По мере того как цифровая трансформация продвигается, интеграция искусственного интеллекта (AI) и автоматизации становятся жизненно важными для управления документами. Эти технологии не только обещают революционизировать способ, как организации справляются с информацией и процессами, но также предлагают диапазон преимуществ, которые варьируются от улучшения точности и эффективности до получения ценных пониманий для принятия решений. Алгоритмы продвинутого ИИ, например, способны идентифицировать образцы и аномалии в документах, оптимизируя процессы аудита и compliance
С оптимистичными прогнозами от аналитиков рынка, ожидается, что, до 2027, 75% крупных компаний во всем мире, включая Бразилию, принимают AI для улучшения управления документами и информацией. В этом сценарии быстрого технологического развития, безопасность информации и соблюдение регуляторного также получают особое, с растущими инвестициями в надежные решения для защиты документальных активов от киберугроз и обеспечения конфиденциальности данных. Посмотрите какие являются основные тенденции, которые должны пронизывать документальное управление в 2025 году:
Искусственный интеллект: революция в управлении документами
Искусственный интеллект и машинное обучение являются все более и более интегрированными в системы управления документами. Эти технологии позволяют анализ больших объемов данных и извлечение ценных пониманий, которые поддерживают принятие решений. Например, алгоритмы ИИ способны идентифицировать модели и аномалии в документах, улучшая точность и эффективность процессов аудита и compliance
Технологии обработки естественного языка также должны позволить функции поиска все более интуитивные, помогая пользователям найти точный документ или информацию, которую нужно – предоставляя мгновенный доступ к наиболее релевантным данным
Исследование Gartner прогнозирует что, до 2027, 75% крупных размеров компаний во всем мире, включая Бразилию, будут использовать AI для улучшения управления документами и информацией
Системы RPA будут продолжать расширяться
Параллельно, автоматизация роботизированных процессов (RPA) также получает особое. Инструменты РПА используются для автоматизации повторяющихся задач, связанных с управлением документами, как классификация, архивирование и восстановление информации
Это освобождает человеческие ресурсы для более стратегических деятельности и большей добавленной стоимости. Недавнее исследование McKinsey & Company указывает что автоматизация может увеличить производительность вплоть до 40% в бразильских компаниях, приводя в значительную экономию времени и ресурсов
Сосредоточьтесь на конфиденциальности данных и соблюдении нормативных требований
Безопасность информации остается абсолютным приоритетом. С увеличением цифровизации, возникают новые вызовы связанные с защитой данных. Организации должны гарантировать, что их информация находится в безопасности от киберугроз и утечек
В Бразилии, общий Закон о защите данных (LGPD) налагает строгие требования соответствия, и компании инвестируют тяжело в решения безопасности для защиты своих документарных активов. Технологии как продвинутое шифрование и многофакторная аутентификация широко принимаются для обеспечения целостности и конфиденциальности документов
Интегрированные рабочие процессы и цифровая подпись
Все больше и больше системы управления документами интегрированы с системами рабочего потока и инструментами цифровой подписи, оптимизация времени, дополнительные системы и расходы физического хранения
Эти технологии также позволяют продвинутый анализ данных, предлагая ценные понимания которые могут направлять принятие стратегических решений. С использованием алгоритмов машинного обучения, компании могут предсказать тенденции, идентифицировать образцы и аномалии, и даже автоматизировать генерацию подробных отчетов о производительности и рисках, связанных с управлением документа
Это не только улучшает операционную эффективность, но также позволяет проактивный подход в смягчении рисков и в оптимизации процессов, гарантируя, что компании всегда находятся на шаг впереди в конкурентном рынке
Данные доступные, откуда угодно
Решения, основанные на облаке, являются ключевыми для того документы, рабочие потоки и процессы могут быть доступны из любого места – и облачные решения предлагают гибкость, масштабируемость и безопасность, позволяя компаниям хранить и получать доступ свои документы эффективным образом. Исследование IDC указывает что 80% бразильских компаний уже используют или планируют использовать решения в облаке для управления документами и информацией в ближайшие годы
Уникальные решения для каждой компании
Персонализация служб управления документами также приобретает актуальность. Решения должны быть адаптируемы к конкретным потребностям каждой организации, принимая во внимание отрасль деятельности, размер компании и особенности внутренних процессов
Инструменты персонализированного управления документами позволяют большей оперативной эффективности и лучшей интеграции с другими корпоративными системами, обеспечивая более интуитивный и эффективный пользовательский опыт
Кроме того, интеграция между системами является, на самом деле, одной из главных забот лиц, принимающих решения. Бразильские компании инвестируют в платформы, которые предлагают интегрированное управление документами, позволяя коммуникацию между различными системами и департаментами. Это устраняет силосы информации и улучшает внутреннее сотрудничество, приводя в более гибкие и точные процессы
В итоге, основные тенденции документооборота в 2025 отмечены ускоренной цифровизацией, автоматизация и искусственный интеллект. Новые решения отражают необходимость организаций адаптироваться к постоянно меняющейся среде бизнеса. Больше чем когда-либо, управление документами является важной частью бизнеса -и не только дополнительная деятельность. Без эффективного менеджмента, компании рискуют погрузиться в запутанные процессы, дорогие и которые перегружают операцию, отнимая пространство для роста и для инновации
