Black Friday is voor veel bedrijven een van de beste verkoopperiodes van het jaar. Tegelijkertijd brengt de toegenomen vraag specifieke uitdagingen met zich mee, onder andere op het gebied van belastingbeheer. Bepaalde problemen kunnen de bedrijfsvoering belemmeren of zelfs grotere gevolgen hebben, zoals boetes en sancties.
Dat zegt Hugo Ramos, CEO van Oobj , een nationale leider in oplossingen voor elektronische belastingdocumenten (DF-e) en andere digitale belastingvereisten. "Elk jaar zien we een aantal veelvoorkomende fouten die bedrijven in alle sectoren treffen, zowel in de e-commerce als in fysieke winkels. Door voorbereid te zijn op deze situaties, kunnen we voorkomen dat ze uitgroeien tot grotere problemen", legt hij uit.
Daarom heeft de expert de belangrijkste fiscale tegenvallers geselecteerd die bedrijven op Black Friday 2024 zouden kunnen treffen, en wat er te doen is om de bijbehorende risico's te beperken. Bekijk ze hieronder:
- Dubbele facturen
Of het nu komt door verbindings- of verwerkingsproblemen bij de belastingdienst (SEFAZ), of zelfs door interne instabiliteit in het systeem van het bedrijf, het is mogelijk dat er dubbele belastingdocumenten worden gegenereerd.
“Wanneer er sprake is van duplicatie, verschilt de fiscale afsluiting van de financiële afsluiting, wat leidt tot onterechte belastingheffingen. Bovendien, als het belastingberichtensysteem deze fout in geautoriseerde facturen niet detecteert, zal de door het ERP-systeem gegenereerde factuur onjuist zijn, met boetes en sancties tot gevolg voor het niet betalen van belastingen of het weglaten van gegevens”, legt Hugo uit.
Om problemen te voorkomen, is het verstandig een gespecialiseerd belastingsysteem te gebruiken dat dubbele facturen kan controleren, herhaalde gegevens kan opsporen en ongeldige documenten kan annuleren. Daarnaast is het belangrijk om geautoriseerde elektronische belastingdocumenten te laten controleren om te garanderen dat de financiële en fiscale afsluiting foutloos verloopt. Dit zorgt voor een consistente naleving van de factuurplicht en verkleint het risico op boetes.
Een ander direct gevolg van dubbele voorraad is de impact op het voorraadbeheer. Bij een onjuiste voorraadadministratie kan het bedrijf te maken krijgen met fiscale en logistieke problemen, zoals verkeerde bestellingen, leveringsvertragingen en een ontoereikende inkoopplanning.
- Onvermogen om met de belastingdienst te communiceren
Communicatiestoringen tussen het belastingstelsel en de SEFAZ (Staatssecretariaat voor Financiën) vormen op zichzelf al een probleem, omdat ze de tijd die nodig is voor het goedkeuren van facturen en het afronden van elke verkoop kunnen verlengen. Dit heeft een domino-effect: klanten die in de rij staan bij de kassa moeten langer wachten voordat ze geholpen worden, wat vooral tijdens Black Friday extra lastig is.
Om dit te voorkomen, is het belangrijk om de beschikbaarheid van de SEFAZ (Staatssecretariaat voor Financiën) in de gaten te houden. Deze beschikbaarheid is geautomatiseerd door bepaalde systemen voor belastingbeheer. Veel van deze systemen beschikken ook over een functie die automatisch aangeeft wanneer het nodig is om de noodmodus in te schakelen of te verlaten. In deze modus vindt de factuuruitgifte niet direct plaats: de klant ontvangt een factuur die pas geldig is nadat de communicatie met de SEFAZ is hersteld.
“Met de juiste tool wordt de nooduitgifte automatisch geactiveerd wanneer dat nodig is. Zodra de communicatie met de belastingdienst (SEFAZ) is hersteld, moet de software voor belastingberichten alle in dit formaat uitgegeven belastingbewijzen opnieuw kunnen verwerken, verzenden, duplicaten kunnen identificeren en autorisatie kunnen aanvragen”, aldus de CEO.
- Nooduitgifte
Hoewel het één probleem oplost, kan het uitgeven van facturen op afroep andere problemen veroorzaken. Bij een groot aantal facturen kan het lastig zijn om het aantal uitgegeven en afgewezen documenten te beheren. Daardoor kan het bedrijf de deadline voor indiening bij de belastingdienst (SEFAZ) missen.
Een klant kan bijvoorbeeld de factuur op de SEFAZ-website controleren en deze niet vinden omdat de toegangscode nog niet is gevalideerd. De consument kan dan contact opnemen met PROCON (het Braziliaanse agentschap voor consumentenbescherming). Om dergelijke risico's te voorkomen, is het daarom belangrijk om tijdens het herindieningsproces na een calamiteit goed op te letten op afgewezen facturen.
"Ook dit is weer een functie die eenvoudiger is gemaakt door geavanceerde systemen voor belastingbeheer. Het is ook de moeite waard om de XML-bestanden van alle facturen op te slaan, inclusief die welke onder voorbehoud zijn uitgegeven, om de verkoop en de poging tot uitgifte vast te leggen," suggereert Hugo.
- Onjuiste NCM-code op de factuur
De Mercosur Gemeenschappelijke Nomenclatuur (NCM) heeft als doel de productbelastingen te controleren en te identificeren. Onjuiste NCM-gegevens bij het invullen van een factuur kunnen leiden tot afwijzing van de factuur en goedkeuring van de factuur met een verkeerde code, met als gevolg onterecht betaalde belastingen. Als een fout in de code wordt gevonden, controleren de belastingautoriteiten de meest recente gegevens en berekenen zij het verschil in belastingtarief, inclusief boetes en rente.
Het is daarom essentieel om de database met NCM-codes die het bedrijf dagelijks gebruikt, bij te werken. Als een NCM-code ontbreekt, zal de factuur problemen opleveren en worden afgewezen. Het is dus noodzakelijk om op de hoogte te zijn van de goederenclassificaties om dit soort fouten te voorkomen.
"In dergelijke situaties, als de handelaar een product ontvangt met de verkeerde NCM-code, moet hij de juiste code aan zijn leverancier doorgeven om boetes te voorkomen," concludeert Ramos.
Het is vooral belangrijk om te benadrukken dat met de aanzienlijke omzetstijging tijdens Black Friday het cruciaal is dat het systeem robuust is en grote volumes snel kan verwerken. Dit is essentieel voor een efficiënte werking en succesvolle verkoop. Gedurende deze periode neemt het aantal transacties exponentieel toe, waardoor het systeem deze vraag moet kunnen verwerken zonder prestatieverlies of storingen. Dit voorkomt vertragingen bij de levering, wachtrijen bij de kassa en uiteraard ontevreden klanten.
