Czarny Piątek: e-faktura i 5 najczęstszych odrzucień w tym dniu

W miarę zbliżania się Czarnego Piątku, sprzedawcy przygotowują się na intensywny napływ sprzedaży. Oprócz wszystkich działań związanych z szkoleniami, stanem magazynowym, marketingiem i innymi działami, niezbędna jest również efektywna obsługa podatkowa. Oprócz zapewnienia przyjemnego doświadczenia dla klientów – którzy mogą napotykać kolejki lub problemy z płatnościami, gdy występują usterki w obsłudze fiskalnej – dobra zarządzanie obejmuje również przygotowanie na możliwe nieprzewidziane okoliczności, które zależą nie tylko od firmy.

Zgodnie z Hugiem Ramossem, CEO OobjKrajowy referencyjny dostawca rozwiązań dla elektronicznych faktur (DF-e) i innych cyfrowych wymagań podatkowych, błędna emisja faktur może skutkować karami wynoszącymi od 10% do 100% za każdą z nich. W okresach dużego obciążenia może to stać się znaczącym kosztem dla firm.

"Nie możemy lekceważyć wpływu sfery podatkowej w momentach takich jak ten. Czarny piątek przynosi wiele szans, ale także ryzyka. Zwłaszcza, gdy Sefaz będzie musiała zmierzyć się z ogromną ilością faktur jednocześnie", komentuje ekspert.

Aby pomóc w przygotowaniach do tego terminu, Hugo wyliczył pięć głównych odrzutów podatkowych, czyli błędów, które powodują, że faktura nie jest wystawiona prawidłowo.

Odmowa 202: Błąd rozpoznania autorstwa lub integralności pliku cyfrowego

"Ta wiadomość wskazuje na usterkę w 'przestrzeni nazw' szablonu pliku używanego dla danego województwa" – wyjaśnia CEO. "Zazwyczaj jest to jakiś problem techniczny ze strony samej Sefaz".

Sytuacja zazwyczaj rozwiązuje się sama i wystarczy poczekać kilka minut na przetworzenie pliku. Jednakże, jeśli tak się nie stanie, należy skontaktować się z fiskusem (Sefaz) w państwie wydającym.

204: Podwojenie faktury VAT [nRec:999999999999999]

Błąd występuje, gdy faktura elektroniczna (model 55) lub faktura elektroniczna zintegrowana (model 65) jest wystawiona z tym samym kluczem dostępu co już autoryzowana faktura elektroniczna/faktura elektroniczna zintegrowana. W takim przypadku dokument jest traktowany jako duplikat.

Należy zmienić numer NF-e tak, aby wybrany numer nie był już używany, a następnie wysłać dokument ponownie. „Błąd ten jest znacznie rzadszy, gdy korzysta się z dobrego zintegrowanego systemu zarządzania podatkowego, z aktualizowaną bazą danych, ponieważ istnieje automatyczna weryfikacja potencjalnej duplikacji”, – podkreśla Hugo.

Odmowa 210: Nieprawidłowy numer identyfikacyjny odbiorcy

Odrzucenie dotyczy wystawienia faktury elektronicznej (NF-e) z nieprawidłowym numerem NIP odbiorcy, co często wynika z błędów w jego numerze. NIP powinien mieć od 2 do 14 cyfr, a nieprawidłowe mogą być kolejność cyfr lub cyfra kontrolna.

Rozwiązaniem jest sprawdzenie podanego numeru NIP i skorygowanie ewentualnych błędów. Jeśli kod NIP rozpoczyna się od zera (0) i zauważono, że zero to usunięto, należy skontaktować się z pomocą techniczną stosowanego systemu ERP, aby sprawdzić problem. Inną możliwością jest sprawdzenie podanego NIP na stronie SINTEGRA lub w Centralnym Rejestrze Podatników (CRP), aby potwierdzić jego ważność. 

Odmowa 212: Data wystawienia późniejsza niż data otrzymania

Niezgodności w datach i godzinach mogą wystąpić z powodu różnicy kilku minut. Na przykład, jeśli notatka została wydana o godzinie 15:00, ale lokalny czas urzędu skarbowego to 14:59, może dojść do błędu. Należy także zwracać uwagę na czas letni – wyjaśnia ekspert.

Sprawdź, czy zegar Twojego oprogramowania jest zsynchronizowany z czasem SEFAZ w Twoim stanie, który korzysta z czasu regionalnego. Jeśli Twój system ERP używa czasu serwera do wypełniania pola Data/Godzina wystawienia faktury e-VAT, sprawdź, czy serwer również jest zsynchronizowany. Po poprawieniu wystarczy wysłać fakturę e-VAT ponownie.

Odrzucenie 365: Łączna kwota innych potrąceń różni się od sumy pozycji

Ta odmowa pojawia się, gdy wystawiona jest faktura elektroniczna NF-e (model 55) lub NFC-e (model 65) i wartość łącznych innych potrąceń różni się od sumy wartości innych potrąceń dla pozycji podlegających podatkowi ISSQN.

Hugo dodaje: „Jest to jedna z usterek wymagających bardziej technicznego rozwiązania, z modyfikacją pliku XML faktury. Należy skorygować wartość sumy innych potrąceń, która znajduje się w polu: id – W22c”.

Dla tych i innych bardziej specyficznych sytuacji, ważne jest, aby móc liczyć na doświadczonych specjalistów w dziedzinie podatkowej. Dla tych, którzy chcą uzyskać więcej odpowiedzi, istnieje również możliwość skorzystania z Baza Wiedzy Oobj, który zawiera wyjaśnienia, przykłady i rozwiązania tych i setek innych problemów podatkowych. „To przewodnik po życiu, a nie tylko po Czarnym Piątku” – podsumowuje CEO.