De zorgen van bedrijven over corporate governance zijn toegenomen — volgens onderzoek van het Braziliaanse Instituut voor Corporate Governance (IBGC) in 2024 toonde de private sector een gemiddelde naleving van 66% van de aanbevolen praktijken volgens de Braziliaanse Code voor Corporate Governance, een stijging van 1,6 procentpunt ten opzichte van 2023. Overheidsbedrijven en beursgenoteerde bedrijven wijzen ook op een constante groei.
Desalniettemin belemmeren enkele gemeenschappelijke factoren nog steeds een goede governance, volgens Andréa Migliori, CEO van deWorkhub DigitaalHR Tech oplossingen voor bedrijfsportalen. De pijlers van governance zijn rechtvaardigheid, transparantie, integriteit, duurzaamheid en verantwoording. Voor al deze aspecten is communicatie essentieel, en helaas zijn er veel uitdagingen op dit gebied binnen bedrijven van alle sectoren, legt hij uit.
Een CEO illustreert met de meest gebruikte methoden voor het verzenden van informatie binnen organisaties: e-mails en WhatsApp. Hoewel ze zeer nuttige en wijdverspreide hulpmiddelen zijn, brengen ze beide risico's en vertragingen met zich mee die de communicatie van het bedrijf kunnen beïnvloeden.
Het eerste negatieve punt dat naar voren wordt gebracht, is de organisatie en toegang tot de segmentatie van de informatie. Met gesprekken en documenten verspreid over honderden e-mails of WhatsApp-groepen wordt het erg moeilijk om te identificeren wie wat heeft gezegd en wanneer. Dit leidt er ook toe dat verschillende mensen toegang krijgen tot verschillende informatie, wat inconsistentie in besluitvorming veroorzaakt. Op zich bemoeilijkt deze situatie het dagelijks functioneren van het bedrijf en de productiviteit van de teams, maar kan ook specifieke complicaties veroorzaken tijdens de audit, die traceerbaarheid vereist.
Een ander risico is de kwetsbaarheid van de gegevens. Deelweise omdat sommige e-mailoperatoren en berichtenapps mogelijk niet de beste beveiligingscertificeringen hebben, en deels omdat decentralisatie vertrouwelijke zaken kan laten bij personen die geen toegang zouden moeten hebben, bijvoorbeeld via kopieontvangers of aanwezigheid in WhatsApp-groepen.
Andréa wijst ook op de informatieve overload als een andere veelvoorkomende moeilijkheid. "De kanaalsaturatie leidt tot verlies van tijd en focus, met teams die meer energie besteden aan proberen zich te organiseren dan daadwerkelijk te werken. Het is niet onwaarschijnlijk dat gegevens verloren gaan in dit geval, wat rechtstreeks de governancepraktijken beïnvloedt," benadrukt de professional.
Een van de belangrijkste oplossingen voor deze "chaos" is het gebruik van één enkel communicatiekanaal dat in staat is om de informatie van het bedrijf te concentreren en te organiseren, en dat de rol van "ruggengraat" van de interne communicatiestrategie vervult en veilige uitwisseling van informatie en documenten mogelijk maakt. Dit is het voorstel van intranetten en andere bedrijfscommunicatiesystemen, vooral die met geïntegreerde oplossingen zodat alles binnen hetzelfde programma wordt vastgelegd.
"Een goed systeem kan in al de behoeften van interne communicatie voorzien en ook gemak bieden tijdens de auditie, met transparantie en gebruiksgemak," legt Andréa uit. Maar ze benadrukt ook: "Het is een verandering van gereedschap net zo goed als een culturele verandering. Mensen moeten zich aanpassen en het is essentieel dat het hele team de redenen achter de vernieuwing begrijpt en het volgens de richtlijnen gebruikt," concludeert ze.
