Å delegere oppgaver er en del av rutinen for ledere i høye lederstillinger. Det er en holdning som bidrar til å forbedre teamets kompetanse og til og med hjelper med å holde medarbeiderne motiverte. Imidlertid er det fortsatt en stor utfordring for mange å delegere oppgaver og ansvar til andre. En studie State of the Global Workplace 2023 fra Gallup, utført med mer enn 1 400 ledere i USA, identifiserte at tre fjerdedeler av de spurte har vanskeligheter med å delegere.
For Rodrigo Magalhães, partner at EXEC, many CEOs end up getting involved in operational issues due to reasons that may include a lack of confidence, courage, and good doses of perfectionism. Tillit er et viktig element når det gjelder å delegere oppgaver og har en sterk forbindelse med mot. For å ha tillit til en annen, må vedkommende ha mot til å overføre noen av beslutningene og handlingene til sitt direkte og indirekte team.
For Magalhães, å delegere betyr ikke nødvendigvis at aktiviteten ikke vil bli overvåket. Selv om administrerende direktør etterspør en oppgave, en funksjon eller aktivitet, må den overvåkes slik at han kan holde seg oppdatert på hva som skjer.
I tillegg kan vanskeligheter med å delegere også være knyttet til profesjonens egne personlige egenskaper, som å være sentraliserende og perfeksjonistisk.
Vanskeligheter med å delegere kan føre til noen negative konsekvenser ikke bare for den profesjonelle, men også for selskapet. Blant annet de punktene som Rodrigo fremhever i denne sammenhengen er mangel på langsiktig perspektiv, manglende oppmerksomhet til hva som skjer i markedet, samt fraværet av fokus på de overordnede målene. "CEO-en som fokuserer mye på dagligdagen, får han mindre tid til å tenke på innovasjon, transformasjon og fremtiden. Han går glipp av mye ved å ikke se utenfor selskapet, og mister det som skjer i markedet, i tillegg til at han ikke gir oppmerksomhet til organisasjonens bredere mål, som involverer de store transformasjonsaksjonene som hjelper med å flytte selskapets pil."
Kan AI svekke en administrerende direktørs evne til å delegere?
Fremveksten av kunstig intelligens (KI) har ført til noen bekymringer i markedet om at teknologien kan erstatte noen stillinger, og for noen kan det ytterligere forsterke frykten for å delegere oppgaver eller funksjoner. I henhold til en undersøkelse utført av ADN Digital i noen land, er administrerende direktører bekymret for å bli erstattet av maskiner – 43 % av de spurte bekreftet å føle denne usikkerheten. Jeg deltok nylig på et forum i London som tok opp dette temaet til diskusjon. Noen elementer i denne sammenhengen har ennå ikke utviklet seg, spesielt når det gjelder vurdering, det vil si at AI fortsatt ikke vet tydelig hva som er riktig og galt, understreker Rodrigo.
Medlem av EXEC beroliger og informerer om at AI ikke bør erstatte en administrerende direktør, fordi den ikke er i stand til å bringe en viktig egenskap for beslutningstaking, intuisjon.For beslutningstaking er det fortsatt et menneske som har det siste ordet, som forplikter seg til en informasjon, handling, diagnose eller løsning, og bruker AI som støtte for beslutningen.
Magalhães peker også på at AI kan hjelpe administrerende direktør på flere områder, enten i beslutningstaking, ved å gi innsikt og markedsanalyser, i tillegg til å bistå med utforming av forretningsstrategier basert på trender og oppdaterte data. I tillegg kan det forbedre bedriftskommunikasjonen ved å hjelpe til med å skrive og korrekturlese bedriftsdokumenter som rapporter, viktige e-poster, taler og kunngjøringer, og bidra til tidsstyring, understreker han/hun. I følge ADN-undersøkelsen sa 45 % av lederne at de tar beslutninger basert på data og informasjon ved bruk av ChatGPT.
EXEC-sjefen fremhever også at AI kan støtte i genereringen av kreative ideer for utvikling av nye produkter, tjenester eller markedsføringsstrategier, samt lage pedagogisk materiale og tilby tilpasset innhold for opplæring av team eller individuell faglig oppdatering. «ChatGPT, for eksempel, har mye informasjon og en bred database, noe som er viktig for å kunne forstå hva markedet gjør, i tillegg til å lette opprettelsen av innhold for trening og opplæring av ansatte», understreker han.
I henhold til partneren i EXEC kan en CEO som ikke gir etter for AI miste markedsandeler.
Hvordan delegere mer og bli mer strategisk?
I en øyeblikk med store endringer i markedet, valgte Rodrigo fem tips for å hjelpe administrerende direktør med å gi slipp på den operative rutinen og bli mer strategisk.
- Ha en god "N1". Det er viktig at han er omgitt av gode ledere under seg, som visepresidenter, direktører og ledere som kan håndtere operative spørsmål. De må være veldig dyktige slik at administrerende direktør kan stole på dem.
- Opprett rutiner for å overvåke de bredere målene. Dette innebærer også å etablere noen ledelsesritualer slik at administrerende direktør ikke føler seg for fjern fra de daglige aktivitetene.
- Bruk teknologien for å følge med på hva som skjer. "Men dette betyr ikke at lederen må kopieres i alle e-poster, meldinger, være med i alle WhatsApp-grupper," advarer han.
- Øv daglig delegasjon og still deg selv spørsmål hele tiden. Det er en adferdsøvelse, der man lar folk ta beslutninger og unngår sentralisering av ledelsen.
For Magalhães, rollen til administrerende direktør er å lede teamet, fastsette strategier og ta beslutninger som krever kreativitet, forretningssans og empati. "Det er ved å delegere at lederen klarer å hente ut det beste i teamene sine og utøve strategisk personalledelse," konkluderer han.
