Digitalizarea proceselor: am ajuns deja la acest stadiu?

În ultimii ani, discuțiile despre transformarea digitală au ocupat un loc proeminent în aproape fiecare industrie, de la micile afaceri de familie la marile corporații multinaționale. se vorbește despre automatizare, inteligență artificială, adoptarea platformelor cloud și modele de afaceri disruptive care acordă prioritate utilizării datelor.

Cu toate acestea, atunci când privim mai atent, ne dăm seama că multe dintre aceste iniţiative, deşi importante, ajung să fie implementate într-un mod compartimentat, adică fiecare departament încearcă să-şi rezolve propriile exigenţe în mod izolat Acest lucru ridică o întrebare fundamentală: putem considera că am ajuns deja în era în care toate procesele corporatiste sunt efectiv digitalizate?

Pentru a înțelege mai bine scenariul actual, este necesar să se diferențieze transformarea digitală în sine de digitalizarea proceselor end-to-end.prima este legată de adoptarea unor tehnologii care, într-un fel, modernizează organizația și aduc îmbunătățiri semnificative, cum ar fi automatizarea marketingului sau utilizarea instrumentelor pentru analiza datelor.al doilea, la rândul său, necesită o viziune sistemică, capabilă să unească fluxurile de lucru între diferite sectoare și să creeze un lanț de proces coeziv și digital 100%.

Marea problemă aici este că adesea transformarea digitală în sine este văzută ca o umbrelă mare, dar dacă nu există niciun efort de integrare a acestor soluții, rezultatul poate fi doar o colecție de „illos” digital, în care fiecare departament funcționează cu instrumente izolate fără orice comunicare continuă cu restul companiei. Astfel, digitizarea proceselor (înțeleasă ca abilitatea de a înlocui fluxurile manuale, hârtiile, rework-ul și lacunele de informații cu rutine digitale sigure și fiabile & IS încă departe de a fi o realitate pentru multe organizații.

Transformare digitală în silozuri

Unii susțin că transformarea digitală în silozuri este doar o etapă inițială. adică este normal ca departamente precum vânzări, marketing sau IT să fie primele care adoptă soluții avansate, deoarece cererea de tehnologie în aceste sectoare este de obicei mai urgentă. cu toate acestea, problema apare atunci când aceste inițiative nu comunică și nu urmează o foaie de parcurs strategică de creștere. este ca și cum ai avea un motor de ultimă generație într-o mașină ale cărei anvelope sunt chel: partea cea mai modernă nu garantează că întregul vehicul va funcționa bine, deoarece există componente critice care nu au primit atenția corespunzătoare.

Este foarte obișnuit, de exemplu, să vedem companii care investesc masiv în platforme CRM pentru a îmbunătăți relația cu clientul și, în același timp, să mențină procesele de plată, facturarea sau chiar resursele umane manual și deconectate. Aceste disparități generează blocaje care, la sfârșitul zilei, pot face imposibilă eficacitatea acelui instrument CRM, deoarece datele ajung să nu fie sincronizate cu zona financiară sau cu zona operațională. Astfel, organizația nu poate avea o singură viziune asupra clientului sau proceselor, iar utilizarea datelor pentru luarea deciziilor este afectată.

Digitalizarea proceselor și integrarea: de ce este important acest lucru?

Imaginați-vă o companie care încă se ocupă cu o multitudine de documente pe hârtie, solicitând ca fiecare să fie semnat manual de mai multe instanțe, apoi scanat și arhivat în sisteme diferite. acum, contrastați această realitate cu alta, în care documentele se nasc deja digitale și se deplasează printr-un flux automat de aprobare, notificând automat pe cei responsabili în fiecare etapă, stocând versiunile anterioare și permițând semnături electronice cu valabilitate legală. în acest al doilea scenariu, nu numai timpul de procesare este redus drastic, ci și câștiguri în securitate, trasabilitate și conformitate cu reglementările.

Diferența mare de digitalizare a proceselor end-to-end nu constă doar în reducerea costurilor de operare ^ deși acesta este un factor relevant 'OD, ci în crearea unui ecosistem integrat care permite o luare a deciziilor mai agilă și bazată pe date fiabile. dacă fiecare departament folosește instrumente izolate, este mult mai dificil să compilați informații pentru a genera perspective asupra performanței afacerii în ansamblu. Când procesele sunt unificate, datele pot fi colectate, procesate și analizate în timp real, făcând loc unor analize predictive care ajută la anticiparea problemelor și identificarea oportunităților.

Un alt mare avantaj este atenuarea riscurilor, mai ales într-un scenariu în care securitatea informațiilor și confidențialitatea datelor sunt din ce în ce mai reglementate de legislație precum LGPD în Brazilia și GDPR în Europa. atunci când un proces este digitizat, este mai ușor să implementați politici de criptare, backup automat și control al accesului. Acest lucru reduce considerabil probabilitatea scurgerilor, pierderii documentelor și fraudei. în plus, conformitatea legală devine mai ușor de demonstrat în fața organelor de supraveghere, deoarece toate interacțiunile sunt înregistrate și auditabile.

Nu putem uita impactul asupra experienței clienților, atât interne, cât și externe. clienții finali tind să prețuiască companiile care oferă interacțiuni rapide și eficiente, fără a le solicita să completeze formulare pe hârtie sau să efectueze apeluri nesfârșite pentru a rezolva problemele în așteptare. Pe de altă parte, angajații beneficiază și de fluxuri de lucru mai ușoare, care elimină reprelucrarea și manipularea documentelor fizice. Acest lucru îmbunătățește satisfacția internă, productivitatea și chiar păstrarea talentelor, deoarece profesioniștii care lucrează cu tehnologii actualizate au sentimentul de a face parte dintr-o organizație inovatoare.

Căi către digitalizare eficientă și perspective de viitor

O modalitate de a privi acest scenariu este să înțelegeți că digitalizarea proceselor ar trebui să fie un proiect corporativ complet care implică toți liderii și, în mod ideal, are sprijin direct de la nivelul C (cum ar fi directorii executivi, directorii financiari și directorii executivi).

Acest lucru asigură că migrarea de la analog la digital este efectuată nu numai prin voința unuia sau altui departament, ci ca o valoare strategică care străbate întreaga organizație. de asemenea, acest suport de sus în jos ajută la depășirea oricărei rezistențe și la prioritizarea investițiilor mai consecvent, ceea ce facilitează foarte mult adoptarea de noi platforme și metodologii.

Odată ce procesul de digitalizare este în strategia de afaceri, este timpul să punem planul în practică.primul pas către o digitalizare eficientă este să cartografiem întregul lanț de procese, identificând blocajele, redundanțele și oportunitățile de automatizare.acest lucru necesită o muncă de consultanță sau echipe interne care cunosc profund fiecare etapă a afacerii.fără acest diagnostic, există riscul de a investi în instrumente care nu dialoghează cu nevoile reale ale organizației. Apoi, este esențial să se prioritizeze procesele care generează mai multă valoare sau care au un impact mai mare asupra satisfacției clienților.Această prioritizare ajută la demonstrarea unor rezultate mai rapide, creând o cultură a încrederii și a angajamentului în jurul digitalizării.

Un alt aspect important este alegerea tehnologiilor scalabile. optarea pentru soluții care oferă integrare prin intermediul API-urilor, de exemplu, permite companiilor să adauge noi module și caracteristici pe măsură ce cererea crește. în acest fel, problema creării de noi“ „“ - uri digitale care, încă o dată, nu vorbesc între ele. în plus, este necesar să se uite îndeaproape la arhitectura datelor, asigurându-se că există standarde pentru stocarea și guvernarea informațiilor. fără aceste precauții, compania poate ajunge la un volum gigantic de date care nu aduce nicio inteligență afacerii.

Digitalizarea eficientă presupune ca managerii și angajații să înțeleagă beneficiile acestei transformări, să renunțe la mentalitatea “ am făcut-o întotdeauna” și suntem dispuși să învățăm continuu. Investiția în programe de formare, ateliere și comunicare internă este esențială pentru a sparge barierele și a promova aderența. în plus, se recomandă să existe o monitorizare constantă a metricilor care demonstrează valoarea schimbărilor, cum ar fi reducerea timpului în anumite procese, economisirea resurselor și creșterea satisfacției clienților. Acești indicatori oferă dovezi concrete că calea adoptată are sens.

În ceea ce privește perspectivele de viitor, merită să luăm în considerare faptul că digitalizarea proceselor este doar baza pentru inovații și mai transformatoare. Deoarece compania are fluxuri complet digitale, poate explora soluții de inteligență artificială, automatizare robotică a proceselor (RPA) și analiză predictivă.cu AI, de exemplu, este posibilă automatizarea sarcinilor complexe și chiar crearea de sisteme capabile să ia decizii bazate pe algoritmi de învățare automată. RPA, la rândul său, poate gestiona volume mari de sarcini repetitive, eliberând angajații pentru funcții mai strategice. Analiza deja predictivă permite anticiparea tendințelor și comportamentelor, permițând companiei să fie mai degrabă proactivă decât reactivă.

Digitalizarea completă a proceselor deschide, de asemenea, calea pentru noi modele de afaceri. companiile care anterior depindeau de procesele manuale pentru a interacționa cu clienții și furnizorii pot, atunci când digitalizează, să creeze produse și servicii complet noi, care vizează experiențele digitale. acest lucru generează diferențe competitive și poate chiar permite intrarea pe piețele globale, în special atunci când infrastructura tehnologică este pregătită să se extindă și să răspundă cerințelor din diferite regiuni. de exemplu, comerțul electronic a explodat în ultimii ani exact pentru că lanțurile valorice s-au digitalizat în mare măsură, depășind doar crearea unui site web pentru vânzări: implică integrări cu sisteme logistice, plăți, analize de date, marketing automatizat și asistență pentru clienți.

În rezumat, răspunsul la întrebarea „am ajuns deja la această etapă de digitalizare a proceselor?” este încă „depende”.Există companii care au făcut deja salturi semnificative și se pot mândri că au un lanț practic complet integrat. altele sunt încă la început, lipite de rutine fragmentate și silozuri departamentaleFactorul comun este însă conștientizarea faptului că piața nu îi va aștepta pe cei care întârzie Competitivitatea, eficiența și chiar sustenabilitatea unei afaceri merg mână în mână cu capacitatea de a digitaliza procesele într-un mod cuprinzător și integrat Astfel, mai mult decât o tendință, digitalizarea încetează să mai fie o alegere și devine o necesitate pentru lume devine o necesitate pentru schimbare mai marcată de nevoia de inovare.