Black Friday is voor veel bedrijven een van de beste verkoopperiodes van het hele jaar. Tegelijkertijd brengt de toename van de vraag bijzondere uitdagingen met zich mee, ook met betrekking tot fiscaal beheer. Bepaalde problemen uiteindelijk verstoren de operatie of hebben zelfs grotere gevolgen voor het bedrijf, zoals boetes en boetes.
Dat is wat Hugo Ramos, CEO van sukkel, Nationale referentie in oplossingen voor elektronische belastingdocumenten (DF-E) en andere digitale belastingeisen. “Elk jaar merken we enkele veelgemaakte fouten op die van invloed zijn op bedrijven uit alle segmenten, zowel in de e-commerce Zoals in fysieke winkels. Door voorbereid te zijn op deze situaties, kunnen ze voorkomen dat ze naar grotere problemen klimmen”, legt hij uit.
Zo selecteerde de professional de belangrijkste belastingnederlagen die van invloed kunnen zijn op bedrijven op de Black Friday 2024 en wat te doen om de bijbehorende risico's te verminderen. Bekijk het hieronder:
- Dubbele facturen
Of het nu gaat om problemen met de verbinding of verwerking van SEFAZ of zelfs door interne instabiliteit in het systeem van de Vennootschap, het is mogelijk dat herhaalde belastingdocumenten kunnen worden gegenereerd.
“Als er een duplicaat is, is de fiscale afsluiting anders dan de financiële afsluiting, wat onnodige belastingen voor belastingen veroorzaakt. Als de belastingberichten deze fout niet in geautoriseerde facturen identificeert, zal het genereren van de Notes door het ERP bovendien onjuist zijn, wat resulteert in boetes en boetes voor het niet betalen van belastingen of door het weglaten van gegevens”, details Hugo.
Om de hoofdpijn te voorkomen, is het de moeite waard om een gespecialiseerd belastingsysteem te hebben dat de dubbelhartigheid van biljetten kan controleren en het bestaan van herhaalde gegevens kan controleren, en vervolgens ongeldige documenten kan annuleren. Daarnaast is het ook belangrijk om de controle van geautoriseerde elektronische belastingdocumenten te waarborgen, om ervoor te zorgen dat de financiële en fiscale afsluiting zonder fouten zal worden uitgevoerd. Hiermee zal de verplichting om nota's te geven consistent zijn en het risico van beoordeling worden verminderd.
Bovendien is een andere directe impact van dubbelhartigheid op voorraadbeheer. Met een onjuiste voorraad kan het bedrijf te maken krijgen met fiscale en logistieke problemen, zoals verkeerde bestellingen, vertragingen in de levering en onvoldoende aankoopplanning.
- Onmogelijkheid van communicatie met Sefaz
Communicatiefouten tussen het belastingstelsel en SEFAZ zijn een probleem op zich, omdat ze de tijd voor het uitgeven van de factuur en het sluiten van elke verkoop kunnen verlengen. In een watervaleffect moeten klanten die in de kassier-wachtrij staan, langer wachten om te worden bediend, wat vooral gecompliceerd is in het Black Friday-seizoen.
Om dit te voorkomen, is het belangrijk om de beschikbaarheid van SEFAZ te controleren, die wordt geautomatiseerd door bepaalde fiscale beheersystemen. Velen hebben ook een functionaliteit die spontaan de momenten identificeert waarop het nodig is om de noodmodus te betreden of te verlaten, waarin de uitgifte niet onmiddellijk is: de klant ontvangt een notitie die nog niet geldig is totdat de communicatie met SEFAZ is hersteld.
“Met het juiste gereedschap wordt de uitgifte van onvoorziene omstandigheden automatisch geactiveerd wanneer dat nodig is. Bij het opnieuw opzetten van de communicatie met SEFAZ moet de belastingberichtsoftware in staat zijn om de dubbele plukken opnieuw te verwerken, te identificeren en de autorisatie te vragen van alle belastingcoupons die in dit formaat zijn uitgegeven”, aldus de CEO.
- noodprobleem
Ondanks het oplossen van een probleem, kan uitgifte van onvoorziene omstandigheden anderen veroorzaken. Met een groot aantal biljetten kan het moeilijk zijn om het aantal uitgegeven en afgewezen documenten te beheren. Het bedrijf kan dus de deadline missen om het naar Sefaz te sturen.
De klant kan bijvoorbeeld de notitie op SEFAZ opvragen en deze niet vinden, omdat de toegangssleutel nog niet is gevalideerd. De consument heeft dan ook de mogelijkheid om ProCon te activeren. Om dit soort risico's te voorkomen, is het daarom noodzakelijk om tijdens de herverzending na de onvoorziene gebeurtenis op te letten, om de afgewezen biljetten te identificeren.
“Nogmaals is dit een functie die wordt vergemakkelijkt door geavanceerde fiscale beheersystemen. Het is ook de moeite waard om de XML van alle biljetten, inclusief die in onvoorziene omstandigheden, te behouden om de verkoop en poging tot uitgifte vast te leggen”, stelt Hugo voor.
- NCM fout op factuur
De gemeenschappelijke Mercosur-nomenclatuur (NCM) heeft tot doel de productbelasting te controleren en te identificeren. Onjuiste NCM-gegevens bij het invullen van de notitie kunnen leiden tot afwijzing van de uitgifte en autorisatie van de uitgifte met de verkeerde code, wat leidt tot onjuist betaalde belastingen. Als er een fout in de code wordt gevonden, controleren de belastingdiensten de laatste inzendingen en brengen ze het tariefverschil in rekening met boetes en rente.
Daarom is het essentieel om de registratiebasis van de NCM-codes die het bedrijf in zijn dagelijks leven gebruikt, bij te werken. Als de NCM niet bestaat, zal de factuur ook problemen ondervinden en worden afgewezen. Daarom is het noodzakelijk om op de hoogte te zijn van de classificaties van de goederen om dit soort storingen te voorkomen.
“In dergelijke situaties, als de handelaar een product met de onjuiste NCM-code ontvangt, moet hij de juiste code doorgeven aan zijn leverancier, om belastingaanslag te voorkomen”, besluit Ramos.
Het is vooral belangrijk om erop te wijzen dat het met de aanzienlijke toename van de verkoop op de BF erg belangrijk is dat het systeem veerkrachtig is of dat het snel hoog volume kan verwerken. Dit is essentieel om een efficiënte werking en verkoopsucces te garanderen. Tijdens deze periode neemt het volume van de transacties exponentieel toe, waardoor het systeem deze vraag moet kunnen aanpakken zonder afbreuk te doen aan de prestaties of onderbrekingen te veroorzaken. Zo voorkomt u vertragingen bij leveringen, wachtrijen bij de kassier en natuurlijk ontevredenheid van klanten.
