Czarny piątek: 4 typowe problemy podatkowe i jak je rozwiązać

Czarny Piątek jest dla wielu firm jednym z najlepszych okresów sprzedaży w całym roku Jednocześnie wzrost popytu niesie ze sobą szczególne wyzwania, w tym w odniesieniu do zarządzania podatkami Pewne problemy kończą się zakłóceniem operacji lub nawet powodują większe skutki dla biznesu, takie jak grzywny i grzywny.

Hugo Ramos, dyrektor generalny Oobj, krajowe odniesienie w rozwiązaniach dla elektronicznych dokumentów podatkowych (DF-e) i innych cyfrowych żądań podatkowych. “Co roku zauważaliśmy pewne typowe błędy, które dotykają firmy wszystkich segmentów, zarówno w handlu elektronicznym, jak i w sklepach stacjonarnych Przygotowanie do stawienia czoła takim sytuacjom może zapobiec ich eskalacji do większych problemów" - wyjaśnia.

W związku z tym specjalista wybrał główne niepowodzenia podatkowe, które mogą mieć wpływ na firmy w Czarny Piątek 2024 r., oraz co zrobić, aby zmniejszyć związane z tym ryzyko.

1. Duplikat faktur

Czy to z powodu problemów z połączeniem lub przetwarzaniem SEFAZ, czy nawet wewnętrznej niestabilności w systemie firmy, możliwe jest, że nastąpi generowanie powtarzających się dokumentów podatkowych.

“W przypadku powielania zamknięcie fiskalne różni się od zamknięcia finansowego, co powoduje nienależne pobór podatków Ponadto, jeśli kurier podatkowy nie zidentyfikuje tego błędu na autoryzowanych fakturach, wygenerowanie notatek przez ERP będzie nieprawidłowe, co skutkuje karami finansowymi i karami za niepłacenie podatków lub za pominięcie danych, Hugo szczegóły.

Aby uniknąć bólu głowy, warto liczyć na wyspecjalizowany system podatkowy, który może kontrolować duplikat notatek i weryfikować istnienie powtarzających się danych, aby następnie anulować nieważne dokumenty. Ponadto ważne jest również zapewnienie audytu autoryzowanych elektronicznych dokumentów podatkowych, aby mieć pewność, że zamknięcie finansowe i fiskalne zostanie wykonane bez błędów. Tym samym obowiązek wystawienia notatek będzie spójny i ryzyko zmniejszenia aktu oskarżenia.

Ponadto inny bezpośredni wpływ dwulicowości ma na kontrolę zapasów. W przypadku nieprawidłowego stanu zapasów firma może napotkać problemy podatkowe i logistyczne, takie jak złe zamówienia, opóźnienia w dostawach i niewłaściwe planowanie zakupów.

2. Niemożność komunikacji z Sefaz

Niepowodzenia w komunikacji pomiędzy systemem podatkowym a SEFAZ stanowią problem sam w sobie, ponieważ mogą wydłużyć czas autoryzacji wystawienia faktury i zamknięcia każdej sprzedaży. W efekcie kaskadowym klienci znajdujący się w kolejce kasjerów muszą dłużej czekać na obsługę, co jest szczególnie skomplikowane w sezonie Czarnego Piątku.

Aby temu zapobiec, ważne jest monitorowanie dostępności SEFAZ, który jest zautomatyzowany przez niektóre systemy zarządzania podatkami Wiele z nich posiada również funkcjonalność, która spontanicznie identyfikuje czasy, kiedy konieczne jest wejście lub wyjście z trybu awaryjnego, w którym wydanie nie jest natychmiastowe: klient otrzymuje notatkę, która nie jest jeszcze ważna do czasu przywrócenia komunikacji z SEFAZ.

“Dzięki odpowiedniemu narzędziu wydawanie awaryjne jest automatycznie aktywowane, gdy jest to konieczne, Po ponownym nawiązaniu komunikacji z SEFAZ oprogramowanie do przesyłania wiadomości podatkowych musi być w stanie ponownie przetworzyć, ponownie wysłać, zidentyfikować duplikaty i zażądać autoryzacji wszystkich kuponów podatkowych wydanych w tym formacie" - wskazuje dyrektor generalny.

3. Emisja w sytuacjach awaryjnych

Pomimo rozwiązania jednego problemu, wydanie w trybie awaryjnym może wygenerować inne, Przy dużej ilości notatek może być trudne do zarządzania liczbą dokumentów wydanych i odrzuconych, W ten sposób firma może nie dotrzymać terminu wysłania do SEFAZ.  

Na przykład klient może zapoznać się z notatką na temat SEFAZ i jej nie znaleźć, ponieważ klucz dostępu nie został jeszcze zatwierdzony. W związku z tym konsument ma wówczas możliwość uruchomienia PROCON. Dlatego też, aby uniknąć takiego ryzyka, należy zwrócić uwagę podczas ponownej wysyłki po zdarzeniu awaryjnym, aby zidentyfikować odrzucone banknoty.

“Po raz kolejny jest to funkcjonalność, którą ułatwiają najnowocześniejsze systemy zarządzania podatkami, Warto też zapisać XML wszystkich notatek, w tym wydanych w trybie awaryjnym, aby zarejestrować sprzedaż i podjąć próbę wydania ”, sugeruje Hugo.

4. Niewłaściwy NCM na fakturze 

Wspólna Nomenklatura Mercosur (NCM) ma na celu kontrolę i identyfikację podatku od produktów Nieprawidłowe dane NCM w wypełnieniu noty mogą skutkować odrzuceniem wydania i autoryzacji emisji z niewłaściwym kodem, prowadząc do nieprawidłowego zapłacenia podatków W przypadku stwierdzenia błędu w kodzie Organy Skarbowe sprawdzają najnowsze wpisy i naliczają różnicę w stawce, z karami pieniężnymi i odsetkami.

Dlatego też niezbędna jest aktualizacja bazy katastralnej kodów NCM, które firma wykorzystuje w swoim codziennym życiu Jeśli NCM nie istnieje, faktura również napotka problemy i zostanie odrzucona, Dlatego konieczne jest, aby znaleźć się w klasyfikacjach towarów, aby uniknąć tego rodzaju awarii. 

“W takich sytuacjach, jeśli sprzedawca otrzyma produkt z nieprawidłowym kodem NCM, musi przekazać prawidłowy kod swojemu dostawcy, aby uniknąć „naliczenia podatku" - podsumowuje Ramos.

Przede wszystkim należy zauważyć, że przy znacznym wzroście sprzedaży w BF bardzo ważne jest, aby system był odporny lub aby mógł szybko przetwarzać wysoką wolumetrię, Jest to niezbędne do zapewnienia sprawnego działania i sukcesu sprzedaży W tym okresie wolumen transakcji rośnie wykładniczo, wymagając od systemu, aby był w stanie obsłużyć to zapotrzebowanie bez uszczerbku dla wydajności lub powodowania przerw, unikając w ten sposób opóźnień w dostawach, kolejek w kasjerze i oczywiście niezadowolenia klientów.