Black Friday: Notas Fiscais Eletrônicas e 5 rejeições mais comuns durante a data

À medida que a Black Friday se aproxima, os varejistas se preparam para um fluxo intenso de vendas. Além de todos os cuidados com treinamento, estoque, marketing e outros departamentos, é imprescindível que também ocorra uma gestão fiscal eficiente. Além de providenciar uma experiência agradável para os clientes — que podem enfrentar filas ou problemas de pagamento quando as falhas fiscais acontecem —, uma boa gestão também envolve se preparar para possíveis imprevistos que não dependem apenas da empresa.

De acordo com Hugo Ramos, CEO da Oobj, referência nacional em soluções para Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) e outras demandas fiscais digitais, a emissão incorreta de notas pode causar multas que variam de 10% a 100% do valor de cada uma. Em ocasiões de alta demanda, isso pode se tornar um custo preocupante para as organizações.

“Não podemos subestimar o impacto da área fiscal em momentos como esse. A Black Friday traz muitas oportunidades, mas também riscos. Especialmente quando a Sefaz estará lidando com uma imensidão de notas ao mesmo tempo”, comenta o especialista.

Para auxiliar no preparo para a data, Hugo listou cinco das principais rejeições fiscais, ou seja, falhas que fazem com que a nota não seja emitida corretamente.

Rejeição 202: Falha no reconhecimento da autoria ou integridade do arquivo digital

“Essa rejeição indica uma falha no ‘namespace’ do arquivo template utilizado para a UF”, explica o CEO. “Quase sempre se trata de alguma falha técnica na própria Sefaz”.

A situação normalmente se resolve sozinha e só é preciso aguardar alguns minutos para reprocessar o arquivo. Contudo, caso isso não ocorra, é preciso entrar em contato com a Sefaz do estado emissor.

204: Duplicidade de NF-e [nRec:999999999999999]

O erro surge quando uma NF-e (modelo 55) ou NFC-e (modelo 65) é emitida com a mesma Chave de Acesso de uma NF-e/NFC-e já autorizada. Assim, a nota é considerada duplicada.

É preciso alterar o número da NF-e, de forma que o escolhido ainda não tenha sido utilizado, e então reenviar o documento. “Esta falha é bem menos comum quando se utiliza um bom sistema integrado de gestão fiscal, com uma base de dados atualizada, pois há uma verificação automática de possível duplicidade”, pontua Hugo.

Rejeição 210: IE do destinatário inválida

A rejeição diz respeito à emissão de uma NF-e com a Inscrição Estadual do destinatário (IE) inválida, o que muitas vezes ocorre por erros no número. A IE deve ter entre 2 e 14 caracteres numéricos, e o posicionamento de alguns números ou o dígito verificador podem estar incorretos.

A solução é verificar a Inscrição Estadual informada e corrigir quaisquer erros. Se o código da IE iniciar com o número zero (0) e for observado que este foi suprimido, deve-se entrar em contato com o suporte do ERP em uso para verificar o problema. Outra alternativa é consultar a IE informada no site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado de Contribuintes (CCC) para confirmar se é válida. 

Rejeição 212: Data de Emissão posterior a data de recebimento

“Datas e horários incompatíveis podem acontecer por uma questão de minutos. Por exemplo, se a nota foi emitida às 15h, mas o horário local da Sefaz estadual é 14h59, o erro pode acontecer. Também é preciso ficar atento ao horário de verão”, exemplifica o especialista.

Verifique, então, se o horário do seu software está sincronizado com o horário da Sefaz do seu estado, que utiliza o horário regional. Caso o seu sistema ERP esteja utilizando o horário do servidor para preencher a Data/Hora de emissão da NF-e, veja se o servidor está alinhado também. Depois da correção, basta reenviar a NF-e.

Rejeição 365: Total de outras retenções difere do somatório dos itens

Esta rejeição surge quando é emitida uma NF-e (modelo 55) ou NFC-e (modelo 65) e o valor Total de Outras Retenções está divergente da somatória dos valores de outras retenções dos itens sujeitos ao ISSQN.

Hugo adiciona: “Essa é uma das falhas que exigem uma solução mais técnica, com alteração no arquivo XML da nota. Deve-se corrigir o valor da totalização de outras retenções, o que está no campo: id – W22c”.

Para essas e outras situações mais específicas, é importante poder contar com profissionais experientes no mundo fiscal. Para quem quer buscar mais respostas, também é possível utilizar a Base de Conhecimento da Oobj, que possui explicações, exemplos e soluções para essas e centenas de outros problemas fiscais. “É um guia de ajuda para a vida, não apenas para a Black Friday”, finaliza o CEO.