Управление временем: чему может научить нас бывший президент США?

Вы знаете или, по крайней мере, слышали об Эйзенхауэре Матрица? Также известная как срочная матрица, это инструмент управления временем, созданный 34-м президентом Соединенных Штатов Дуайтом Эйзенхауэром (1890-1969), Верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны.

Он использовал его для принятия решений и расстановки приоритетов задач на основе двух основных критериев: срочности и важности. Матрица делит задачи на четыре квадранта, что позволяет четко визуализировать, на чем сосредоточить усилия и как организовать время более эффективно.

Знаете что? Я уверен, что вам нужен инструмент такого типа, чтобы помочь вам организовать себя и сделать то же самое для вашей команды. Основываясь на оригинальной матрице, я сделал адаптацию, которую можно перенести в реальность большинства людей. Я назвал это “квадратом приоритетов”, учитывая большую простоту исправления названия.

Во-первых, поймите: оптимизировать управление временем и повысить производительность, беспокойтесь о том, что действительно важно в многочисленных повседневных задачах. Когда вы чувствуете, что теряете контроль над временем, сделайте глубокий вдох и четко оцените свою деятельность. Спросите себя: важна ли текущая задача для достижения ваших целей? Есть ли что-нибудь, что можно делегировать или отложить?

В другое время перечислите все задачи и действия, которые необходимо выполнить. Классифицируйте каждого из них в соответствии с его срочностью и важностью. и расположите их в соответствующих квадрантах матрицы.

Матрица помогает отличить то, что на самом деле заслуживает немедленного внимания, от того, что может быть запланировано на будущее или ликвидировано. Меньше времени, затрачиваемого на неважные действия, и больше внимания уделяйте задачам, которые действительно имеют значение, приводят к меньшему стрессу.

“Приоритетная площадь”, которая также делит задачи на четыре квадранта, является мощным инструментом для тех, кто хочет улучшить свое время, принимая более сознательные и сбалансированные решения о том, как тратить свое время и энергию.

При его использовании вы заметите положительные изменения во взаимоотношениях времени и выполнение ваших задач:

Важно и срочно: Вы должны сделать это действие сегодня, так как у нее есть крайний срок и необходимо для развития (ваше и компании). Если он не будет осуществлен, это нанесет какой-то ущерб вам, кому-то или организации. Примеры: погасить счет или отправить предложение в срок.

Важно (но не срочно): Задачи, которые должны быть выполнены как можно скорее. У них нет такого жесткого срока (например, купляная купюра или юридическая апелляция). Когда он будет выполнен, он создаст какую-то возможность или выгоду для вас, кого-то или компании. Примеры: запланируйте встречу с потенциальным клиентом, создайте видео для продвижения вашего продукта; проведите видеоконференции с поставщиком нового товара.

Срочно (но не так важно): Задания с крайним сроком на сегодня (если не выполнены сейчас, возможность упущена), но это не так приоритетно. Обычно они не наносят серьезных повреждений, если они не завершены, но могут принести некоторую пользу, если они будут выполнены. Примеры: Участвуйте в обучающем мероприятии или заседании технического комитета.

Не срочно и не важно: Это работы, которые есть в вашем списке, но они могут подождать или, кто знает, даже делегировать или устранить. Примеры: отвечать на сообщения в социальных сетях, выбрать модель нового офисного кондиционера или выбрать одежду для вечеринки выходного дня.

Даже после этих разъяснений остается не поддаваться искушению отдать приоритет задачам “D” квадранта, которые, несмотря на простоту или приятное, отвлекают внимание от самых важных задач.

В качестве стратегии используйте в качестве награды квадрант “D’: после завершения группы важных задач дайте себе паузу с более легкой активностью. Таким образом, вы поддерживаете производительность, наслаждаясь моментами чистого досуга.

Более чем технический навык, управление временем также требует дисциплины, планирования и мышления, ориентированного на эффективность и лидерство. Поверь мне!