Gestão fiscal no varejo: como usar a tecnologia estrategicamente?

No varejo, a gestão fiscal é uma tarefa complexa, envolvendo a emissão de notas fiscais, monitoramento de mudanças legislativas e apuração de tributos. A automação desses processos é fundamental para reduzir a carga de trabalho manual e minimizar erros humanos, permitindo que os colaboradores se concentrem em tarefas mais estratégicas. 

Sabe-se que, no Brasil, a burocracia envolvida nos documentos fiscais carrega também uma vantagem: somos um dos poucos países que centralizam as informações sobre a transação comercial e fiscal no mesmo documento, o qual é oficial e auditável. Além disso, cada nota fiscal contém mais de 600 campos, muitos deles validados pela própria Secretaria da Fazenda, e que concentram informações relevantes sobre o seu negócio, produto, fornecedor e transportador. Por isso, para além de todas as obrigações fiscais e processuais atreladas, a nota também traz uma vantagem competitiva a quem sabe analisá-la e criar alertas sobre seus campos. 

As tecnologias são cruciais para garantir conformidade e eficiência à gestão fiscal, mas também para transformar dados em insights estratégicos em tempo hábil. Em seu ponto de excelência, oferecem a capacidade de converter a burocracia fiscal em uma vantagem competitiva, essencial para a sobrevivência e crescimento sustentável no ambiente altamente dinâmico do varejo. Marcus Araújo, Chefe de Dados & Principal Data Scientist na ArquivadosPlataforma responsável por gerenciar documentos fiscais de mais de 140 mil empresas.

O especialista explica a importância da automação de processos administrativos nas empresas de varejo e comenta sobre como aproveitar os dados fiscais em benefício dos negócios. 

Gestão fiscal estratégica

A implementação de um ERP, um software de gestão para empresas do varejo, é crucial para realizar controles gerenciais de forma eficiente. Isso inclui o gerenciamento do preço de custo, a apuração da margem de lucro, o preço de venda, o controle de estoque e a emissão de notas fiscais. Um sistema de automação de processos integra as diversas áreas da empresa, otimizando tarefas e aumentando a eficiência operacional e financeira.

Pela minha experiência, análises com grande amplitude estratégica costumam tomar de 80 a 90% do tempo em tarefas para pesquisar e consolidar informações, isto é, a cada 10 horas de trabalho, 2 horas são realmente voltadas para análise. Além disso, podem tomar de 3 a 4 versões até uma tomada de decisão. Ter um ERP integrado com todas as fontes de informações úteis e organizadas, pode, portanto, devolver o tempo de limpeza dos dados, e diminuir o tempo até uma tomada de decisão, com uma eficácia de até cinco vezes e análises mais embasadas”, avalia Araújo. 

Conciliar o ERP com a automação dos dados fiscais está se tornando essencial para que o varejo possa tomar decisões informadas e eficazes. A extração e análise de dados fiscais permite que os varejistas identifiquem padrões de compra, sazonalidade e preferências do consumidor. Essas informações são vitais para otimizar o estoque e planejar campanhas de marketing de forma mais precisa.

No mercado de varejo, lida-se com diferentes volumes de notas fiscais. Há empresas que precisam importar algumas centenas de notas mensalmente até casos que processam 30 milhões de notas por mês. Um bom exemplo disso ocorreu quando uma gigante do varejo precisou diminuir o erro na conciliação entre o pedido de compras e as notas fiscais dos seus fornecedores. A demora e falha neste processo estavam impactando diferentes áreas da operação por todo o Brasil. Depois de automatizar a captura e estruturação da nota fiscal, além de terem mitigado o erro, também ganharam visibilidade de quais são os fornecedores que mais e menos cumprem com suas obrigações. Essa visibilidade e controle sobre fornecedores permitiu um desenho de políticas melhores para garantir a previsibilidade para todos os interessados (fornecedor, armazém, lojas e consumidor final), comenta o especialista. 

Implementar uma gestão fiscal automatizada e estratégica traz inúmeros benefícios para o varejo, tais como controle fiscal e redução de custos. A automação proporciona maior controle financeiro, permitindo a correta parametrização de produtos e tributação, além de um controle de estoque mais eficiente.

Também se pode citar a otimização da produtividade e a conformidade fiscal. A integração de processos e áreas da empresa otimiza a produtividade, permitindo uma análise ampla e tomada de decisões mais assertivas.

Além disso, a automação permite um monitoramento contínuo dos dados fiscais, garantindo a conformidade com as regulamentações governamentais e mitigando o risco de penalidades.