Naarmate Black Friday nadert, bereiden retailers zich voor op een intense verkoopgolf. Naast alle zorgen over training, voorraad, marketing en andere afdelingen, is het essentieel dat er ook een efficiënte fiscale administratie plaatsvindt. Naast het bieden van een aangename ervaring voor de klanten — die mogelijk wachtrijen of betalingsproblemen ondervinden wanneer fiscale fouten zich voordoen — omvat goed management ook het zich voorbereiden op mogelijke onvoorziene omstandigheden die niet alleen afhankelijk zijn van het bedrijf.
Volgens Hugo Ramos, CEO van deOobj, nationale referentie in oplossingen voor Elektronische Fiscale Documenten (DF-e) en andere digitale fiscale eisen, kan het onjuiste uitgeven van facturen boetes veroorzaken die variëren van 10% tot 100% van de waarde van elk ervan. In tijden van hoge vraag kan dit een zorgwekkende kostenpost worden voor organisaties.
"We kunnen de impact van het fiscale gebied niet onderschatten in zulke momenten. Black Friday brengt veel kansen, maar ook risico's met zich mee. Vooral wanneer de Sefaz tegelijkertijd met een enorme hoeveelheid facturen te maken heeft," zegt de expert.
Om te helpen bij de voorbereiding op de datum, heeft Hugo vijf van de belangrijkste fiscale afkeuren opgesomd, dat wil zeggen fouten waardoor de factuur niet correct wordt uitgegeven.
Afwijzing 202: Fout bij de erkenning van de auteurschap of integriteit van het digitale bestand
Deze afwijzing duidt op een fout in de 'namespace' van het sjabloonbestand dat wordt gebruikt voor de UF, legt de CEO uit. Het gaat bijna altijd om een technische storing bij de Sefaz zelf.
De situatie lost meestal vanzelf op en het is alleen nodig om enkele minuten te wachten voordat het bestand opnieuw wordt verwerkt. Echter, als dit niet gebeurt, moet u contact opnemen met de Sefaz van de uitgevende staat.
204: Duplicaat van NF-e [nRec:999999999999999]
De fout treedt op wanneer een NF-e (model 55) of NFC-e (model 65) wordt uitgegeven met dezelfde Toegangssleutel als een reeds geautoriseerde NF-e/NFC-e. Zo wordt het notitie als dubbel beschouwd.
Het is nodig om het NF-e-nummer te wijzigen, zodat de gekozen nog niet is gebruikt, en vervolgens het document opnieuw te verzenden. "Deze fout komt veel minder voor wanneer u een goed geïntegreerd fiscaal beheersysteem gebruikt, met een bijgewerkte database, omdat er een automatische controle op mogelijke duplicatie plaatsvindt," benadrukt Hugo.
Afwijzing 210: Ongeldig btw-nummer van de ontvanger
De afwijzing betreft het uitgeven van een NF-e met een ongeldige inschrijving van de staat van de ontvanger (IE), wat vaak gebeurt door fouten in het nummer. Een IE moet tussen 2 en 14 numerieke tekens bevatten, en de positie van sommige cijfers of de controlecijfer kunnen onjuist zijn.
De oplossing is het controleren van de opgegeven Staatsinschrijving en het corrigeren van eventuele fouten. Als de IE-code begint met het cijfer 0 en wordt vastgesteld dat deze is weggelaten, moet u contact opnemen met de ondersteuning van het gebruikte ERP om het probleem te controleren. Een ander alternatief is om de IE te raadplegen die vermeld staat op de SINTEGRA-website of in het Gecentraliseerd Belastingplichtigenregister (CCC) om te bevestigen of deze geldig is.
Afwijzing 212: Uitgiftedatum later dan de ontvangstdatum
Onverenigbare data en tijden kunnen enkele minuten verschillen. Bijvoorbeeld, als het document om 15:00 uur is uitgegeven, maar de lokale tijd van de staatssefaz is 14:59 uur, kan de fout optreden. Ook moet men alert zijn op de zomertijd, legt de expert uit.
Controleer dan of de tijd op uw software gesynchroniseerd is met de tijd van de Sefaz van uw staat, die de regionale tijd gebruikt. Als uw ERP-systeem de servertijd gebruikt om de datum/tijd van uitgifte van de NF-e in te vullen, controleer dan of de server ook correct is afgestemd. Na after de correctie, hoeft u alleen de NF-e opnieuw te verzenden.
Afwijzing 365: Totaal van andere inhoudingen verschilt van de som van de items
Deze afwijzing treedt op wanneer een NF-e (model 55) of NFC-e (model 65) wordt uitgegeven en de totale waarde van andere inhoudingen afwijkt van de som van de waarden van andere inhoudingen op de items onderworpen aan ISSQN.
Hugo voegt toe: "Dit is een van de fouten die een meer technische oplossing vereisen, met wijziging in het XML-bestand van de factuur. De waarde van de totalisatie van andere inhoudingen moet worden gecorrigeerd, wat te vinden is in het veld: id – W22c."
Voor deze en andere meer specifieke situaties is het belangrijk om te kunnen rekenen op ervaren professionals op het fiscale gebied. Voor wie op zoek is naar meer antwoorden, is het ook mogelijk om de te gebruikenKennisbank van Oobj, die uitleg, voorbeelden en oplossingen biedt voor deze en honderden andere fiscale problemen. Het is een gids voor het leven, niet alleen voor Black Friday, concludeert de CEO.
