Svare på meldinger på WhatsApp, sjekke e-poster, ta telefoner, delta i møter og samtidig levere strategiske oppgaver. For mange fagfolk er dette hverdagen. Problemet er at, til tross for den intense tempoen, ser den faktiske produktiviteten ut til å ikke følge med på arbeidsmengden.
“Vi lever i en tilstand av konstant distraksjon. Teknologien har brakt fart, men også en brutal konkurranse om vår oppmerksomhet«, sier Virgilio Marques dos Santos, medstifter av FM2S Educação e Consultoria, spesialist i karriereledelse og PhD fra Unicamp.
Ifølge ham er følelsen av utmattelse ved slutten av arbeidsdagen, selv uten store leveranser, et klart tegn på virkningen av hyppige avbrytelser på arbeidet. Hver gang vi blir avbrutt, må hjernen vår gjøre en ekstra innsats for å gjenoppta tenkningen. Denne syklusen av avbrudd og gjenopptakelse bruker kognitiv energi og påvirker beslutningstakingen, forklarer han.
Denne effekten er ikke ny. Klassiske studier om informasjonsbelastning, som den publisert i 2007 av Cheri Speier, Joseph Valacich og Iris Vessey, påBeslutningsvitenskapdeja viste at det er vanlig at hyppige distraksjoner reduserer mental klarhet og øker forekomsten av feil. Forskjellen er at med den nåværende hyperforbindelsen har situasjonen forverret seg — og kostnaden måles også i mental helse.
Innvirkningen av distraksjoner i den daglige bedriftsvirksomheten
På arbeidsplassen blir forstyrrelser ofte normalisert. Påfølgende møter, meldinger i sanntid, konstante varsler og raske avbrytelser fra kolleger hoper seg opp og skaper støy som undergraver konsentrasjonen.Når dette blir en rutine, tas viktige beslutninger ofte basert på ufullstendige opplysninger eller uten riktig vurdering. Og dette kan direkte påvirke resultatene av et prosjekt eller en hel sektor», sier Santos.
Han husker at den fleroppgavefaglige, som tidligere ble feiret, i dag blir sett på med større forsiktighet. Å være produktiv handler ikke om å gjøre mange ting samtidig, men om å kunne gjøre fremskritt i de oppgavene som virkelig betyr noe, med dybde og oppmerksomhet.
Fire strategier for å beskytte fokus og forbedre ytelsen
I denne situasjonen lister Santos opp fire enkle praksiser som kan bidra til å redusere virkningen av avbrudd og øke arbeids- effektiviteten:
1. Fokusert tidsblokkerreserver perioder på dagen for strategiske oppgaver, med varsler slått av og minimal forstyrrelser. Informer teamet om denne rutinen for å justere forventningene;
2. PrioritetsstyringBruk verktøy som Eisenhower-matrisen (som deler oppgaver inn i fire kategorier: presserende og viktige, viktige men ikke presserende, presserende men ikke viktige, og verken presserende eller viktige) for å skille mellom det som er presserende og det som er viktig. På denne måten unngås risikoen for å bruke energi på lavinnsatskrav;
3. Tidsplan for kommunikasjonFokuser på å sjekke meldinger og e-poster på bestemte tidspunkter av dagen. Dette reduserer angsten for å være alltid tilgjengelig og forbedrer tidsstyringen;
4. Kultur for respekt for tidIncentiv ikke tid til klar og planlagt kommunikasjon. Mange spørsmål kan løses i forhåndsplanlagte møter eller gjennom mer målrettede meldingsutvekslinger.
Å gjenopprette fokuset er mer enn bare en effektivitetssak. Det er en måte å ta vare på vår mentale helse og kvaliteten på beslutningene vi tar hver dag, avslutter eksperten.
