Для многих компаний «Черная пятница» — один из лучших периодов продаж за весь год. В то же время, рост спроса создает определенные проблемы, в том числе и в отношении налогового учета. Некоторые проблемы в конечном итоге препятствуют деятельности или даже оказывают более серьезное влияние на бизнес, например, приводят к штрафам и пеням.
Об этом заявил Уго Рамос, генеральный директор Oobj , ведущего национального поставщика решений для электронных налоговых документов (DF-e) и других цифровых налоговых требований. «Каждый год мы замечаем некоторые распространенные ошибки, которые затрагивают компании во всех секторах, как в электронной коммерции, так и в обычных магазинах. Готовность к таким ситуациям может предотвратить их перерастание в более серьезные проблемы», — поясняет он.
Таким образом, специалист выделил основные налоговые издержки, которые могут затронуть компании в Черную пятницу 2024 года, и рассказал, что нужно сделать для снижения связанных с этим рисков. Ознакомьтесь с ними ниже:
- Дубликаты счетов-фактур
Из-за проблем с подключением или обработкой данных в налоговом органе (SEFAZ), а также из-за внутренней нестабильности в системе компании, возможно создание дубликатов налоговых документов.
«При наличии дублирования данные о закрытии налогового периода отличаются от данных о закрытии финансового года, что приводит к необоснованным налоговым начислениям. Кроме того, если система обмена налоговыми сообщениями не выявляет эту ошибку в авторизованных счетах-фактурах, формирование счетов-фактур системой ERP будет некорректным, что приведет к штрафам и пеням за неуплату налогов или за отсутствие данных», — поясняет Уго.
Во избежание проблем стоит внедрить специализированную налоговую систему, способную контролировать дублирующиеся счета-фактуры, проверять наличие повторяющихся данных и аннулировать недействительные документы. Кроме того, важно обеспечить аудит авторизованных электронных налоговых документов, чтобы гарантировать безошибочное закрытие финансового и налогового периода. Это обеспечит последовательное соблюдение обязанности по выставлению счетов-фактур и снизит риск штрафов.
Кроме того, еще одним прямым последствием дублирования является ухудшение контроля запасов. Неправильная инвентаризация может привести к налоговым и логистическим проблемам, таким как неправильные заказы, задержки доставки и неадекватное планирование закупок.
- Невозможность связаться с налоговой службой.
Сбои в коммуникации между налоговой системой и Государственным финансовым секретариатом (ГФСЗ) сами по себе являются проблемой, поскольку они могут увеличить время, необходимое для утверждения выставления счетов и завершения каждой продажи. В результате покупатели, ожидающие в очереди на кассе, вынуждены дольше ждать обслуживания, что особенно осложняется в период «Черной пятницы».
Чтобы предотвратить это, важно отслеживать доступность Государственного финансового секретариата (ГФСД), работа которого автоматизирована некоторыми системами управления налогами. Многие из них также имеют функцию автоматического определения необходимости перехода в чрезвычайный режим или выхода из него, когда выставление счетов не происходит немедленно: клиент получает счет, который еще не действителен до тех пор, пока не будет восстановлена связь с ГФСД.
«При наличии подходящего инструмента автоматическая выдача документов в случае необходимости активируется автоматически. После восстановления связи с налоговым органом (SEFAZ) программное обеспечение для обмена налоговыми сообщениями должно иметь возможность повторно обрабатывать, отправлять, выявлять дубликаты и запрашивать разрешение на все налоговые квитанции, выданные в этом формате», — отмечает генеральный директор.
- Выпуск средств на случай непредвиденных обстоятельств
Хотя резервное выставление счетов решает одну проблему, оно может создать и другие. При большом объеме счетов-фактур бывает сложно контролировать количество выставленных и отклоненных документов. Следовательно, компания может пропустить срок подачи документов в налоговую инспекцию (SEFAZ).
Например, клиент может проверить счет-фактуру на сайте SEFAZ и не найти его, потому что ключ доступа еще не подтвержден. В результате у потребителя есть возможность обратиться в PROCON (бразильское агентство по защите прав потребителей). Поэтому, чтобы избежать подобных рисков, необходимо внимательно отнестись к процессу повторной подачи документов после непредвиденных обстоятельств и выявить отклоненные счета-фактуры.
«Еще раз подчеркну, что эта функция упрощается благодаря передовым системам управления налогами. Также стоит сохранять XML-файлы всех счетов-фактур, включая те, которые были выставлены в резервном режиме, чтобы зафиксировать продажу и попытку выставления», — советует Уго.
- В счете-фактуре указан неверный код NCM.
Единая номенклатура Меркосур (ЕНКМ) призвана контролировать и идентифицировать налоги на продукцию. Неправильные данные ЕНКМ при заполнении счета-фактуры могут привести к отклонению счета и его авторизации с неверным кодом, что повлечет за собой некорректную уплату налогов. В случае обнаружения ошибки в коде налоговые органы проверяют последние записи и начисляют разницу в налоговой ставке, а также штрафы и проценты.
Поэтому крайне важно ежедневно обновлять базу данных кодов NCM, используемых компанией. Отсутствие кода NCM также может привести к проблемам с выставлением счета и его отклонению. Следовательно, необходимо знать классификацию товаров, чтобы избежать подобных ошибок.
«В подобных ситуациях, если продавец получает товар с неправильным кодом NCM, он должен предоставить поставщику правильный код, чтобы избежать налоговых штрафов», — заключает Рамос.
Прежде всего, важно отметить, что в связи со значительным увеличением продаж в период «Черной пятницы» крайне важно, чтобы система была отказоустойчивой или способной быстро обрабатывать большие объемы данных. Это необходимо для обеспечения эффективной работы и успеха продаж. В этот период объем транзакций растет экспоненциально, что требует от системы способности справляться с этим спросом без снижения производительности или сбоев. Это позволяет избежать задержек доставки, очередей на кассах и, конечно же, недовольства клиентов.
