Het delegeren van taken maakt deel uit van de routine van executives in leidinggevende functies. Het is een houding die bijdraagt aan de verbetering van de competentie van het team en zelfs helpt om de medewerkers gemotiveerd te houden. Echter, voor velen blijft het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden aan anderen nog steeds een grote uitdaging. Een studie van de State of the Global Workplace 2023 van Gallup, uitgevoerd onder meer dan 1.400 executives in de Verenigde Staten, heeft vastgesteld dat driekwart van de ondervraagden moeite heeft met delegeren.
Voor Rodrigo Magalhães, partner bij EXEC, raken veel CEO's betrokken bij operationele kwesties vanwege redenen die kunnen variëren van gebrek aan vertrouwen, moed tot een flinke dosis perfectionisme. Vertrouwen is een belangrijk element bij het delegeren van taken en heeft een sterke connectie met moed. Om op iemand anders te kunnen vertrouwen, moet die persoon de durf hebben om enkele beslissingen en acties over te dragen aan zijn directe en indirecte team.
Voor Magalhães betekent delegeren niet noodzakelijk dat de activiteit niet zal worden gecontroleerd. Zelfs als de CEO een taak, functie of activiteit opdraagt, moet deze worden gemonitord zodat hij op de hoogte kan blijven van wat er gebeurt.
Bovendien kan de moeilijkheid bij delegeren volgens hem ook verband houden met de persoonlijke eigenschappen van de professional, zoals centralistisch en perfectionistisch zijn.
De moeilijkheid om te delegeren kan enkele negatieve gevolgen hebben, niet alleen voor de professional, maar ook voor het bedrijf. Onder de punten die Rodrigo in dit opzicht benadrukt, staan het ontbreken van een langetermijnvisie, het gebrek aan aandacht voor wat er op de markt gebeurt, en het ontbreken van focus op de macrodoelstellingen. De CEO die zich te veel richt op de dagelijkse gang van zaken heeft minder tijd om na te denken over innovatie, transformatie en de toekomst. Hij verliest veel door niet naar buiten te kijken, door niet op de markt te letten, en door geen aandacht te besteden aan de bredere doelen van de organisatie, die de grote transformatieve acties omvatten die helpen om de koers van het bedrijf te veranderen.
Kan AI het vermogen van een CEO om te delegeren schaden?
De komst van Kunstmatige Intelligentie (KI) bracht enkele zorgen op de markt dat de technologie bepaalde functies zou kunnen vervangen en voor sommigen de angst om taken of functies uit handen te geven nog verder zou kunnen versterken. Volgens een onderzoek uitgevoerd door ADN Digital in enkele landen, zijn CEO's bang om vervangen te worden door machines – 43% van de ondervraagden bevestigde dat ze dat gevoel van onzekerheid hebben. Ik heb onlangs deelgenomen aan een forum in Londen dat dit onderwerp ter discussie stelde. Sommige elementen in die richting zijn nog niet geëvolueerd, vooral wat betreft de waardebeoordeling, dat wil zeggen dat de AI nog niet duidelijk weet wat goed en fout is, benadrukt Rodrigo.
De partner van EXEC stelt gerust en informeert dat AI geen CEO zou moeten vervangen, omdat het niet in staat is een belangrijk attribuut voor besluitvorming te bieden: intuïtie.Voor het nemen van beslissingen ligt het laatste woord nog steeds bij een mens, die zich verbindt aan een informatie, actie, diagnose of oplossing, en AI gebruikt als ondersteuning bij de beslissing.
Magalhães wijst er ook op dat AI de CEO kan helpen op verschillende gebieden, zoals bij het nemen van beslissingen, het bieden van inzichten en marktanalyses, en het ondersteunen bij het formuleren van bedrijfsstrategieën op basis van trends en bijgewerkte gegevens. Daarnaast kan het de zakelijke communicatie verbeteren door te helpen bij het schrijven en reviseren van bedrijfsdocumenten, zoals rapporten, belangrijke e-mails, toespraken en mededelingen, en bijdragen aan tijdbeheer, benadrukt hij. Volgens het onderzoek van ADN geeft 45% van de executives aan dat ze beslissingen nemen op basis van gegevens en informatie met behulp van ChatGPT.
De partner van EXEC benadrukt ook dat AI kan dienen als ondersteuning bij het genereren van creatieve ideeën voor de ontwikkeling van nieuwe producten, diensten of marketingstrategieën, evenals het creëren van educatief materiaal en het leveren van gepersonaliseerde inhoud voor de training van teams of individuele professionele bijscholing. “ChatGPT, bijvoorbeeld, heeft veel informatie en een uitgebreide database, wat belangrijk is om te kunnen begrijpen wat de markt doet, naast het vergemakkelijken van het creëren van inhoud voor training en opleiding van medewerkers,” benadrukt hij.
Volgens de partner van EXEC kan de CEO die zich niet overgeeft aan AI marktaandeel verliezen.
Hoe kun je meer delegeren en strategischer te werk gaan?
In een tijd van grote veranderingen in de markt, gaf Rodrigo vijf tips om CEO's te helpen de operationele routine los te laten en strategischer te werk te gaan.
- Heb een goede "N1". Het is belangrijk dat hij omringd wordt door goede leiders onder hem, zoals vice-presidenten, directeuren en managers die operationele kwesties kunnen aanpakken. Ze moeten zeer bekwaam zijn zodat de CEO op hen kan vertrouwen.
- Maak routines om de bredere doelen te monitoren. Dit omvat ook het vaststellen van enkele managementrituelen zodat de CEO zich niet te ver verwijderd voelt van de dagelijkse activiteiten.
- Gebruik de technologie om bij te houden wat er gebeurt. "Maar dat betekent niet dat de leider in alle e-mails, berichten moet worden gekopieerd, of in alle WhatsApp-groepen moet zitten," waarschuwt hij.
- Oefen dagelijks het delegeren en vraag jezelf voortdurend af. Het is een gedrags oefening, waarbij mensen beslissingen laten nemen en het niet centraliseren van het beheer vermijden.
Voor Magalhães is de rol van de CEO het leiden van het team, het bepalen van strategieën en het nemen van beslissingen die creativiteit, zakelijk inzicht en empathie vereisen. "Het is door te delegeren dat de leider het beste uit zijn teams kan halen en strategisch personeelsbeheer kan uitoefenen," concludeert hij.
