De de siste årene har diskusjonene om digital transformasjon hatt en fremtredende plass i nesten alle sektorer, fra små familiebedrifter til store multinasjonale selskaper. Det snakkes om automatisering, kunstig intelligens, bruk av skybaserte plattformer og disruptive forretningsmodeller som prioriterer bruk av data.
Imidlertid, når vi ser nærmere etter, innser vi at mange av disse initiativene, selv om de er viktige, ender opp med å bli implementert på en delt måte, det vil si at hver avdeling prøver å løse sine egne krav på en isolert måte. Dette reiser et grunnleggende spørsmål: kan vi si at vi allerede har nådd en æra der alle bedriftsprosesser er effektivt digitalisert?
For å få en bedre forståelse av den nåværende situasjonen, er det nødvendig å skille mellom den egentlige digitale transformasjonen og digitaliseringen av prosesser fra start til slutt. Den første er knyttet til adopsjon av teknologier som på en måte moderniserer organisasjonen og bringer betydelige forbedringer, som automatisering av markedsføring eller bruk av verktøy for dataanalyse. Den andre krever en systemisk forståelse, som kan samle arbeidsflytene mellom ulike sektorer og skape en sammenhengende og 100 % digital prosesskjede.
Det store spørsmålet her er at digital transformasjon ofte blir sett på som et stort paraply, men hvis det ikke gjøres en innsats for å integrere disse løsningene, kan resultatet bare bli en samling av "digitale silos", hvor hver avdeling opererer med isolerte verktøy uten kontinuerlig kommunikasjon med resten av selskapet. På denne måten er digitalisering av prosesser – forstått som evnen til å erstatte manuelle flyter, papirer, omarbeidelser og informasjonslucker med sikre og pålitelige digitale rutiner – fortsatt langt unna å bli en realitet for mange organisasjoner.
Digital transformasjon i silos
Det er noen som hevder at digital transformasjon i silos bare er en innledende fase. Det er normalt at avdelinger som salg, markedsføring eller IT er de første til å ta i bruk avanserte løsninger, siden etterspørselen etter teknologi i disse sektorene vanligvis er mer presserende. Imidlertid oppstår problemet når disse initiativene ikke kommuniserer og ikke følger en strategisk vekstplan. Det er som å ha en avansert motor i en bil med slitte dekk: den mest moderne delen garanterer ikke at hele kjøretøyet vil fungere bra, fordi det er kritiske komponenter som ikke har fått riktig oppmerksomhet.
Det er veldig vanlig, for eksempel, å se selskaper investere tungt i CRM-plattformer for å forbedre kundesamarbeidet og samtidig opprettholde betalingsprosesser, fakturering eller til og med personalressurser på en manuell og uavhengig måte. Disparitetene skaper flaskehalser som til slutt kan gjøre den CRM-verktøyet ubrukelig fordi dataene ikke blir synkronisert med finansavdelingen eller den operative avdelingen. Dermed kan organisasjonen ikke ha en enhetlig oversikt over kunden eller prosessene, og bruken av data for beslutningstaking blir svekket.
Digitalisering av prosesser og integrasjon: hvorfor er dette viktig?
Tenk på et selskap som fortsatt håndterer en uendelighet av papirarbeid, hvor hver enkelt må signeres manuelt av flere instanser, deretter skannes inn og arkiveres i ulike systemer. Nå, sammenlign denne virkeligheten med en annen, hvor dokumentene allerede er digitale fra starten av og går gjennom en automatisert godkjenningsflyt, som automatisk varsler de ansvarlige på hvert trinn, lagrer tidligere versjoner og tillater elektroniske signaturer med juridisk gyldighet. I dette andre scenariet reduseres ikke bare behandlingstiden drastisk, men man oppnår også økt sikkerhet, sporbarhet og regulatorisk samsvar.
Den store fordelen med å digitalisere prosesser fra ende til annen ligger ikke bare i reduserte driftskostnader – selv om dette er en viktig faktor – men også i å skape et integrert økosystem som muliggjør raskere beslutningstaking basert på pålitelige data. Hvis hver avdeling bruker isolerte verktøy, blir det mye vanskeligere å samle inn informasjon for å generere innsikt om virksomhetens ytelse som helhet. Når prosessene er samlet, kan dataene samles inn, behandles og analyseres i sanntid, noe som åpner for prediktiv analyse som hjelper med å forutsi problemer og identifisere muligheter.
En annen stor fordel er risikoreduksjon, spesielt i en situasjon der informasjonssikkerhet og personvern blir stadig mer regulert av lover som LGPD i Brasil og GDPR i Europa. Når en prosess er digitalisert, blir det lettere å implementere krypteringspolicyer, automatisk sikkerhetskopiering og tilgangskontroll. Dette reduserer betydelig sannsynligheten for lekkasjer, tap av dokumenter og svindel. I tillegg blir det enklere å dokumentere lovgivningsmessig samsvar overfor tilsynsmyndigheter, siden alle interaksjoner er registrert og reviderbare.
Vi kan ikke glemme påvirkningen på kundeopplevelsen, både internt og eksternt. Endelige kunder verdsetter selskaper som tilbyr raske og effektive interaksjoner, uten å kreve at de fyller ut papirskjemaer eller ringer i det uendelige for å løse saker. På den annen side drar også medarbeiderne fordel av lettere arbeidsflyter som eliminerer omarbeid og håndtering av fysiske dokumenter. Dette forbedrer intern tilfredshet, produktivitet og til og med talentretensjon, fordi profesjonelle som jobber med oppdaterte teknologier har følelsen av å være en del av en innovativ organisasjon.
Veier for effektiv digitalisering og fremtidige perspektiver
En måte å se på dette scenariet er å forstå at digitalisering av prosesser bør være et bedriftsomfattende prosjekt som involverer alle ledere og ideelt sett har direkte støtte fra C-nivå (som CEOs, CFOs og CIOs).
Dette sikrer at overgangen fra analogt til digital ikke bare drives av ønsket fra en eller annen avdeling, men som en strategisk verdi som gjennomsyres hele organisasjonen. På samme måte hjelper denne top-down-støtten med å overvinne eventuelle motstandere og prioritere investeringer på en mer konsistent måte, noe som gjør det mye lettere å ta i bruk nye plattformer og metoder.
Når digitaliseringsprosessen er en del av forretningsstrategien, er det på tide å sette planen ut i livet. Det første skritt mot en effektiv digitalisering er å kartlegge hele prosesskjeden, identifisere flaskehalser, redundanser og automatiseringsmuligheter. Dette krever konsulentarbeid eller interne team som har inngående kjennskap til hver fase av virksomheten. Uten denne diagnosen risikerer man å investere i verktøy som ikke samsvarer med organisasjonens reelle behov. Deretter er det viktig å prioritere prosessene som skaper mest verdi eller som har størst innvirkning på kundetilfredsheten. Denne prioriteringen hjelper med å vise raskere resultater, og skaper en kultur av tillit og engasjement rundt digitaliseringen.
En annen viktig faktor er valget av skalerbare teknologier. Velge løsninger som tilbyr integrasjon via API-er, for eksempel, gjør det mulig for bedrifter å legge til nye moduler og funksjoner etter hvert som etterspørselen øker. På denne måten unngås problemet med å skape nye "digitale øyer" som igjen ikke kommuniserer med hverandre. I tillegg må man nøye se på datainfrastrukturen, og sørge for at det finnes standarder for lagring og styring av informasjonen. Uten disse omsorg kan selskapet ende opp med en enorm mengde data som ikke gir noen intelligens til virksomheten.
Den kulturelle endringen kan heller ikke overses. Effektiv digitalisering krever at ledere og ansatte forstår fordelene ved denne transformasjonen, forlater mentaliteten "vi har alltid gjort det slik" og er villige til å lære kontinuerlig. Å investere i opplæringsprogrammer, workshops og intern kommunikasjon er avgjørende for å bryte barrierer og fremme engasjement. I tillegg anbefales det å ha kontinuerlig overvåkning av målinger som viser verdien av endringene, som reduksjon i tid i bestemte prosesser, ressursbesparelser og økt kundetilfredshet. Disse indikatorene gir konkrete bevis på at den valgte veien gir mening.
Når det gjelder fremtidsutsiktene, er det verdt å merke seg at digitalisering av prosesser bare er grunnlaget for enda mer transformerende innovasjoner. Siden bedriften har fullt digitale flyter, kan den utforske løsninger innen kunstig intelligens, robotisert prosessautomatisering (RPA) og prediktiv analyse. Med AI, for eksempel, er det mulig å automatisere komplekse oppgaver og til og med lage systemer som er i stand til å ta beslutninger basert på maskinlæringsalgoritmer. En RPA kan håndtere store volumer av repetitive oppgaver, og frigjøre medarbeidere til mer strategiske funksjoner. Den forutsigende analysen gjør det mulig å forutse trender og atferd, noe som gjør at selskapet kan være proaktivt i stedet for reaktivt.
Den fullstendige digitaliseringen av prosesser åpner også vei for nye forretningsmodeller. Bedrifter som tidligere var avhengige av manuelle prosesser for å samhandle med kunder og leverandører, kan ved digitalisering skape helt nye produkter og tjenester rettet mot digitale opplevelser. Dette skaper konkurransefordeler og kan til og med tillate inngang til globale markeder, spesielt når den teknologiske infrastrukturen er klar til å skalere og møte krav fra ulike regioner. For eksempel har netthandelen eksplodert de siste årene akkurat fordi verdikjeder i stor grad har blitt digitalisert, og går langt utover bare å lage en nettside for salg: det involverer integrasjoner med logistikk-, betalings-, dataanalyse-, automatisert markedsføring og kundeservice systemer.
Kort sagt er svaret på spørsmålet "har vi allerede nådd denne fasen av digitalisering av prosesser?" fortsatt "det kommer an". Det finnes selskaper som allerede har gjort betydelige sprang og kan være stolte av å ha en nesten fullt integrert verdikjede. Andre er fortsatt i startfasen, fanget i fragmenterte rutiner og avdelingssiloer. Faktoren er imidlertid bevisstheten om at markedet ikke vil vente på de som er forsinket. Konkurranseevne, effektivitet og til og med bærekraften til en virksomhet går hånd i hånd med evnen til å digitalisere prosesser på en omfattende og integrert måte. Dermed er digitalisering mer enn en trend, det slutter å være et valg og blir en forpliktelse for de som ønsker å lykkes i en verden som stadig preges av innovasjon og endringens hastighet.
