Você está realmente recebendo tudo o que vende?

Quando o assunto é gestão financeira, muitos empreendedores focam imediatamente no controle de despesas. E, embora isso seja essencial, será que apenas gerenciar os custos garante a saúde financeira do negócio? Há outro aspecto igualmente relevante: assegurar que o que foi vendido está sendo efetivamente recebido.

Inconsistências em pagamentos: um problema mais comum do que parece

Recentemente, uma franqueada do setor de calçados relatou uma situação inesperada. Ao revisar suas operações, percebeu que nem todas as vendas realizadas estavam sendo depositadas na conta da empresa. Mas como isso era possível? Apesar de as transações estarem registradas no sistema de ponto de venda, os valores não apareciam no relatório de pagamentos por cartão. A tarefa de conferir manualmente o grande volume de transações diárias era inviável, levando-a a buscar uma solução tecnológica.

A resposta veio com a implantação de um software de conciliação de cartões, que identificou automaticamente discrepâncias recorrentes entre o que era vendido e o que realmente entrava na conta bancária. Descobriu-se que algumas vendas, embora registradas no sistema da loja, não constavam nos relatórios das adquirentes, o que significava valores que simplesmente deixavam de ser pagos.

Após eliminar a possibilidade de problemas internos, revisando minuciosamente as operações da loja com os comprovantes das maquininhas de cartão em mãos, a franqueada constatou que o problema estava em falhas operacionais da própria adquirente.

Casos como esse são mais comuns do que se imagina. Para se ter ideia, entre 2022 e 2023, a F360, por meio de sua funcionalidade de conciliação de cartões, ajudou clientes a recuperarem R$159 milhões em valores que, de outra forma, poderiam ter sido perdidos.

Automação: a chave para evitar perdas financeiras

Além de identificar vendas que não foram pagas, sistemas de conciliação também detectam cobranças indevidas nas taxas aplicadas, que podem divergir dos valores negociados com as bandeiras de cartão. Isso representa outra fonte de perdas significativas para os lojistas.

No varejo, onde o volume de vendas é alto, realizar a conciliação manual é quase impossível. A tecnologia, nesse contexto, torna-se uma grande aliada, permitindo que discrepâncias sejam identificadas rapidamente e que valores não se percam em meio à complexidade do fluxo financeiro. Mesmo inconsistências aparentemente pequenas, como 0,1% das vendas, podem resultar em prejuízos expressivos ao longo do tempo. Há casos de varejistas que recuperaram milhares de reais ao corrigirem falhas detectadas com o uso de softwares.

Embora cartões de crédito e débito sejam considerados meios seguros de pagamento, o lojista precisa estar atento a todas as etapas do processo. Isso inclui não apenas a conferência das vendas realizadas, mas também das taxas aplicadas. Franqueadores, por exemplo, frequentemente negociam condições especiais com as bandeiras para suas redes, mas é crucial verificar se os valores acordados estão sendo cobrados corretamente no dia a dia.

Automatizar a conciliação financeira é uma estratégia indispensável. Pequenos erros diários, se ignorados, podem se acumular e causar um impacto significativo no fechamento do ano. Imagine uma taxa mal calculada aplicada em cada parcela de uma venda a prazo: sem uma ferramenta para identificar essas discrepâncias, o lojista dificilmente perceberia o problema, mas o impacto no faturamento seria real.

Portanto, não deixe dinheiro escorregar por falhas de conciliação. No varejo, cada centavo faz diferença, e garantir que todas as vendas sejam devidamente recebidas é essencial para a sustentabilidade do negócio.