Vale a pena manter documentos físicos no escritório?

Os aluguéis comerciais no Brasil tiveram a maior alta da década em 2024 – com o retorno das empresas à modalidade presencial, o setor imobiliário vai se recuperando dos anos de pandemia. Se é bom por um lado, por outro, os locatários corporativos têm que lidar com um aumento de 8% nos aluguéis, o que supera a inflação oficial do ano passado, que foi de 4,83%, segundo informações do índice FipeZAP, que monitora o custo de salas comerciais de até 200m2 em 11 grandes cidades.

A demanda repentina por espaços comerciais maiores ou mais bem localizados pressionou os preços dos imóveis, criando um ciclo de alta que não deve se estabilizar tão cedo. Além disso, a busca por imóveis que atendam às novas exigências de segurança e bem-estar dos funcionários, como áreas de circulação mais amplas, sistemas de ventilação aprimorados e facilidades de acesso, contribuiu para a escassez de ofertas e, consequentemente, para o aumento dos preços.

O ponto é que, nos anos subsequentes à pandemia, várias empresas reduziram drasticamente seu espaço físico. Voltar à operação presencial significa que as empresas precisarão realocar as pessoas sem redimensionar o espaço de maneira significativa, já que uma renegociação no preço do aluguel neste momento pode levar a um aumento expressivo. A saída para este impasse fica por conta da otimização do espaço existente, o que pode significar desde uma mudança de layout interno até a realocação de documentos físicos.

Soluções para a falta de espaço

De acordo com a AIIM – Association for Information and Image Management, entre 10% e 30% do espaço de um escritório pode estar ocupado por armazenamento de documentos físicos.

Nesse contexto, temos visto que muitas empresas adotam como alternativa a terceirização da guarda de documentos. Historicamente, muitas empresas mantinham grandes arquivos físicos em seus escritórios – e, embora uma parte desses arquivos tenha sido digitalizada ou terceirizada após a pandemia, muitas organizações ainda mantêm esse arquivo físico. A busca por esses serviços continua alta.

Empresas especializadas em gestão documental oferecem serviços robustos de digitalização, armazenamento e gerenciamento de documentos, garantindo segurança, acessibilidade e conformidade com regulamentações locais e internacionais. Além de liberar espaço físico nos escritórios, a terceirização da guarda de documentos proporciona uma série de benefícios adicionais, como a redução de custos com manutenção de arquivos, aumento da eficiência no acesso e compartilhamento de informações, e mitigação de riscos relacionados a perdas ou danos de documentos físicos.

De fato, a transformação digital tem sido uma das maiores aliadas na otimização de espaços e na redução de custos operacionais. Com tecnologias cada vez mais avançadas, a digitalização de documentos não só facilita o acesso e o compartilhamento de informações, como também aumenta a segurança dos dados, minimizando o risco de perdas por desastres naturais, incêndios ou roubos. A implementação de sistemas eletrônicos de gestão de documentos (GED) permite que as empresas centralizem suas informações em plataformas seguras e acessíveis remotamente, promovendo um ambiente de trabalho mais ágil e colaborativo.

Esses números são particularmente relevantes quando consideramos o impacto financeiro do aumento dos aluguéis. Ao liberar espaço anteriormente destinado a arquivos físicos, as empresas podem reduzir a necessidade de áreas maiores, optando por escritórios mais compactos e, consequentemente, mais econômicos.

Benefícios da terceirização

Além dos benefícios financeiros diretos, a terceirização da guarda de documentos contribui para a melhoria dos processos internos. O serviço de guarda pode também incluir a digitalização do acervo, permitindo que todos os documentos fiquem organizados e acessíveis via sistemas na nuvem, com a segurança necessária.

Outro ponto importante a ser considerado é a conformidade normativa. Muitas empresas enfrentam desafios para manter-se em conformidade com as regulamentações de armazenamento e proteção de dados, especialmente com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. Um fornecedor está preparado para garantir que todos os requisitos legais sejam cumpridos, reduzindo o risco de penalidades e danos à reputação. A terceirização da guarda de documentos tem melhor custo-benefício e traz mais vantagem operacional que o aumento do espaço físico.

Em resumo, a terceirização da guarda de documentos aliada à digitalização representa uma solução estratégica para as empresas que buscam otimizar espaço, reduzir custos e aumentar a eficiência operativa. Além de promover um ambiente de trabalho mais organizado e colaborativo, essas práticas contribuem significativamente para a conformidade regulatória e a segurança das informações, preparando as organizações para os desafios de um mercado cada vez mais competitivo e digital.