De kommersielle leieprisene i Brasil hadde den største økningen på tiåret i 2024 – med bedriftenes tilbakevending til fysisk oppmøte, gjenoppretter eiendomssektoren seg etter pandemiens år. Hvis det er bra på den ene siden, må leietakerne på den andre siden håndtere en økning på 8 % i leien, noe som overstiger den offisielle inflasjonen i fjor på 4,83 %, ifølge informasjon fra FipeZAP-indeksen, som overvåker kostnaden for kontorlokaler på opptil 200 m2 i 11 store byer.
Den plutselige etterspørsel etter større eller bedre beliggende næringslokaler har presset prisene på eiendom, og skapt en oppadgående syklus som ikke vil stabilisere seg med det første. I tillegg har søket etter eiendommer som oppfyller de nye kravene til sikkerhet og velvære for ansatte, som bredere gangarealer, forbedrede ventilasjonssystemer og tilgjengelighetsfasiliteter, bidratt til knapphet på tilbud og dermed til prisøkningen.
Poenget er at, i årene etter pandemien, reduserte flere selskaper sitt fysiske areal drastisk. Å vende tilbake til fysisk drift betyr at bedriftene må omplassere folk uten å endre størrelsen på lokalene betydelig, siden en ny forhandling om leieprisen på dette tidspunktet kan føre til en betydelig økning. Løsningen på denne fastlåste situasjonen ligger i optimalisering av det eksisterende rommet, noe som kan innebære alt fra en endring i det interne oppsettet til flytting av fysiske dokumenter.
Løsninger for mangel på plass
I henhold til AIIM – Association for Information and Image Management, kan mellom 10 % og 30 % av plass i et kontor være opptatt av lagring av fysiske dokumenter.
I denne sammenhengen har vi sett at mange selskaper velger å outsource dokumentoppbevaringen som et alternativ. Historisk sett hadde mange selskaper store fysiske arkiver på kontorene sine – og selv om en del av disse arkivene har blitt digitalisert eller outsourcet etter pandemien, oppbevarer mange organisasjoner fortsatt disse fysiske arkivene. Etterspørselen etter disse tjenestene forblir høy.
Selskaper som spesialiserer seg på dokumenthåndtering tilbyr robuste tjenester innen digitalisering, lagring og administrasjon av dokumenter, og sikrer sikkerhet, tilgjengelighet og overholdelse av lokale og internasjonale forskrifter. I tillegg til å frigjøre fysisk plass på kontorene, gir outsourcing av dokumentoppbevaring en rekke ekstra fordeler, som reduserte kostnader for arkivvedlikehold, økt effektivitet i tilgang og deling av informasjon, og redusert risiko for tap eller skade på fysiske dokumenter.
Faktisk har digital transformasjon vært en av de største allierte i optimalisering av rom og reduksjon av driftskostnader. Med stadig mer avanserte teknologier gjør digitalisering av dokumenter det ikke bare lettere å få tilgang til og dele informasjon, men øker også datasikkerheten, noe som minimerer risikoen for tap forårsaket av naturkatastrofer, branner eller tyveri. Implementeringen av elektroniske dokumenthåndteringssystemer (GED) gjør det mulig for bedrifter å sentralisere informasjonen sin på sikre plattformer som er tilgjengelige eksternt, og fremmer et mer smidig og samarbeidende arbeidsmiljø.
Disse tallene er spesielt relevante når vi vurderer den økonomiske påvirkningen av økningen i leieprisene. Ved å frigjøre plass som tidligere var reservert for fysiske filer, kan bedrifter redusere behovet for større områder, og velge mer kompakte og dermed mer kostnadseffektive kontorer.
Fordeler med outsourcing
I tillegg til de direkte økonomiske fordelene, bidrar outsourcing av dokumenthåndtering til forbedring av interne prosesser. Vaktjenesten kan også inkludere digitalisering av samlingen, slik at alle dokumenter er organisert og tilgjengelige via skyløsninger med nødvendig sikkerhet.
Et annet viktig punkt å vurdere er samsvar med forskrifter. Mange selskaper står overfor utfordringer med å overholde lagrings- og databeskyttelsesforskrifter, spesielt med ikrafttredelsen av den generelle databeskyttelsesloven (GDPR) i Brasil. En leverandør er forberedt på å sikre at alle juridiske krav blir oppfylt, noe som reduserer risikoen for straffer og skade på omdømmet. Utleie av dokumentoppbevaring har bedre kostnad-nytte og gir større operasjonell fordel enn økning i fysisk plass.
Kort sagt, outsourcing av dokumentoppbevaring kombinert med digitalisering utgjør en strategisk løsning for bedrifter som ønsker å optimalisere plass, redusere kostnader og øke operasjonell effektivitet. I tillegg fremmer disse praksisene et mer organisert og samarbeidende arbeidsmiljø, og bidrar betydelig til regelverksoverholdelse og informasjonssikkerhet, og forbereder organisasjonene på utfordringene i et stadig mer konkurransepreget og digitalt marked.
