Etter en flom av desinformasjon om falske skatter på PIX og den historiske nedgangen i bruken av denne betalingsmåten, opphevet den føderale skatteetaten den normative instruksen RFB nr. 2219/2024 som fastsatte regler for å overvåke operasjoner av denne typen og de som ble gjort med bruk av kredittkort.
Imidlertid, fremdriften og tilbakeslaget av disse kravene, kombinert med det store volumet av tvil blant den brasilianske befolkningen om skattehelse, utløser en advarsel om forholdsregler som må tas kontinuerlig i skatteforvaltningen.
Åpenhet og forsiktighet med kontroll av finansdokumentasjon er uunnværlige tiltak for å unngå problemer med skattemyndighetene, spesielt for små bedrifter, selvstendige næringsdrivende og advokatkontorer.
Selv om bankene for øyeblikket ikke lenger trenger å rapportere til Skatteetaten om finansielle bevegelser via PIX og kredittkort over R$ 15 000 for selskaper og R$ 5 000 for enkeltpersoner, har denne overvåkingen allerede funnet sted og vil fortsette å bli utført i tilfeller av TED, DOC og SAC. Så, det er viktig at du opprettholder den økonomiske kontrollen over bedriften din, oppbevarer alle utstedte fakturaer for honorarer og mottatte skattedokumenter fra alle leverandører.
Den økonomiske organisasjonen er alltid en avgjørende faktor for suksessen til en virksomhet. Det finnes strategier som frigjør bedriftseiere fra vanskeligheter dersom inntekten ber om avklaring om deres operasjoner, og spesielt fra problemer med den fryktede skattekragen.
- Opprettholde utstedelse og mottak av fakturaer til riktig tid
Utstedelse av fakturaer er et lovpålagt krav for advokatkontorer og selskaper innen alle sektorer. Hver tjeneste som leveres eller mottas, skal følges av et tilsvarende skattemessig dokument for å unngå spørsmål fra Skatteetaten om beløp som er beveget uten dokumentasjon.
Blant vanlige feil blant advokater, selvstendige næringsdrivende og småbedriftseiere er praksiser som å motta honorarer eller betalinger uten å utstede faktura, å erklære lavere beløp enn det som faktisk er mottatt, eller å ikke registrere refusjoner riktig.
En enkel administrativ feil kan føre til skattekrav og høye bøter. Derfor er opplæring av ansatte i gode regnskapspraksiser avgjørende. Andre muligheter er bruk av teknologier som effektiviserer prosesser og outsourcing av økonomistyring i virksomheter.
- Skil alltid de personlige og forretningsmessige kontoene.
Å blande personlige bankkontoer (PF) og bedriftskontoer (PJ) er en alvorlig feil som kan føre til problemer med Skatteetaten og skade selskapets økonomiske organisasjon.
Når personlige og profesjonelle utgifter er på samme bankutskrift, er det mer komplisert å begrunne finansielle bevegelser. I tillegg til å ha separate bankkontoer, registrer alle uttak av lønn riktig og unngå å bruke selskapets midler til personlige utgifter, som leie, personlige kjøp og private reiser.
- Pass på skatteordningen
Det feilaktige valget av skatteregime kan føre til overbetaling eller underbetaling av skatter. Advokatkontorer og selskaper kan velge mellom:
- Simplified National (for turnover up to R$ 4,8 millioner per år, med redusert sats, men med noen restriksjoner).
- Presumtivt overskudd (beskatning basert på en fast fortjenstmarge, ideell for mellomstore kontorer).
- Virksomhedsregnskab efter faktisk overskud (pålagt for høje omsætninger. Her beregnes skatterne ud fra det faktiske overskud, hvilket kan være fordelagtigt for virksomheder med lave marginer).
Inntektene til en virksomhet endrer seg ofte, og det er til og med sunt at de utvider seg, derfor bør du gjennomgå skatteregimet årlig for å sikre at bedriften din alltid betaler skattene på den mest effektive og riktige måten.
- Har du gjort en finansielle transaksjon? Registrer!
Mangelen på dokumentasjon om finansielle transaksjoner er en av hovedgrunnene til at selskaper havner i kontrollen. Skatteetaten sammenstiller bank-, skatte- og regnskapsdata for å identifisere uoverensstemmelser. Likevel, på grunn av mangel på erfaring eller kunnskap, gjør entreprenører store transaksjoner uten begrunnelse, utsteder ikke kvitteringer for mottatte betalinger eller overser kontraktene for utførte tjenester.
Det er også noen som deler opp en stor betaling i flere mindre transaksjoner for å unngå overvåkning fra Skatteetaten, bruker kontoer tilhørende tredjeparter for å flytte penger, eller gjør hyppige innskudd uten skattefaglig begrunnelse. Alle disse holdningene kan føre til tap, sanksjoner og skade på omdømmet til virksomheten din. Det er alltid bedre å planlegge de finansielle operasjonene på en strukturert måte og lagre alle dokumenter som beviser opprinnelsen og destinasjonen til de flyttede midlene.
I tillegg, oppretthold en streng kontroll over alle inntekter og utgifter, oppbevar fakturaer, kontrakter, kvitteringer for innskudd og bankoverføringer.
- Vær oppmerksom på fristene for skatteforpliktelser
Manglende overholdelse av frister for innlevering av erklæringer og betaling av skatter kan føre til bøter, renter og til og med rettslige sanksjoner. Mange bedrifter har sin økonomiske og skattemessige helse truet av forsinket betaling av Simples Nacional, unnlatelse av obligatoriske erklæringer (DCTF, ECF, DIRF) eller feil i utfyllingen av selskapets inntektsdeklarasjon. En løsning er å opprette en skattekalender, ha eksperter innen regnskap eller skatteforvaltning, og bruke automatiseringsverktøy for å planlegge betalinger og innleveringer, slik at du ikke trenger å bekymre deg for glemte oppgaver.
Hvis du tar disse forholdsregler og holder alt i orden med din skattekontroll, vil virksomheten din alltid ha en bærekraftig vekst, uten hodepine med Skattevesenet og fri for administrative eller til og med rettslige sanksjoner. Benytt begynnelsen av året til å gjennomgå alle dine strategier og diagnostisere risikoenivået i økonomien til din bedrift eller advokatkontor.
