Etter hvert som den digitale transformasjonen utvikler seg, blir integrasjonen av kunstig intelligens (KI) og automatisering avgjørende for dokumenthåndtering. Disse teknologiene lover ikke bare å revolusjonere måten organisasjoner håndterer informasjon og prosesser på, men tilbyr også en rekke fordeler som spenner fra forbedret nøyaktighet og effektivitet til å oppnå verdifulle innsikter for beslutningstaking. Avanserte AI-algoritmer, for eksempel, er i stand til å identifisere mønstre og anomalier i dokumenter, og optimalisere revisjons- og samsvarsprosesser.
Med optimistiske prognoser fra markedsanalytikere forventes det, at op til 2027 vil 75 % af de store virksomheder over hele verden, herunder Brasil, implementere AI for at forbedre dokument- og informationsstyring. I denne raske teknologiske utviklingen får informasjonssikkerhet og regulatorisk samsvar også økt oppmerksomhet, med økende investeringer i robuste løsninger for å beskytte dokumentariske eiendeler mot cybertrusler og sikre personvernet til dataene. Sei hvilke hovedtrender som vil prege dokumenthåndteringen i 2025:
Kunstig intelligens: revolusjon innen dokumenthåndtering
Kunstig intelligens og maskinlæring er stadig mer integrert i dokumenthåndteringssystemer. Disse teknologiene gjør det mulig å analysere store mengder data og trekke ut verdifulle innsikter som støtter beslutningstaking. For eksempel er AI-algoritmer i stand til å identifisere mønstre og anomalier i dokumenter, noe som forbedrer nøyaktigheten og effektiviteten i revisjons- og samsvarsprosesser.
NLP-teknologier bør også gjøre søkefunksjoner mer intuitive, hjelpe brukere med å finne nøyaktige dokumenter eller informasjon de trenger – og gi umiddelbar tilgang til de mest relevante dataene.
En studie fra Gartner forutsier at, innen 2027, vil 75 % av store bedrifter over hele verden, inkludert Brasil, bruke kunstig intelligens for å forbedre dokument- og informasjonsstyring.
RPA-systemer vil fortsette sin utvidelse
Parallelt øker også automatisering av robotprosesser (RPA) i betydning. RPA-verktøy brukes til å automatisere repetitive oppgaver knyttet til dokumenthåndtering, som klassifisering, arkivering og gjenfinning av informasjon.
Dette frigjør menneskelige ressurser til mer strategiske aktiviteter og aktiviteter med høyere merverdi. Nyeste forskning fra McKinsey & Company viser at automatisering kan øke produktiviteten med opptil 40 % i brasilianske bedrifter, noe som fører til betydelige besparelser i tid og ressurser.
Fokus på personvern og datakonformitet
Informasjonssikkerhet forblir en absolutt prioritet. Med økningen i digitaliseringen oppstår nye utfordringer knyttet til databeskyttelse. Organisasjonene må sørge for at informasjonen deres er beskyttet mot cybertrusler og lekkasjer.
I Brasil, den generelle databeskyttelsesloven (LGPD) stiller strenge krav til samsvar, og bedrifter investerer tungt i sikkerhetsløsninger for å beskytte sine dokumentaktiva. Teknologier som avansert kryptografi og flerfaktorautentisering er bredt tatt i bruk for å sikre integriteten og konfidensialiteten til dokumentene.
Integrerte arbeidsflyter og digital signatur
stadig flere dokumenthåndteringssystemer er integrert med arbeidsflytsystemer og digitale signaturverktøy, noe som optimaliserer tid, tilleggssystemer og kostnader for fysisk lagring.
Disse teknologiene muliggjør også avansert dataanalyse, og tilbyr verdifulle innsikter som kan veilede strategiske beslutninger. Ved bruk av maskinlæringsalgoritmer kan selskaper forutsi trender, identifisere mønstre og anomalier, og til og med automatisere genereringen av detaljerte rapporter om ytelse og risikoer knyttet til dokumenthåndtering.
Dette forbedrer ikke bare den operative effektiviteten, men gjør det også mulig med en proaktiv tilnærming til risikohåndtering og prosessoptimalisering, og sikrer at bedrifter alltid ligger et skritt foran i et konkurransepreget marked.
Data tilgjengelig, hvor som helst
Skybaserte løsninger er essensielle for at dokumenter, arbeidsflyter og prosesser skal kunne nås fra hvor som helst – og skybaserte løsninger tilbyr fleksibilitet, skalerbarhet og sikkerhet, slik at bedrifter kan lagre og få tilgang til sine dokumenter på en effektiv måte. IDC-undersøkelsen viser at 80 % av brasilianske bedrifter allerede bruker eller planlegger å bruke skytjenester for dokument- og informasjonsstyring i de kommende årene
Enkelte løsninger for hver bedrift
Tilpasningen av dokumenthåndteringstjenestene blir også viktig. Løsningene må være tilpassbare til de spesifikke behovene til hver organisasjon, med hensyn til bransje, bedriftens størrelse og de særegne aspektene ved interne prosesser.
Skreddersydde dokumenthåndteringsverktøy muliggjør større operasjonell effektivitet og bedre integrasjon med andre bedriftsystemer, og gir en mer intuitiv og effektiv brukeropplevelse.
I tillegg er integrasjonen mellom systemer faktisk en av de viktigste bekymringene for beslutningstakere. Brasilske selskaper investerer i plattformer som tilbyr integrert dokumenthåndtering, og muliggjør kommunikasjon mellom ulike systemer og avdelinger. Dette eliminerer informasjonssiloer og forbedrer intern samarbeid, noe som resulterer i mer smidige og nøyaktige prosesser.
Kort oppsummert er de viktigste trendene innen dokumenthåndtering i 2025 preget av rask digitalisering, automatisering og kunstig intelligens. De nye løsninger reflekterer organisasjoners behov for å tilpasse seg et stadig skiftende forretningsmiljø. Mer enn noensinne er dokumenthåndtering en viktig del av virksomhetene – og ikke bare en tilleggshandling. Uten effektiv ledelse risikerer bedrifter å gå under i forvirrende, kostbare prosesser som overbelaster driften, og dermed tar plass fra vekst og innovasjon.
