Når det gjelder økonomistyring, fokuserer mange entreprenører umiddelbart på kostnadskontroll. Og, selv om dette er viktig, er det nok bare å håndtere kostnadene for å sikre bedriftens økonomiske helse? Det er en annen like viktig aspekt: å sikre at det som er solgt, faktisk blir mottatt.
Inkonsekvenser i betalinger: et mer vanlig problem enn man tror
Nylig rapporterte en franchisetaker i skosektoren en uventet situasjon. Ved gjennomgang av dine operasjoner, oppdaget du at ikke alle salg som ble gjort ble satt inn på selskapets konto. Men hvordan var dette mulig? Selv om transaksjonene er registrert i kassesystemet, vises ikke beløpene i kortbetalingsrapporten. Oppgaven med å manuelt kontrollere det store volumet av daglige transaksjoner var uforenlig, noe som førte til at den søkte en teknologisk løsning.
Svaret kom med implementeringen av en kortavstemningsprogramvare som automatisk identifiserte gjentakende avvik mellom det som ble solgt og det som faktisk ble satt inn på bankkontoen. Det ble oppdaget at noen salg, selv om de var registrert i butikkens system, ikke sto i rapportene fra kortutstederne, noe som betydde at beløpene rett og slett ikke ble betalt.
Etter å ha eliminert muligheten for interne problemer, ved å grundig gjennomgå butikkens operasjoner med kvitteringene fra kortterminalene i hånden, konkluderte franchisetakeren med at problemet skyldtes operasjonelle feil hos selve betalingsleverandøren.
Saker som dette er mer vanlig enn man tror. For å gi en idé, mellom 2022 og 2023 hjalp F360, gjennom sin funksjon for kortavstemming, kunder med å gjenvinne 159 millioner R$ i beløp som ellers kunne ha gått tapt.
Automatisering: nøkkelen til å unngå økonomiske tap
I tillegg til å identifisere ubetalte salg, oppdager avstemningssystemer også uriktige gebyrer på påløpte avgifter, som kan avvike fra de avtalte beløpene med kortselskapene. Dette utgjør en annen kilde til betydelige tap for butikkene.
I detaljhandel, hvor salgsvolumet er høyt, er det nesten umulig å utføre manuell avstemming. Teknologien blir i denne sammenhengen en stor alliert, som gjør det mulig å raskt identifisere avvik og forhindre at verdier går tapt i kompleksiteten av den finansielle flyten. Selv små uoverensstemmelser, som 0,1 % av salget, kan føre til betydelige tap over tid. Det finnes tilfeller av forhandlere som har fått tilbake tusenvis av reais ved å rette opp feil oppdaget ved bruk av programvare.
Selv om kreditt- og debetkort anses som sikre betalingsmidler, må butikkeieren være oppmerksom på alle trinn i prosessen. Dette inkluderer ikke bare kontroll av gjennomførte salg, men også de påførte avgiftene. Franchisegivere, for eksempel, forhandler ofte spesielle vilkår med merkevarene for sine nettverk, men det er avgjørende å sjekke om de avtalte prisene blir riktig oppkrevd i hverdagen.
Automatisere finansavtalen er en uunnværlig strategi. Små daglige feil, hvis de ignoreres, kan hope seg opp og forårsake en betydelig innvirkning på årets slutt. Tenk en feilberegnet rente som blir brukt på hver delbetaling av et kjøp på avbetaling: uten et verktøy for å identifisere disse avvikene, ville butikkeieren knapt oppdage problemet, men virkningen på omsetningen ville være reell.
Derfor, la ikke penger renne ut på grunn av avstemmingsfeil. I detaljhandel gjør hver krone forskjellig, og det er avgjørende for bærekraften til virksomheten å sikre at alle salg blir riktig mottatt.
