I dagens situasjon omdefinerer digital transformasjon den bedriftsmessige dynamikken, og HR-sektoren spiller en avgjørende rolle i moderniseringen av bedrifter. I dette segmentet krever dokumenthåndtering, som tidligere var preget av hauger med papirer og manuelle prosesser, nå raskhet, sikkerhet og effektivitet. For dette er det nødvendig å ha tilgang til teknologiske verktøy.
Hva er dokumenthåndtering i HR?
HR-området må håndtere en enorm mengde dokumenter – kontrakter, lønnsslipper, ytelsesvurderinger, interne retningslinjer og mye mer. Den effektiv forvaltningen av disse filene, det vil si kontrollen av sending, retur, signering, verifikasjon, blant annet, er ikke bare et spørsmål om organisasjon, men en kritisk faktor for virksomhetens suksess.
IfølgeAdministrerende direktørDigital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, teknologien er uunnværlig i dette scenariet. "Den som tar vare på mennesker, har viktige opplysninger i sine hender. Den fysiske håndteringen av disse opplysningene, eller utenfor ideelle plattformer, har en tendens til å gjøre området uproduktivt, uten strategi og sikkerhet, fordi en stor del av innsatsen går til organisering av papirer," forklarer han.
Hvilke teknologier gjør dokumenthåndtering intelligent? Bli kjent med fem verktøy rettet mot HR!
Forskningen utført av Think Work Lab avslørte hvordan HR fortsatt lider under byråkrati og mangel på automatisering. Ifølge data bruger brasilianere i gennemsnit 16,9 timer om ugen, eller 38% af deres arbejdsdag, på bureaukratiske opgaver. For omtrent 22 % av de spurte profesjonelle var aktivitetene monotone og repetitive, aspekter som ble ansett som demotiverende. Dessverre har fortsatt majoriteten (40%) ikke gjort noen praktiske tiltak for å gjøre personalledelsen mer teknologisk og mindre manuell. I denne forbindelse lister Mencaci fem nyttige verktøy for å starte denne oppdateringen av systemene:
1. Dokumenthåndteringssystemer (DMS – Document Management Systems)
Un DMS gjør det mulig å opprette, lagre, organisere og dele filer på en sentralisert og sikker måte via Internett. Med ressurser som indeksering og rask søk, kan HR få tilgang til hvilken som helst data på få sekunder, og eliminerer tidsbruken med manuelle søk. "Plattformer som Digital Helper + Assine Bem tilbyr denne atmosfæren, med integrasjon til andre verktøy, noe som gjør automatisering av arbeidsflyter enklere," sier hanAdministrerende direktør.
2. Elektronisk signatur
Dokumentregisteret er et kritisk trinn i HR, enten det gjelder kontrakter, ansettelser, oppsigelser eller avtaler. Elektroniske signaturverktøy sikrer juridisk gyldighet, effektivitet og beskyttelse. Med dem, er det mulig å sende, validere og lagre dokumentene uten behov for utskrift eller reise.
3. Skylagring
Lagringsløsning i skyen er avgjørende for å sikre tilgjengelighet og sikkerhet for skrivingene i miljøetpå nettetDenne mekanismen gjør det mulig å åpne informasjon hvor som helst, når som helst. I tillegg, datakryptering og desikkerhetskopierautomatiske sikrer sikkerhed for oplysninger.
4. Samarbeids- og delingsplattformer
Verktøy for å gjennomføre fjernmøter, planlegge oppgaver og følge opp utviklingen av dem letter samarbeid mellom team og sikker deling av materialer. Med dem, kan HR opprettearbeidsflytereffektive, godkjenne dokumentasjon i sanntid og opprettholde alle deinteressenterjustert.
Integrert kunstig intelligens
Systemer med innebygd kunstig intelligens (KI), det vil si utviklet for selvenettsted, er viktige for å optimalisere tjenesten som utføres der. "På Digital Helper + Assine Bem, er AI knyttet til prosessen med digital signering. Med dem kan folk stille konkrete spørsmål om innholdet de skal signere. Dette reduserer behovet for å kontakte en ekspert for å få avklart tvil eller unngå fremtidige misforståelser," forklarer han.Administrerende direktør.
Til slutt, for Mencaci, er intelligent ledelse ikke bare et spørsmål om teknologi, men om overlevelse i dagens marked. "Bedrifter som adopterer disse konfigurasjonene øker produktivitet, sikkerhet og konkurranseevne, samtidig som de reduserer kostnader og risiko," avslutter han.
