Przez wiele lat efektywność w firmach była traktowana niemal wyłącznie jako synonim redukcji kosztów. Ta logika już nie obowiązuje. W obliczu wysokich stóp procentowych, droższych kredytów i presji inflacyjnej, efektywność ponownie stała się jednym z najcenniejszych, a zarazem najrzadszych aktywów na rynku korporacyjnym. Efektywny rozwój wymaga pracy, ale nie wymaga natychmiastowych zmian. W wielu przypadkach można zacząć od modernizacji tego, co generuje największy wpływ przy najmniejszym wysiłku. Chwila wymaga strategicznego podejścia, a nie tylko szybkości.
Dane potwierdzają tę zmianę. Raport UK Productivity Review, opracowany przez Productivity Institute, pokazuje, że firmy reorganizujące swoją działalność w oparciu o dane i automatyzację rozwijają się nawet o 40% szybciej niż te, które starają się rozwijać jedynie poprzez zwiększanie zatrudnienia. Potwierdza to obserwację praktyczną: efektywność nie jest trendem, lecz warunkiem przetrwania. Przestarzałe procesy generują niewidoczne koszty, które obniżają rezultaty. Firma konsultingowa Robert Half wskazuje, że pełny cykl wymiany specjalisty może trwać nawet sześć miesięcy – w tym okresie firma traci tempo, kulturę organizacyjną i produktywność.
Ta sama logika dotyczy automatyzacji. Harvard Business Review wskazuje, że około 40% czasu pracy pochłaniają zadania, które można zautomatyzować. Accenture pokazuje, że firmy dojrzałe cyfrowo mają o 28% niższe koszty operacyjne i rozwijają się dwukrotnie szybciej. Mimo to wiele organizacji nadal wdraża technologię powierzchownie, bez integracji systemów, kwalifikowania danych ani przeprojektowywania procesów. W rezultacie powstaje środowisko, które jest jedynie pozornie zdigitalizowane, ale wciąż pełne marnotrawstwa.
Do 2026 roku nieuniknionym trendem będzie reorganizacja, uproszczenie, integracja i automatyzacja. Wiąże się to z restrukturyzacją procesów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, eliminacją powtarzalnych i mało wartościowych zadań, ponownym przemyśleniem roli biura jako fizycznej i cyfrowej platformy produktywności oraz inwestowaniem w przekwalifikowanie zespołów. Zwolnienia i zatrudnianie pozostają najdroższym i najmniej efektywnym modelem.
W praktyce efektywność oznacza mapowanie marnotrawstwa pracy ludzkiej, identyfikację funkcji, które można wspomóc lub zastąpić sztuczną inteligencją, analizę faktycznego wykorzystania istniejących platform, aktualizację starych procesów, szkolenie odpowiedniej części pracowników oraz ustanowienie jasnego zarządzania kadrą zarządzającą w zakresie wydajności. Wymaga to również konsekwentnego pomiaru korzyści generowanych przez automatyzację i korzystanie z dostępnych narzędzi.
Efekty pojawiają się, gdy transformacja jest przeprowadzana metodycznie. Widziałem przypadki firm, które rozwiązały 80% swoich zaległości dzięki inteligentnym agentom finansowym, obniżyły koszt jednego zgłoszenia z 12 reali do 3, zwiększyły liczbę spotkań kwalifikacyjnych o 1,6 raza i zwiększyły sprzedaż o 41%. Zanotowano również średnią redukcję zatrudnienia operacyjnego o 35–40% bez utraty wydajności. Wszystko to przy większej przejrzystości, szybkości i mniejszej ilości odpadów.
W 2026 roku sukces nie będzie polegał na byciu większym ani na posiadaniu większego kapitału, ale na inteligentnym działaniu, integracji i rzeczywistym skupieniu się na efektywności. Logika rynku uległa zmianie: prosperowanie nie oznacza posiadania większej ilości zasobów, ale ich lepsze wykorzystanie. Efektywność nie jest już tylko opcją, lecz decydującym czynnikiem różnicującym konkurencję.
Autor: Mateus Magno, dyrektor generalny Magnotech.
