Black Friday este, pentru multe companii, unul dintre cele mai bune perioade de vânzări de-a lungul întregului an. În același timp, creșterea cererii aduce provocări specifice, inclusiv în ceea ce privește gestionarea fiscală. Anumite probleme ajung să împiedice operarea sau chiar să aibă impacturi mai mari asupra afacerii, cum ar fi amenzi și sancțiuni.
Este é o que conta Hugo Ramos, CEO da ... Oobj This is not a complete sentence or a known phrase in Portuguese. Please provide the full context., Referință națională în soluții pentru documentele electronice fiscale (DF-E) și alte cereri fiscale digitale. “În fiecare an, observăm câteva greșeli comune care afectează companiile din toate segmentele, ambele în e-commerce ca în magazinele fizice. A fi pregătit să facă față acestor situații îi poate împiedica să urce la probleme mai mari”, explică el.
Așadar, profesionistul a selectat principalele obstacole fiscale care pot afecta companiile în Black Friday din 2024 și ce se poate face pentru a reduce riscurile asociate. Consultați mai jos:
- Duplicarea facturilor
Poate apărea generarea de documente fiscale duplicate, fie din cauza problemelor de conectare sau de procesare din partea SEFAZ, fie din cauza instabilității interne a sistemului companiei.
Când există dublură, închiderea fiscală este diferită de închiderea financiară, ceea ce duce la perceperea unor taxe ilegale. În plus, dacă sistemul de mesagerie fiscală nu identifică această eroare în facturile autorizate, generarea facturilor din partea ERP va fi incorectă, ducând la amenzi și sancțiuni pentru neplata impozitelor sau pentru omisiuni de date”, detaliază Hugo.
Pentru a evita probleme, este util un sistem fiscal specializat care să poată controla dublarea facturilor și să verifice existența datelor duplicate, pentru a anula apoi documentele invalide. De asemenea, este important să se asigure auditarea documentelor fiscale electronice autorizate, pentru a avea certitudinea că închiderea financiară și fiscală se va face fără erori. Astfel, obligația de emitere a facturilor va fi consistentă și riscul de sancționare redus.
În plus, un alt impact direct al dublei înregistrări se referă la controlul stocurilor. Cu un stoc incorect, compania poate întâmpina probleme fiscale și logistice, cum ar fi comenzi greșite, întârzieri în livrări și planificarea inadecvată a achizițiilor.
- Impossibilidade de comunicação com a Sefaz translates to: **Imposibilitatea de comunicare cu Sefaz**
Defecțiunile de comunicare între sistemul fiscal și SEFAZ sunt, în sine, o problemă, deoarece pot prelungi timpul de autorizare a emiterii facturii fiscale și de închidere a fiecărei vânzări. În efect domino, clienții care așteaptă la casa de marcat trebuie să aștepte mai mult pentru a fi serviți, ceea ce este deosebit de complicat în perioada Black Friday.
Pentru a evita acest lucru, este important să monitorizăm disponibilitatea SEFAZ-ului, ceea ce este automatizat de anumite sisteme de gestionare fiscală. Multe dintre acestea au și o funcționalitate care identifică spontan momentele în care este necesar să intrați sau să ieșiți din modul de contingență, în care emiterea nu este imediată: clientul primește o notă care nu are încă valabilitate până când comunicarea cu SEFAZ-ul nu este restabilită.
Cu ajutorul instrumentului potrivit, emisiunea în caz de contingentă este activată automat ori de câte ori este necesar. La restabilirea comunicării cu SEFAZ, software-ul de mesagerie fiscală trebuie să fie capabil să reproceseze, să retransmită, să identifice duplicatele și să solicite autorizarea tuturor bonurilor fiscale emise în acest format”, subliniază CEO-ul.
- Emissão em contingência ``` Emissão em contingência ``` Translation: **Emisiune în contingență**
Deși rezolvă o problemă, emisia în contingiență poate genera și altele. Cu un volum mare de note, poate fi dificil să gestionăm numărul de documente emise și respinse. Astfel, compania poate pierde termenul limită pentru transmiterea la SEFAZ.
De exemplu, clientul poate consulta nota la SEFAZ și să nu o găsească, deoarece cheia de acces nu a fost încă validată. În consecință, consumatorul are posibilitatea să sesizeze PROCON. Prin urmare, pentru a evita riscuri precum acesta, este necesară atenție la retransmitere după contingence, pentru a identifica notele respinse.
Și încă o dată, aceasta este o funcționalitate facilitată de sistemele de vârf de gestionare fiscală. De asemenea, merită să păstrați XML-ul tuturor facturilor, inclusiv cele emise în situații de urgență, pentru a înregistra vânzarea și încercarea de emitere”, sugerează Hugo.
- Cod. NCM greșit în factura fiscală
Nomenclatura Comună a Mercosul (NCM) are ca obiectiv controlul și identificarea taxei pentru produse. Date NCM incorecte în completarea facturii pot duce la respingerea emisiei și la autorizarea emisiei cu cod incorect, ceea ce poate duce la plata unor taxe incorecte. În cazul în care este găsit un cod greșit, Fiscul verifică ultimele înregistrări și percepe diferența de rată a taxei, cu amenzi și dobânzi.
Principare, este este esențial să actualizați baza de date a codurilor NCM utilizate de companie în activitatea zilnică. Dacă codul NCM nu există, factura fiscală va avea probleme și va fi respinsă. Prin urmare, este necesară cunoașterea clasificării mărfurilor pentru a evita acest tip de eroare.
În situații similare, dacă comerciantul primește un produs cu cod NCM incorect, trebuie să transmită furnizorului codul corect, pentru a evita sancțiunile fiscale”, concluzionează Ramos.
În primul rând, este important de subliniat că, odată cu creșterea semnificativă a vânzărilor în BF, este extrem de important ca sistemul să fie rezilient sau să poată procesa un volum mare rapid. Acest lucru este esențial pentru a garanta o operare eficientă și succesul vânzărilor. În această perioadă, volumul de tranzacții crește exponențial, ceea ce necesită ca sistemul să gestioneze această cerere fără a compromite performanța sau a cauza întreruperi. Astfel se evită întârzierile în livrări, cozile la casă și, desigur, nemulțumirea clienților.
