú prevádzku a brzdia rast a inovácie.
