Mesmo com a fiscalização do PIX revogada, essas 5 dicas podem salvar sua empresa da malha fina

Após uma enxurrada de desinformações sobre falsas taxações do PIX e a consequente queda histórica no uso da modalidade, a Receita Federal revogou a Instrução Normativa RFB nº 2219/2024, que estabelecia regras para monitorar operações com PIX e cartão de crédito.

Entretanto, a oscilação dessas exigências, combinada com a grande quantidade de dúvidas da população brasileira sobre saúde fiscal, acende um alerta sobre os cuidados que devem ser tomados permanentemente na gestão tributária.

A transparência e o cuidado rigoroso com o controle da documentação financeira são medidas imprescindíveis para evitar problemas com o Fisco, especialmente para pequenas empresas, profissionais liberais e escritórios de advocacia.

Mesmo que, por enquanto, os bancos não precisem mais informar à Receita Federal dados sobre movimentações financeiras via PIX e cartão de crédito superiores a R$ 15 mil para empresas e R$ 5 mil para pessoas físicas, esse monitoramento já ocorria e continuará sendo feito no caso de TEDs, DOCs e SACs. Então, é importante que você mantenha o controle financeiro da sua empresa, guarde as notas fiscais emitidas por todos os honorários e os documentos fiscais recebidos de todos os fornecedores.

A organização financeira é sempre um fator decisivo para o sucesso de um negócio. Existem estratégias que livram empresários do sufoco caso a receita peça esclarecimentos sobre suas operações e, principalmente, de problemas com a temida malha fina.

1. Manter a emissão e o recebimento de notas fiscais em dia.

A emissão de notas fiscais é obrigatória para escritórios de advocacia e empresas de qualquer setor. Todo serviço prestado ou recebido precisa ser acompanhado de nota fiscal para evitar problemas com a Receita Federal em relação a valores movimentados sem comprovação.

Entre os erros comuns de advogados, profissionais liberais e pequenos empresários estão práticas como receber honorários ou pagamentos sem emitir nota fiscal, declarar valores inferiores aos efetivamente recebidos ou não registrar corretamente os reembolsos.

Um simples erro administrativo acarreta riscos de autuações fiscais e multas elevadas. Portanto, o treinamento de colaboradores para o cumprimento de boas práticas contábeis é essencial. Outras alternativas incluem o uso de tecnologias que agilizem processos e a terceirização da gestão financeira das empresas.

2. Separe sempre as contas pessoais das contas empresariais.

Misturar contas bancárias de pessoa física (PF) e pessoa jurídica (PJ) é um erro grave que pode acarretar problemas com a Receita Federal e comprometer a organização financeira da empresa.

Quando despesas pessoais e profissionais estão na mesma conta bancária, fica mais difícil justificar os movimentos financeiros. Além de manter contas bancárias separadas, registre todos os saques de pró-labore corretamente e evite usar recursos da empresa para despesas pessoais, como aluguel, compras pessoais e viagens particulares.

3. Cuidado com o regime tributário

A escolha errada do regime tributário pode resultar em pagamento excessivo ou insuficiente de impostos. Escritórios de advocacia e empresas podem optar entre:

• Simples Nacional (para empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões ao ano, com alíquota reduzida, porém com algumas restrições).
• Lucro Presumido (regime tributário baseado em uma margem de lucro presumida, ideal para empresas de médio porte).
• Lucro Real (obrigatório para altos faturamentos. Neste regime, os impostos são calculados sobre o lucro efetivo, o que pode ser vantajoso para empresas com pequenas margens de lucro).

As receitas de um negócio mudam com frequência e é até saudável que se expandam. Por isso, reveja o regime tributário anualmente para garantir que sua empresa pague sempre os tributos da forma mais eficiente e correta possível.

4. Fez uma movimentação financeira? Registre-a!

A falta de documentação sobre transações financeiras é um dos principais motivos para empresas caírem na malha fina. A Receita Federal cruza dados bancários, fiscais e contábeis para identificar inconsistências. Mesmo assim, por inexperiência ou desconhecimento, empreendedores fazem movimentações de altos valores sem justificativa, deixam de emitir recibos para pagamentos recebidos ou negligenciam a documentação dos contratos para serviços prestados.

Há quem também divida um pagamento grande em várias transações menores para evitar o monitoramento da Receita Federal, utilize contas de terceiros para movimentar dinheiro ou faça depósitos frequentes sem justificativa fiscal. Todas essas práticas podem gerar prejuízos, sanções e danos à reputação do seu negócio. Sempre é melhor planejar as operações financeiras de forma estruturada e guardar todos os documentos que comprovem a origem e o destino dos recursos movimentados.

Além disso, mantenha um controle rigoroso de todos os recebimentos e pagamentos, arquivando notas fiscais, contratos, comprovantes de depósitos e transferências bancárias.

5. Atenção aos prazos das obrigações fiscais

O descumprimento dos prazos de entrega de declarações e pagamento de tributos pode gerar multas, juros e até sanções legais. Muitas empresas têm sua saúde financeira e fiscal ameaçada por atrasos no pagamento do Simples Nacional, omissão de declarações obrigatórias (DCTF, ECF, DIRF) ou erros no preenchimento da declaração do Imposto de Renda da pessoa jurídica. Uma solução é criar um calendário tributário, contar com especialistas em contabilidade ou gestão tributária e utilizar ferramentas de automação para agendar pagamentos e declarações, evitando preocupações com esquecimentos.

Se você tomar esses cuidados e mantiver tudo em ordem com seu controle fiscal, seu negócio terá sempre um crescimento sustentável, sem dores de cabeça com o Fisco e livre de sanções administrativas ou judiciais. Aproveite o início do ano para rever todas as suas estratégias e diagnosticar o grau de risco nas finanças da sua empresa ou escritório de advocacia.