Kjenner du til eller har du i det minste hørt om Eisenhower-matrisen? Også kjent som Kritisk-Viktig Matrise, er et tidsstyringsverktøy opprettet av den 34. presidenten i USA, Dwight Eisenhower (1890-1969), den allierte styrkes øverstkommanderende i Europa under andre verdenskrig.
Hun brukte den til å ta beslutninger og prioritere oppgaver basert på to hovedkriterier: haster og viktighet. Matrisen deler oppgavene i fire kvadranter, noe som gjør det mulig å få en klar oversikt over hvor man skal fokusere innsatsen og hvordan man kan organisere tiden mer effektivt.
Vet du noe? Jeg er sikker på at du trenger et slikt verktøy for å hjelpe deg med å organisere deg og gjøre det samme for teamet ditt. Baseret på den oprindelige matrix har jeg lavet en tilpasning, der kan overføres til de fleste menneskers virkelighed. Jeg kalte den "Prioriteringskvadratet" på grunn av den større enkelheten med å feste navnet.
Først og fremst, forstå: for å optimalisere tidsstyringen og øke produktiviteten, bør du fokusere på det som virkelig betyr noe blant de utallige oppgavene i hverdagen. Når du føler at du mister kontrollen over tiden, pust dypt og vurder aktivitetene dine tydelig. Pergunte-se: a tarefa atual é essencial para atingir seus objetivos? Er det noe som kan delegeres eller utsettes?
På et annet tidspunkt, list alle oppgaver og aktiviteter du må utføre. Klassifiser hver enkelt etter hast og viktighet. Ogni posizionale nei quadranti appropriati della matrice.
Matrisen hjelper med å skille ut det som virkelig krever umiddelbar oppmerksomhet fra det som kan planlegges for fremtiden eller elimineres. Mindre tid brukt på uviktige aktiviteter og mer fokus på oppgaver som virkelig betyr noe fører til mindre stress.
Firkanten for prioriteringer, som også deler oppgaver inn i fire kvadranter, er et kraftig verktøy for enhver som ønsker å forbedre sin tidsstyring ved å ta mer bevisste og balanserte beslutninger om hvordan de bruker sin tid og energi.
Når du bruker den, vil du merke en positiv endring i forholdet mellom tid og gjennomføring av oppgavene dine:
Viktig og haster:Du må gjøre denne aktiviteten i dag, fordi den har frist og er viktig for utviklingen (din og selskapets). Hvis det IKKE blir gjennomført, vil det føre til noen form for tap for deg, noen eller organisasjonen. Exemplos: quitar uma fatura ou enviar uma proposta no prazo final.
Viktig (men ikke presserende):oppgaver som må utføres så snart som mulig. De har ikke en så stram frist (som en forfallsdato på en faktura eller en juridisk anke). Når den blir utført, vil den generere noen form for mulighet eller fordel for deg, noen andre eller selskapet. Eksempler: avtale et møte med en potensiell kunde; lage en video for å promotere produktet ditt; gjennomføre en videokonferanse med leverandøren av en ny vare.
Hastere (men ikke så viktig):oppgaver med frist for I DAG (hvis de ikke utføres nå, går muligheten tapt), men som ikke er så prioriterte. Vanligvis forårsaker de ikke store tap hvis de ikke fullføres, men kan gi noen fordeler hvis de gjennomføres. Exemplos: participar de um evento de capacitação ou de uma reunião de comitê técnico.
Ikke presserende og ikke viktig:Det er oppgaver som står på listen din, men som kan vente eller kanskje til og med bli delegert eller eliminert. Exemplos: responder mensagens nas redes sociais, selecionar o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou escolher a roupa para uma festa no fim de semana.
Selv om disse forklaringer fortsetter utfordringen å motstå fristelsen til å prioritere oppgaver i kvadrant "D", som, selv om de er enkle eller hyggelige, avleder oppmerksomheten fra de viktigste oppgavene.
Som en strategi, bruk kvadranten "D" som belønning: etter å ha fullført en gruppe viktige oppgaver, ta en pause med en lettere aktivitet. På denne måten opprettholder du produktiviteten mens du nyter øyeblikk av ren fritid.
Mer enn en teknisk ferdighet, krever tidsstyring også disiplin, planlegging og en mentalitet rettet mot effektivitet og lederskap. Kan du tro!
