Micro-, kleine en middelgrote ondernemingen (MKB's) besteden 21,47 uur per week aan het beheer van uitgaven — het equivalent van meer dan 2,5 werkdagen van een werknemer, gebaseerd op een werkdag van 8 uur.Deze gegevens zijn ingevoerd in de“Overzicht van Corporate Expense Management in Brazilië – editie 2025“, ongekend onderzoek uitgevoerd doorEenvoudige rekening, Brazilië's toonaangevende platform voor bedrijfskostenbeheer, enVisa, wereldleider in betalings technologie. De studie biedt een gedetailleerd overzicht van de huidige stand van zaken over hoe bedrijven hun financiën beheren en de obstakels waarmee ze worden geconfronteerd.
Bij 46% van deze bedrijven ligt de taak bij de eigenaren of partners, waardoor de beschikbare tijd voor strategische activiteiten wordt beperkt. Bij microbedrijven stijgt dit percentage naar 59%.Voor de CEO en medeoprichter van Conta Simples, Rodrigo Tognini, is dit cijfer nog steeds zeer indrukwekkend en benadrukt het hoe Braziliaanse MKB's hun financiën op een traditionele en ouderwetse manier beheren, vooral omdat in veel bedrijven de eigenaren of partners zich bezighouden met deze activiteit, tijd die anders aan meer strategische functies besteed had kunnen worden.
"De studie maakte duidelijk dat het gebrek aan goede organisatie, controle en beheer van financiën een barrière en knelpunt vormt voor de groei en ontwikkeling van MKB's. Dit komt omdat de manier waarop het wordt gedaan nog steeds lijkt op decennia geleden, zonder de juiste tools en oplossingen om deze reizen te benutten. We begrijpen dat bedrijven met meer gestructureerd en geoptimaliseerd management hun leiderschap kunnen vrijmaken om zich te concentreren op wat er echt toe doet: bedrijfsgroei", zegt Tognini.
De directeur van Visa, Juliana Amoroso, benadrukt dat een van de kostbaarste bezittingen van bedrijven vandaag de dag het beheer van de tijd is, en dit is een groot probleem voor ondernemers van kleine, middelgrote en microbedrijven, die uiteindelijk functies en werkuren accumuleren. "Door innovatieve oplossingen te implementeren, kunnen deze ondernemers repetitieve processen automatiseren, menselijke fouten verminderen en waardevolle tijd vrijmaken die kan worden besteed aan strategische activiteiten die essentieel zijn voor de ontwikkeling van het bedrijf," vertelt hij.
Financieel beheer binnen handbereik – letterlijk
Een flexibel en efficiënt management bevordert meer controle, veiligheid en staat assertievere beslissingen toe bij de toewijzing van middelen, iets wat onmogelijk is voor 39% van de MKB-bedrijven, die nog steeds handmatige hulpmiddelen gebruiken, zoals notitieboekjes, om hun uitgaven te beheren –Ongeveer 7,5 miljoen van de 21,8 miljoen actieve bedrijven.De microbedrijven (45%) maken het meest gebruik van ongeschikte oplossingen, gevolgd door de kleine bedrijven met 36% en de middelgrote bedrijven met 28%. Deze verouderde methode veroorzaakt meer hoofdpijn dan oplossingen, omdat ze te veel tijd kost en de kans op fouten vergroot, wat de operationele efficiëntie in gevaar brengt.
Volgens de enquête zijn spreadsheets de meest gebruikte tool door Braziliaanse bedrijven voor het beheer van uitgaven (65%), met ook een opvallend gebruik van apps en bankafschriften (52%). De belangrijkste redenen voor de weerstand tegen het gebruik van gespecialiseerde oplossingen zijn gewoonte (45%), de perceptie van hoge kosten (44%) en het niet nodig vinden (38%).
Onder de bedrijven in Noord en Noordoost was het aantal geïnterviewden dat aangaf "het gemakkelijker te vinden om het beheer te doen op de manier waarop ze gewend zijn" groter, respectievelijk 70% en 67%. De bedrijven die beweerden dat ze geen platform nodig hadden, waren het grootst in het zuiden, met 55%.Wanneer gevraagd naar de factoren die de implementatie van beheersplatforms zouden kunnen stimuleren, wezen de antwoorden op de kosten-batenverhouding (49%), gevolgd door eenvoudige taal (39%) en toegankelijke ondersteuning (36%).
“Technologie is niet langer een luxe, maar een noodzaak. Efficiënt uitgaven beheren is de sleutel tot het succes van elke strategie. Met financiële managementsoftware kunt u automatisch bedrijfsuitgaven categoriseren, gegevens in realtime analyseren, budgetten nauwkeurig beheren en aangepaste rapporten genereren. Deze voordelen maken het niet alleen mogelijk om processen te stroomlijnen, maar verminderen ook aanzienlijk het risico op fouten en bieden inzichten voor meer strategische en flexibele besluitvorming,” legt Taeli Klaumann, CFO van Conta Simples, uit.
Persoonlijke en zakelijke financiën op dezelfde kaart hebben invloed op het bedrijfsbeheer
Een andere factor die de efficiëntie van de dagelijkse werkzaamheden kan beperken, is het gebruik van de persoonlijke creditcard voor zakelijke uitgaven. De enquête wijst uit dat16% van de Braziliaanse MKB-bedrijven (ongeveer 3,5 miljoen bedrijven)hebben nog steeds deze gewoonte, een praktijk die niet alleen de financiële organisatie in gevaar brengt, maar ook de geloofwaardigheid van het bedrijf bij leveranciers en financiële instellingen schaadt, waardoor de toegang tot bedrijfskrediet wordt bemoeilijkt.
De bedrijven die kiezen voor zakelijke creditcards rapporteerden voordelen zoals het elimineren van bureaucratische processen, het registreren van facturen, het aanvragen van terugbetalingen en het afleggen van verantwoording. De voorkeur voor het gebruik van creditcards bij bedrijven wordt gerechtvaardigd door attributen zoals gespreide betaling en betalingsvoorwaarden (52%), financiële organisatie (22%) en gemak (16%).
De directeur van Visa Brasil merkt op dat de cijfers de belangrijkheid onderstrepen van investeren in een professionelere financieel beheer. Het is essentieel dat bedrijven persoonlijke financiën scheiden van zakelijke financiën om complicaties te voorkomen en meer controle en transparantie in het financieel beheer te garanderen. Met de invoering van zakelijke kaarten kunnen ondernemers en medewerkers profiteren van voordelen zoals vereenvoudiging van processen, efficiëntie in de operaties en een grotere controle over de financiën. Dit transformeert de B2B-betaalstromen, verbetert de efficiëntie en biedt een soepelere en veiligere betaalervaring voor MKB's door heel Brazilië.
Toch wijst het onderzoek uit dat er ruimte is voor een grotere penetratie van zakelijke creditcards in de markt, aangezien 5 van de 10 bedrijven die creditcards gebruiken, slechts 1 of 2 eenheden beschikbaar hebben voor personeel. Dit kan een beperkende factor zijn voor de efficiëntie van de dagelijkse bedrijfsvoering.
De kosten van desinformatie
Al deze gegevens leveren een nog alarmerender getal op:100% van de ondervraagde bedrijven begrijpt de betekenis van “kostenbeheer” niet volledigTerwijl sectoren zoals verkoop en marketing platforms hebben voor automatisering en analyse, is de financiële sector vaak afhankelijk van generieke oplossingen die niet aan hun specifieke behoeften voldoen. Het resultaat is een financieel beheer dat jaren verwijderd is van de andere afdelingen van het bedrijf.
De CEO van Conta Simples verheldert de twijfel: “Expense management is het proces van het plannen, monitoren en controleren van de uitgaven van, in dit geval, een bedrijf om ervoor te zorgen dat financiële middelen efficiënt en in lijn met vastgestelde doelstellingen worden gebruikt. Het is een beweging die het identificeren van uitgaven, het categoriseren ervan, het analyseren van consumptiepatronen, het maken van budgetten en het implementeren van tools of strategieën om uitgaven te optimaliseren en verspilling te voorkomen omvat”, vat hij samen.
Bekijk de volledige studie over Conta Simples en Visa hier.
