Wraz z postępem transformacji cyfrowej, integracja sztucznej inteligencji (AI) i automatyzacji staje się niezbędna w zarządzaniu dokumentami. Technologie te nie tylko obiecują zrewolucjonizować sposób, w jaki organizacje przetwarzają informacje i procesy, ale także oferują szereg korzyści, od zwiększonej dokładności i wydajności po cenne spostrzeżenia ułatwiające podejmowanie decyzji. Zaawansowane algorytmy AI potrafią na przykład identyfikować wzorce i anomalie w dokumentach, optymalizując procesy audytu i zapewniania zgodności.
Zgodnie z optymistycznymi prognozami analityków rynkowych, do 2027 roku 75% dużych firm na świecie, w tym w Brazylii, wdroży sztuczną inteligencję (AI), aby usprawnić zarządzanie dokumentami i informacjami. W tym scenariuszu gwałtownego rozwoju technologicznego, bezpieczeństwo informacji i zgodność z przepisami również zyskują na znaczeniu, wraz ze wzrostem inwestycji w solidne rozwiązania chroniące zasoby dokumentacyjne przed cyberzagrożeniami i zapewniające prywatność danych. Oto główne trendy, które powinny zdominować zarządzanie dokumentami w 2025 roku:
Sztuczna inteligencja: rewolucja w zarządzaniu dokumentami.
Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe są coraz częściej integrowane z systemami zarządzania dokumentami. Technologie te umożliwiają analizę dużych wolumenów danych i wydobywanie cennych spostrzeżeń, które wspomagają podejmowanie decyzji. Na przykład algorytmy sztucznej inteligencji potrafią identyfikować wzorce i anomalie w dokumentach, zwiększając dokładność i efektywność procesów audytu i zapewnienia zgodności.
Technologie przetwarzania języka naturalnego powinny również umożliwić korzystanie z coraz bardziej intuicyjnych funkcji wyszukiwania, pomagając użytkownikom znaleźć dokładnie taki dokument lub informację, której potrzebują, zapewniając natychmiastowy dostęp do najbardziej odpowiednich danych.
Badanie Gartnera przewiduje, że do 2027 roku 75% dużych firm na świecie, w tym w Brazylii, będzie wykorzystywać sztuczną inteligencję do usprawniania zarządzania dokumentami i informacjami.
Systemy RPA będą nadal się rozwijać.
Równocześnie, na znaczeniu zyskuje również robotyczna automatyzacja procesów (RPA). Narzędzia RPA służą do automatyzacji powtarzalnych zadań związanych z zarządzaniem dokumentami, takich jak klasyfikacja, archiwizacja i wyszukiwanie informacji.
Uwalnia to zasoby ludzkie do działań o charakterze bardziej strategicznym i o wyższej wartości dodanej. Najnowsze badania McKinsey & Company wskazują, że automatyzacja może zwiększyć produktywność nawet o 40% w brazylijskich firmach, co przekłada się na znaczną oszczędność czasu i zasobów.
Skoncentruj się na prywatności danych i zgodności z przepisami.
Bezpieczeństwo informacji pozostaje absolutnym priorytetem. Wraz z rosnącą cyfryzacją pojawiają się nowe wyzwania związane z ochroną danych. Organizacje muszą zapewnić bezpieczeństwo swoich informacji przed cyberzagrożeniami i wyciekami.
W Brazylii Ogólne Prawo o Ochronie Danych (LGPD) nakłada surowe wymogi zgodności, a firmy intensywnie inwestują w rozwiązania bezpieczeństwa, aby chronić swoje zasoby dokumentów. Technologie takie jak zaawansowane szyfrowanie i uwierzytelnianie wieloskładnikowe są powszechnie stosowane w celu zapewnienia integralności i poufności dokumentów.
Zintegrowane przepływy pracy i podpisy cyfrowe
Coraz częściej systemy zarządzania dokumentami integruje się z systemami przepływu pracy i narzędziami do obsługi podpisów cyfrowych, co pozwala zoptymalizować czas, dodatkowe systemy i koszty fizycznego przechowywania.
Technologie te umożliwiają również zaawansowaną analizę danych, dostarczając cennych informacji, które mogą pomóc w podejmowaniu strategicznych decyzji. Wykorzystując algorytmy uczenia maszynowego, firmy mogą przewidywać trendy, identyfikować wzorce i anomalie, a nawet automatyzować generowanie szczegółowych raportów dotyczących wydajności i ryzyka związanego z zarządzaniem dokumentami.
Nie tylko poprawia to efektywność operacyjną, ale także pozwala na proaktywne podejście do ograniczania ryzyka i optymalizacji procesów, gwarantując, że firmy zawsze będą o krok przed konkurencją na rynku.
Dostęp do danych z dowolnego miejsca.
Rozwiązania chmurowe są niezbędne do dostępu do dokumentów, przepływów pracy i procesów z dowolnego miejsca – a rozwiązania chmurowe oferują elastyczność, skalowalność i bezpieczeństwo, umożliwiając firmom efektywne przechowywanie i dostęp do dokumentów. Badania IDC wskazują, że 80% brazylijskich firm już korzysta lub planuje korzystać z rozwiązań chmurowych do zarządzania dokumentami i informacjami w nadchodzących latach.
Unikalne rozwiązania dla każdej firmy.
Coraz większego znaczenia nabiera również personalizacja usług zarządzania dokumentami. Rozwiązania muszą być dostosowane do specyficznych potrzeb każdej organizacji, uwzględniając sektor działalności, wielkość firmy oraz specyfikę jej procesów wewnętrznych.
Zindywidualizowane narzędzia do zarządzania dokumentacją pozwalają na zwiększenie efektywności operacyjnej i lepszą integrację z innymi systemami korporacyjnymi, zapewniając użytkownikom bardziej intuicyjną i efektywną obsługę.
Co więcej, integracja systemów jest w istocie jednym z głównych priorytetów decydentów. Brazylijskie firmy inwestują w platformy oferujące zintegrowane zarządzanie dokumentami, umożliwiające komunikację między różnymi systemami i działami. Eliminuje to silosy informacyjne i usprawnia współpracę wewnętrzną, co przekłada się na większą elastyczność i dokładność procesów.
Podsumowując, główne trendy w zarządzaniu dokumentami w 2025 roku to przyspieszona digitalizacja, automatyzacja i sztuczna inteligencja. Nowe rozwiązania odzwierciedlają potrzebę dostosowania się organizacji do stale ewoluującego środowiska biznesowego. Bardziej niż kiedykolwiek zarządzanie dokumentami jest fundamentalnym elementem działalności biznesowej – a nie tylko jej uzupełnieniem. Bez sprawnego zarządzania firmy ryzykują, że popadną w pułapkę skomplikowanych i kosztownych procesów, które przeciążą ich działalność, hamując wzrost i innowacje.
