V maloobchode je daňová správa zložitá úloha, ktorá zahŕňa vystavovanie faktúr, sledovanie legislatívnych zmien a výpočet daní. Automatizácia týchto procesov je nevyhnutná na zníženie manuálnej pracovnej záťaže a minimalizáciu ľudských chýb, čo umožňuje zamestnancom sústrediť sa na strategickejšie úlohy.
Je známe, že v Brazílii má byrokracia spojená s daňovými dokumentmi aj svoju výhodu: sme jednou z mála krajín, ktoré centralizujú informácie o obchodných a daňových transakciách v tom istom dokumente, ktorý je oficiálny a kontrolovateľný. Okrem toho každá faktúra obsahuje viac ako 600 polí, z ktorých mnohé overujú samotné daňové orgány, a sústreďuje relevantné informácie o vašej firme, produkte, dodávateľovi a dopravcovi. Preto okrem všetkých súvisiacich daňových a procedurálnych povinností faktúra ponúka aj konkurenčnú výhodu pre tých, ktorí ju vedia analyzovať a vytvárať upozornenia týkajúce sa jej polí.
„Technológie sú kľúčové pre zabezpečenie dodržiavania predpisov a efektívnosti v oblasti daňového riadenia, ale aj pre včasnú transformáciu údajov na strategické poznatky. Vo svojom vrcholnom štádiu ponúkajú možnosť premeniť daňovú byrokraciu na konkurenčnú výhodu, ktorá je nevyhnutná pre prežitie a udržateľný rast vo vysoko dynamickom maloobchodnom prostredí,“ hovorí Marcus Araújo, vedúci oddelenia údajov a hlavný dátový vedec v Arquivei , platforme zodpovednej za správu daňových dokumentov pre viac ako 140 000 spoločností.
Expert vysvetľuje dôležitosť automatizácie administratívnych procesov v maloobchodných spoločnostiach a komentuje, ako využiť daňové údaje v prospech podnikov.
Strategické daňové riadenie
Implementácia ERP systému, softvéru na správu maloobchodných spoločností, je kľúčová pre efektívne manažérske riadenie. Zahŕňa to správu nákladov, výpočet ziskových marží, stanovovanie predajných cien, kontrolu zásob a vystavovanie faktúr. Systém automatizácie procesov integruje rôzne oblasti spoločnosti, optimalizuje úlohy a zvyšuje prevádzkovú a finančnú efektívnosť.
„Podľa mojich skúseností analýzy so širokým strategickým záberom zvyčajne spotrebujú 80 až 90 % času stráveného skúmaním a konsolidáciou informácií; to znamená, že na každých 10 hodín práce sú 2 hodiny skutočne venované analýze. Okrem toho môže trvať 3 až 4 verzie, kým sa prijme rozhodnutie. Integrácia ERP systému so všetkými užitočnými a organizovanými informačnými zdrojmi môže teda ušetriť čas strávený čistením údajov a skrátiť čas potrebný na rozhodovanie, a to až s päťnásobnou efektivitou a informovanejšími analýzami,“ hodnotí Araújo.
Zosúladenie ERP systémov s automatizáciou daňových údajov sa stáva nevyhnutným pre maloobchodníkov, aby mohli robiť informované a efektívne rozhodnutia. Extrakcia a analýza daňových údajov umožňuje maloobchodníkom identifikovať nákupné vzorce, sezónnosť a preferencie spotrebiteľov. Tieto informácie sú nevyhnutné pre optimalizáciu zásob a presnejšie plánovanie marketingových kampaní.
„Na maloobchodnom trhu sa spracovávajú rôzne objemy faktúr. Existujú spoločnosti, ktoré potrebujú mesačne importovať niekoľko stoviek faktúr, a iné, ktoré spracujú 30 miliónov faktúr mesačne. Dobrým príkladom toho bola situácia, keď maloobchodný gigant potreboval znížiť chyby pri zosúlaďovaní objednávok s faktúrami od svojich dodávateľov. Omeškania a zlyhania v tomto procese ovplyvňovali rôzne oblasti prevádzky v celej Brazílii. Po automatizácii zachytávania a štruktúrovania faktúr získali okrem zmiernenia chýb aj prehľad o tom, ktorí dodávatelia si najviac a najmenej plnia svoje povinnosti. Táto viditeľnosť a kontrola nad dodávateľmi umožnili navrhnúť lepšie politiky na zabezpečenie predvídateľnosti pre všetky zainteresované strany (dodávateľ, sklad, predajne a koncový spotrebiteľ),“ komentuje expert.
Implementácia automatizovaného a strategického daňového riadenia prináša maloobchodu množstvo výhod, ako je kontrola daní a znižovanie nákladov. Automatizácia poskytuje väčšiu finančnú kontrolu, umožňuje správnu parametrizáciu produktov a zdaňovania, ako aj efektívnejšiu kontrolu zásob.
Medzi ďalšie faktory patrí optimalizácia produktivity a zabezpečenie daňových predpisov. Integrácia firemných procesov a oddelení optimalizuje produktivitu, čo umožňuje komplexnú analýzu a asertívnejšie rozhodovanie.
Automatizácia navyše umožňuje nepretržité monitorovanie daňových údajov, čím sa zabezpečuje súlad s vládnymi nariadeniami a zmierňuje riziko sankcií.
