De adoptie van technologie in de buitenlandse handel wordt steeds meer een noodzaak dan een keuze en wordt steeds meer een strategische vereiste voor Braziliaanse bedrijven die handelen in import en export. Met wisselkoersschommelingen, regelgevende veranderingen en strikte documentatie-eisen blijken digitale tools bondgenoten te zijn in de zoektocht naar efficiëntie, veiligheid en snelheid.
"Wanneer we het hebben over buitenlandse handel, is de kost van een fout hoog. Onjuiste gegevens op een factuur of een slecht ingevulde fiscale classificatie kunnen leiden tot boetes, inbeslagname van goederen en contractbreuk," zegt hij.Thiago Oliveira, CEO jaSaygo, gespecialiseerd in internationale operaties. Volgens hem stelt digitalisering ons in staat om handmatige processen om te zetten in geautomatiseerde workflows, met meer controle en voorspelbaarheid.
Een van de oplossingen die door Braziliaanse bedrijven worden toegepast, is het gebruik van geïntegreerde managementplatforms, zoals Vision, een tool ontwikkeld door Saygo Tech die logistieke, financiële en regelgevende informatie in realtime centraliseert. De technologie maakt het mogelijk om zendingen te volgen, achterstallige meldingen te ontvangen, valutabeheer te controleren en operationele indicatoren te analyseren. "Het idee is om het gewicht van de handmatige routines weg te nemen en tijd vrij te maken voor meer strategische beslissingen," legt Oliveira uit.
Recente onderzoeken van de Wereldbank en de CNI wijzen uit dat de bureaucratie in de Braziliaanse buitenlandse handel gemiddeld 13 werkdagen per importoperatie in beslag neemt, het dubbele van het wereldwijde gemiddelde. De automatisering heeft deze tijd aanzienlijk verkort, naast het vergroten van de naleving van eisen van instanties zoals de Federale Belastingdienst, Siscomex en MAPA.
Drie belangrijke punten voor bedrijven die hun activiteiten willen digitaliseren:
- Mapping van kritieke processen: het identificeren van operationele knelpunten en punten die herwerk veroorzaken, zoals het uitgeven van documenten of het beheer van fiscale termijnen.
- Risicobeheer van valutarisico's en financiële risico's: de kostenanalyse integreren met geautomatiseerde valutawerkzeugen en scenarioplanning, om verrassingen door schommelingen in de dollar of euro te voorkomen.
- Integratie met leveranciers en expediteurs: platforms die realtime communicatie mogelijk maken met de betrokken actoren bij de operatie — zoals vervoerders, handelaren en terminals — verminderen informatiefouten en vertragingen.
Oliveira benadrukt ook het belang van voorspellende analyse. In plaats van alleen te reageren op de vertraging van een container, kan het bedrijf logistieke knelpunten voorspellen op basis van historische gegevens, seizoensgebonden trends en zelfs het gedrag van zakenpartners, legt hij uit. Deze meer strategische visie op de operatie zal de komende jaren waarschijnlijk aan belang winnen, naarmate de vraag naar traceerbaarheid en duurzaamheid in wereldwijde ketens toeneemt.
Voor bedrijven die nog steeds werken met gefragmenteerde processen, is de aanbeveling om de overgang te beginnen met gerichte stappen. Het is niet nodig om alles tegelijk te digitaliseren. Begin met de controle van de verzendingen, daarna het documentbeheer, en integreer de afdelingen geleidelijk. Het belangrijkste is een duidelijk beeld te hebben van de operationele winst die dit kan opleveren, concludeert Oliveira.
