Digitalizácia procesov: dostali sme sa už do tejto fázy?

V posledných rokoch zaujali diskusie o digitálnej transformácii popredné miesto prakticky v každom odvetví, od malých rodinných podnikov až po veľké nadnárodné korporácie., Hovorí sa o automatizácii, umelej inteligencii, prijatí cloudových platforiem a prevratných obchodných modeloch, ktoré uprednostňujú využívanie údajov.

Keď sa však pozrieme bližšie, uvedomíme si, že mnohé z týchto iniciatív, hoci sú dôležité, sa nakoniec realizujú rozčleneným spôsobom, to znamená, že každé oddelenie sa snaží riešiť svoje vlastné požiadavky izolovane, To vyvoláva zásadnú otázku: môžeme uvažovať, že sme už dosiahli éru, v ktorej sú všetky podnikové procesy efektívne digitalizované?

Pre lepšie pochopenie súčasného scenára je potrebné odlíšiť samotnú digitálnu transformáciu od digitalizácie end-to-end procesov, Prvá je spojená s prijatím technológií, ktoré istým spôsobom modernizujú organizáciu a prinášajú významné zlepšenia, ako je marketingová automatizácia alebo využívanie nástrojov na analýzu údajov.druhá si zase vyžaduje systémový pohľad, schopný zjednotiť pracovné postupy medzi rôznymi sektormi a vytvoriť súdržný procesný reťazec a digitálny 100%.

Veľkým problémom je, že často samotná digitálna transformácia je vnímaná ako veľký dáždnik, ale ak nie je snaha integrovať tieto riešenia, výsledkom môže byť len zbierka digitálnych“illos”, kde každé oddelenie pracuje s izolovanými nástrojmi bez akejkoľvek nepretržitej komunikácie so zvyškom spoločnosti, Digitalizácia procesov (chápaná ako schopnosť nahradiť manuálne toky, papiere, prepracovanie a informačné medzery bezpečnými a spoľahlivými digitálnymi rutinami & IS je pre mnohé organizácie stále ďaleko od reality.

Digitálna transformácia v silách

Niektorí tvrdia, že digitálna transformácia v silách je len počiatočná fáza, To znamená, že je normálne, že oddelenia ako predaj, marketing alebo IT sú prvé, ktoré prijímajú pokročilé riešenia, pretože dopyt po technológiách v týchto sektoroch je zvyčajne naliehavejší. Problém však nastáva, keď tieto iniciatívy nekomunikujú a neriadia sa strategickým plánom rastu. Je to ako mať najmodernejší motor v aute, ktorého pneumatiky sú plešaté: najmodernejšia časť nezaručuje, že celé vozidlo bude fungovať dobre, pretože existujú kritické komponenty, ktorým sa nevenovala náležitá pozornosť.

Je napríklad veľmi bežné vidieť spoločnosti, ktoré výrazne investujú do platforiem CRM, aby zlepšili vzťah so zákazníkom a zároveň manuálne a odpojili platobné procesy, fakturáciu alebo dokonca ľudské zdroje. Tieto rozdiely vytvárajú úzke miesta, ktoré v konečnom dôsledku môžu znemožniť účinnosť tohto nástroja CRM, pretože údaje sa nakoniec nesynchronizujú s finančnou oblasťou alebo s prevádzkovou oblasťou. Organizácia teda nemôže mať jediný pohľad na zákazníka alebo procesy a používanie údajov na rozhodovanie je narušené.

Digitalizácia procesov a integrácia: prečo je to dôležité?

Predstavte si spoločnosť, ktorá sa stále zaoberá množstvom papierových dokumentov, pričom každý z nich musí byť ručne podpísaný niekoľkými inštanciami, potom naskenovaný a archivovaný v rôznych systémoch. Teraz porovnajte túto realitu s inou, v ktorej sa dokumenty už rodia digitálne a prechádzajú automatizovaným schvaľovacím tokom, pričom automaticky informujú zodpovedných v každej fáze, ukladajú predchádzajúce verzie a umožňujú elektronické podpisy s právnou platnosťou. V tomto druhom scenári sa drasticky skráti nielen čas spracovania, ale aj zisky v oblasti bezpečnosti, sledovateľnosti a dodržiavania predpisov.

Veľký rozdiel digitalizácie end-to-end procesov nie je len v znižovaní prevádzkových nákladov ^ hoci je to relevantný faktor 'OD, ale vo vytváraní integrovaného ekosystému, ktorý umožňuje agilnejšie rozhodovanie a na základe spoľahlivých údajov, Ak každé oddelenie používa izolované nástroje, je oveľa ťažšie zostaviť informácie na generovanie poznatkov o výkonnosti podniku ako celku, Keď sú procesy zjednotené, údaje môžu byť zhromažďované, spracovávané a analyzované v reálnom čase, čím sa vytvára priestor pre prediktívne analýzy, ktoré pomáhajú predvídať problémy a identifikovať príležitosti.

Ďalšou veľkou výhodou je zmiernenie rizík, najmä v scenári, kde bezpečnosť informácií a súkromie údajov sú čoraz viac regulované legislatívou, ako je LGPD v Brazílii a GDPR v Európe. Keď je proces digitalizovaný, je jednoduchšie implementovať šifrovacie politiky, automatické zálohovanie a kontrolu prístupu. To značne znižuje pravdepodobnosť únikov, straty dokumentov a podvodov. Okrem toho sa dodržiavanie právnych predpisov pred dozornými orgánmi ľahšie preukáže, pretože všetky interakcie sú zaznamenané a kontrolovateľné.

Nemôžeme zabudnúť na vplyv na zákaznícku skúsenosť, internú aj externú Koncoví zákazníci majú tendenciu oceňovať spoločnosti, ktoré ponúkajú rýchle a efektívne interakcie, bez toho, aby od nich vyžadovali vyplnenie papierových formulárov alebo nekonečné volania na riešenie nevyriešených problémov, Na druhej strane zamestnanci profitujú aj z ľahších pracovných postupov, ktoré eliminujú prepracovanie a manipuláciu s fyzickými dokumentmi, To zlepšuje vnútornú spokojnosť, produktivitu a dokonca aj udržanie talentov, pretože profesionáli, ktorí pracujú s aktualizovanými technológiami, majú pocit, že sú súčasťou inovatívnej organizácie.

Cesty k efektívnej digitalizácii a vyhliadky do budúcnosti

Jedným zo spôsobov, ako sa pozrieť na tento scenár, je pochopiť, že digitalizácia procesov by mala byť plnohodnotným podnikovým projektom, ktorý zahŕňa všetkých lídrov a v ideálnom prípade má priamu podporu od úrovne C (ako sú generálni riaditelia, finanční riaditelia a CIO).

Tým je zaistené, že migrácia z analógového na digitálny je vedená nielen vôľou jedného alebo druhého oddelenia, ale ako strategická hodnota, ktorá prechádza celou organizáciou.Takisto táto podpora zhora nadol pomáha prekonať akýkoľvek odpor a dôslednejšie uprednostňovať investície, čo značne uľahčuje prijatie nových platforiem a metodík.

Akonáhle je proces digitalizácie v obchodnej stratégii, je čas uviesť plán do praxe, Prvým krokom k efektívnej digitalizácii je zmapovať celý procesný reťazec, identifikovať úzke miesta, prepúšťanie a možnosti automatizácie.To si vyžaduje konzultačnú prácu alebo interné tímy, ktoré hlboko poznajú každú fázu podnikania. Bez tejto diagnózy je riziko investovania do nástrojov, ktoré nevedú dialóg so skutočnými potrebami organizácie. Potom je nevyhnutné uprednostniť procesy, ktoré vytvárajú väčšiu hodnotu alebo ktoré majú väčší vplyv na spokojnosť zákazníkov. Toto stanovenie priorít pomáha preukázať rýchlejšie výsledky, vytvára kultúru dôvery a angažovanosti okolo digitalizácie.

Ďalším dôležitým aspektom je výber škálovateľných technológií, Rozhodnúť sa pre riešenia, ktoré ponúkajú integráciu prostredníctvom API, napríklad umožňuje spoločnostiam pridávať nové moduly a funkcie, ako dopyt rastie. Týmto spôsobom je problém vytvárania nových digitálnych“”, ktoré, opäť, nehovoria navzájom, Okrem toho je potrebné sa pozrieť pozorne na dátovú architektúru, zabezpečenie, že existujú štandardy pre ukladanie a riadenie informácií, Bez týchto preventívnych opatrení môže spoločnosť skončiť s gigantickým objemom dát, ktoré neprinášajú žiadne inteligencie do podnikania.

Efektívna digitalizácia vyžaduje, aby manažéri a zamestnanci pochopili výhody tejto transformácie, opustili mentalitu “sme vždy robili tak” a sú ochotní sa neustále učiť Investovanie do školiacich programov, workshopov a internej komunikácie je nevyhnutné na prelomenie bariér a podporu dodržiavania. Okrem toho sa odporúča, aby existoval neustály monitoring metrík, ktoré demonštrujú hodnotu zmien, ako je skrátenie času v určitých procesoch, úspora zdrojov a zvýšenie spokojnosti zákazníkov.Tieto ukazovatele poskytujú konkrétny dôkaz, že prijatá cesta má zmysel.

Čo sa týka budúcich vyhliadok, stojí za zváženie, že digitalizácia procesov je len základom pre ešte transformačnejšie inovácie., Keďže spoločnosť má plne digitálne toky, môže skúmať riešenia umelej inteligencie, robotickej automatizácie procesov (RPA) a prediktívnej analýzy., S AI je napríklad možné automatizovať zložité úlohy a dokonca vytvárať systémy schopné prijímať rozhodnutia založené na algoritmoch strojového učenia.RPA zase dokáže zvládnuť veľké objemy opakujúcich sa úloh, čím uvoľňuje zamestnancov pre strategickejšie funkcie. Už prediktívna analýza umožňuje predvídať trendy a správanie, čo umožňuje spoločnosti byť skôr proaktívna ako reaktívna.

Úplná digitalizácia procesov otvára cestu aj novým obchodným modelom, Spoločnosti, ktoré predtým pri interakcii so zákazníkmi a dodávateľmi záviseli od manuálnych procesov, môžu pri digitalizácii vytvárať úplne nové produkty a služby zamerané na digitálne zážitky, To generuje konkurenčné rozdiely a dokonca môže umožniť vstup na globálne trhy, najmä keď je technologická infraštruktúra pripravená na škálovanie a splnenie požiadaviek z rôznych regiónov. Napríklad elektronický obchod v posledných rokoch explodoval práve preto, že hodnotové reťazce sa vo veľkej miere digitalizovali, čo ďaleko presahuje len vytváranie webovej stránky pre predaj: zahŕňa integráciu s logistickými systémami, platbami, analýzou údajov, automatizovaným marketingom a zákazníckou podporou.

Stručne povedané, odpoveď na otázku “už sme sa dostali do tejto fázy digitalizácie procesov?” je stále “depende”.Existujú spoločnosti, ktoré už urobili významné skoky a môžu byť hrdé na to, že majú prakticky celý integrovaný reťazec.Ostatní sú stále v plienkach, držia sa roztrieštených rutín a rezortných síl.Spoločným faktorom je však vedomie, že trh nebude čakať na tých, ktorí meškajú Konkurencieschopnosť, efektívnosť a dokonca aj udržateľnosť podniku idú ruka v ruke so schopnosťou digitalizovať procesy komplexným a integrovaným spôsobom., Takže viac ako trend digitalizácia prestáva byť voľbou a stáva sa nevyhnutnosťou pre svet sa stáva nevyhnutnosťou pre zmenu viac poznačenú potrebou inovácie.