Met Black Friday voor de deur moeten de detailhandel en e-commerce extra opletten om het fiscaal beheer op orde te houden. Tijdens deze periode nemen de financiële bewegingen en het volume van transacties toe, waardoor de behoefte om meer aandacht aan fiscale verplichtingen te besteden groter wordt.
“Fouten bij het berekenen van belastingen, vertragingen bij het uitgeven van documenten en een trage belastingstroom leiden tot het niet nakomen van deadlines en verplichtingen, wat kan resulteren in boetes en een verminderde cashflow, iets ongunstigs in een tijd waarin bedrijven zich richten op het profiteren van piekconsumptie met de grootst mogelijke wendbaarheid en assertiviteit bij hun lanceringen”, zegt hij.Adriana Karpovicz, directeur Key Account Sales bij Qive, eenplatformverantwoordelijk voor het beheren van fiscale documenten van meer dan 150.000 bedrijven in Brazilië.
Om ondernemers te helpen bij dit scenario, heeft de specialist acht essentiële tips verzameld waarmee u het belastingbeheer van uw bedrijf kunt verbeteren en ervoor kunt zorgen dat uw bedrijf niet alleen succesvol is in de verkoop, maar ook financieel gezond blijft.
- Kom vooruit in belastingorganisatie
De periode voorafgaand aan Black Friday is interessant om te bekijken hoe de fiscale organisatie van het bedrijf is geregeld. Het is belangrijk om rekening te houden met de bijzonderheden van Black Friday, zoals kortingen en promoties, die de belastinggrondslag kunnen beïnvloeden. Voor kleinere bedrijven is dit nog crucialer, aangezien de marge voor fouten en onverwachte financiële gebeurtenissen mogelijk meer impact heeft op de resultaten.Het is belangrijk om te controleren of de beheersystemen voorbereid zijn op de toename van het verkoopvolume en of de fiscale informatie correct is. Een korte training voor het team om om te gaan met de toenemende vraag en correct facturen te versturen, kan ook positief zijn. Het bijhouden van de fiscale documentatie, zoals in- en uitgaande facturen, maakt het ook gemakkelijker om facturen uit te geven en de belastingen te berekenen.
- Houd de huidige wetgeving in de gaten
De fiscale regels kunnen in de loop van het jaar veranderen, en op de hoogte blijven is essentieel. Volg veranderingen die van invloed kunnen zijn op de belasting op online of fysieke verkopen tijdens Black Friday. Kleine bedrijven en e-commerce moeten speciale aandacht besteden aan veranderingen in belastingen zoals de ICMS en ISS, die per regio kunnen variëren.
- Let op de termijnvoorwaarden en belastingen
Het aanbieden van betalingsregelingen is gebruikelijk tijdens Black Friday, maar het is belangrijk om te onthouden dat de belastingen worden geheven bij het uitgeven van de factuur, ongeacht de betaling op afbetaling. Daarom is het belangrijk om de kasstroom in de planning te overwegen, zodat de financiële gezondheid van het bedrijf niet wordt aangetast door langlopende betalingen.
- Versterk de documentatie en archivering
Organiseer alle fiscale documenten die in deze periode zijn gegenereerd: facturen, bonnetjes en betalingsbewijzen van belastingen. Dit vergemakkelijkt de rapportage en toekomstige audits. Voor KMO's, die vaak met kleine teams werken, kan deze organisatie juridische complicaties en herwerk voorkomen.
- Interne audits uitvoeren
Voor de start van Black Friday, overweeg interne audits uit te voeren om fiscale processen te herzien en ervoor te zorgen dat er geen openstaande zaken of fouten zijn die tot boetes kunnen leiden. Deze zorg is nog relevanter voor fysieke detailhandelbedrijven, die gedurende de periode vaak te maken hebben met een grote hoeveelheid fiscale documenten. Creëer processen voor een efficiënte voorraadcontrole en voorkom zo belastingproblemen. Zorgen dat de producten correct geregistreerd zijn, is essentieel om verschillen in de belastingberekening te voorkomen. Houd de voorraad up-to-date en volg de in- en uitgaande goederen om de facturering af te stemmen op de werkelijke voorraad.
- Plan uw cashflow nauwkeurig
Een stijging van de Black Friday-verkopen is een kans om de kas te vergroten, maar de belastingen kunnen een deel van dit resultaat opslokken. Houd een duidelijke voorspelling van de te betalen belastingen in de komende maanden, om verrassingen te voorkomen en een positief saldo te garanderen na de promotieperiode.
- Profiteer van belastingvoordelen en belastingregelingen
Zoek naar en profiteer van mogelijke fiscale voordelen die uw bedrijf tijdens Black Friday kunnen ten goede komen. Kleine bedrijven die kiezen voor het Simples Nacional, bijvoorbeeld, kunnen profiteren van een vereenvoudigd belastingregime, terwijl grote detailhandelaren kunnen zoeken naar staats- of federale incentives om de belastingdruk te verlichten.
- Gebruik van technologieën voor belastingbeheer
Het adopteren van technologieën is cruciaal om een efficiënte fiscale administratie te waarborgen. Digitale tools, zoals managementsoftware, automatiseren processen zoals het uitgeven van facturen, het berekenen van belastingen en voorraadbeheer, waardoor de mogelijkheid van fouten, het missen van betalingsdeadlines en het uitgeven van facturen met onjuiste informatie vrijwel wordt geëlimineerd. Bovendien helpen geïntegreerde e-commerce- en betalingsplatforms bij het realtime monitoren van verkopen, waardoor wordt gegarandeerd dat alle operaties voldoen aan de fiscale vereisten. Het gebruik van technologieën vereenvoudigt het beheer en vermindert handmatige fouten, waardoor de ondernemer zich kan richten op verkoopstrategieën tijdens Black Friday.
