Etter hvert som Black Friday nærmer seg, forbereder detaljistene seg på en intens salgsstrøm. I tillegg til alle tiltakene innen trening, lager, markedsføring og andre avdelinger, er det avgjørende at det også skjer en effektiv skatteforvaltning. I tillegg til å sørge for en hyggelig opplevelse for kundene — som kan møte køer eller betalingsproblemer når skattefeil oppstår — innebærer god ledelse også å forberede seg på mulige uforutsette hendelser som ikke bare avhenger av selskapet.
I henhold til Hugo Ramos, administrerende direktør iOobj, nasjonal referanse innen løsninger for Elektroniske Skattedokumenter (DF-e) og andre digitale skattekrav, kan feilutstedelse av fakturaer føre til bøter som varierer fra 10 % til 100 % av verdien av hver enkelt. Ved høye etterspørselsperioder kan dette bli en bekymringsfull kostnad for organisasjonene.
"Vi kan ikke undervurdere virkningen av det skattemessige området i slike øyeblikk. Black Friday gir mange muligheter, men også risikoer. Spesielt når Sefaz vil håndtere en enorm mengde fakturaer samtidig," kommenterer eksperten.
For å hjelpe med forberedelsene til datoen, listet Hugo opp fem av de viktigste skatteavvisningene, det vil si feil som gjør at kvitteringen ikke blir utstedt riktig.
Avvisning 202: Feil ved gjenkjenning av forfatterskap eller integritet for den digitale filen
Denne avvisningen indikerer en feil i 'namespace' i malfilen som brukes for UF, forklarer administrerende direktør. Det meste av tiden handler det om en teknisk feil i selve Sefaz.
Situasjonen løser seg vanligvis av seg selv, og det er bare nødvendig å vente noen minutter før du prøver å behandle filen på nytt. Imidlertid, hvis dette ikke skjer, må du kontakte Sefaz i utstedende staten.
204: Duplisering av NF-e [nRec:999999999999999]
Feilen oppstår når en faktura (modell 55) eller NFC-e (modell 65) utstedes med den samme tilgangsnøkkelen som en allerede godkjent faktura eller NFC-e. Dermed anses noten for å være duplikat.
Det er nødvendig å endre NF-e-nummeret slik at det valgte fortsatt ikke er brukt, og deretter sende dokumentet på nytt. "Dette problemet er mye mindre vanlig når man bruker et godt integrert skattesystem med oppdatert database, fordi det er en automatisk sjekk for mulig duplisering," sier Hugo.
Avvistelse 210: Mottakerens momsnummer ugyldig
Avvisningen gjelder utstedelse av en NF-e med ugyldig mottakers statlige registreringsnummer (IE), noe som ofte skjer på grunn av feil i nummeret. IE må være mellom 2 og 14 siffer, og plasseringen av noen tall eller kontrollsiffer kan være feil.
Løsningen er å sjekke den oppgitte statsregistreringen og rette eventuelle feil. Hvis IE-koden begynner med tallet null (0) og det er observert at dette er blitt fjernet, bør du kontakte supporten for ERP-systemet du bruker for å sjekke problemet. En annen mulighet er å sjekke MVA-nummeret oppgitt på SINTEGRA-nettstedet eller i det sentraliserte skattebetalerregisteret (CCC) for å bekrefte om det er gyldig.
Avvisning 212: Utstedelsesdato etter mottaksdato
Ugyldige dato og tid kan oppstå på grunn av noen få minutter. For eksempel, hvis notatet ble utstedt klokken 15:00, men den lokale tiden til Sefaz-staten er 14:59, kan feilen oppstå. Man må også være oppmerksom på sommertid, forklarer eksperten.
Sjekk da om tidsinnstillingen på programvaren din er synkronisert med tidsinnstillingen til Sefaz i din stat, som bruker den regionale tiden. Hvis ditt ERP-system bruker serverens tid for å fylle ut utstedelsesdato og -tid for NF-e, sjekk om serveren også er riktig innstilt. Etter korrigeringen er det bare å sende fakturaen på nytt.
Avvisning 365: Totalt andre trekk avviker fra summen av elementene
Denne avvisningen oppstår når en NF-e (modell 55) eller NFC-e (modell 65) utstedes, og totalbeløpet for andre trekk er forskjellig fra summen av beløpene for andre trekk for de varer som er underlagt ISSQN.
Hugo legger til: «Dette er en av feilene som krever en mer teknisk løsning, med endring i XML-filen til fakturaen. Verdien av totaliseringen av andre trekk må korrigeres, noe som er i feltet: id – W22c».
For disse og andre mer spesifikke situasjoner er det viktig å kunne stole på erfarne fagfolk innen skatteverdenen. For de som som ønsker å finne flere svar, er det også mulig å bruke denOobj kunnskapsbase, som forklaringer, eksempler og løsninger på disse og hundrevis av andre skatteproblemer. "Det er en hjelpguide for livet, ikke bare for Black Friday," avslutter CEO-en.
