Bedriftenes bekymring for selskapsstyring har økt — ifølge en undersøkelse fra Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) i 2024 viste den private sektoren en gjennomsnittlig etterlevelse på 66 % av de anbefalte praksisene i den brasilianske koden for selskapsstyring, en økning på 1,6 prosentpoeng sammenlignet med 2023. Statlige selskaper og børsnoterte selskaper viser også jevn vekst.
Til tross for dette, hindrer noen felles faktorer fortsatt god styring, ifølge Andréa Migliori, administrerende direktør iWorkhub DigitalHR Tech av løsninger for bedriftsportaler. Pilarene for styring er rettferdighet, åpenhet, integritet, bærekraft og ansvarlighet. For alle disse er kommunikasjon nøkkelpunkter, og dessverre finnes det mange utfordringer på dette området blant selskaper i alle sektorer, forklarer han.
En CEO-ek exemplifiserer med de mest brukte metodene for å sende informasjon i organisasjoner: e-post og WhatsApp. Selv om de er ganske nyttige og utbredte verktøy, medfører begge risikoer og forsinkelser som kan påvirke hele bedriftens kommunikasjon.
Det første negative punktet som ble tatt opp, er spørsmålet om organisering og tilgang til informasjonssegmentering. Med samtaler og dokumenter spredt over hundrevis av e-poster eller WhatsApp-grupper, blir det veldig vanskelig å identifisere hvem som sa hva og når. Dette fører også til at ulike personer har tilgang til forskjellig informasjon, noe som fører til inkonsistens i beslutningstakingen. I seg selv forstyrrer denne situasjonen daglig drift av virksomheten og teamets produktivitet, men kan også føre til spesifikke komplikasjoner under revisjonen, som krever sporbarhet.
En annen risiko er datavulnerabilitet. Delvis fordi noen e-postoperatører og meldingsapper kanskje ikke har de beste sikkerhetssertifiseringene, og delvis fordi desentralisering kan føre sensitive saker til personer som ikke burde ha tilgang, gjennom kopimottakere eller deltakelse i WhatsApp-grupper, for eksempel.
Andréa peker også på informasjonsbelastning som en annen vanlig utfordring. Kanalmetning fører til bortkastet tid og fokus, med team som bruker mer energi på å organisere seg enn å jobbe. Det er ikke usannsynlig at data går tapt når dette skjer, noe som direkte påvirker styringspraksis, understreker fagpersonen.
En av de viktigste løsningene på dette "kaoset" er bruken av en enkelt kommunikasjonskanal som er i stand til å konsentrere og organisere selskapets informasjon, og som fungerer som "ryggraden" i internkommunikasjonsstrategien og som muliggjør trygg utveksling av informasjon og dokumenter. Dette er formålet med intranett og andre bedriftskommunikasjonssystemer, spesielt de som tilbyr integrerte løsninger slik at alt blir registrert innenfor samme program.
"Et godt system kan dekke alle behov for intern kommunikasjon og også tilby enkelhet ved revisjon, med åpenhet og brukervennlighet," forklarer Andréa. Men hun understreker også: "Det er en verktøyendring like mye som det er en kulturell endring. Folk må tilpasse seg, og det er viktig at hele teamet forstår årsakene bak nyheten, og bruker den i samsvar med det," konkluderer hun.
