Wanneer het gaat om financieel beheer, veel ondernemers richten zich onmiddellijk op kostenbeheersing. E, hoewel dit essentieel is, garant het alleen beheren van de kosten de financiële gezondheid van het bedrijf? Er is nog een even relevant aspect: ervoor zorgen dat wat is verkocht daadwerkelijk wordt ontvangen
Betalingsinconsistenties: een veelvoorkomend probleem dan het lijkt
Recentelijk, een franchisenemer in de schoenenbranche meldde een onverwachte situatie. Bij het herzien van uw operaties, merkte dat niet alle verkopen die werden gedaan op de rekening van het bedrijf werden gestort. Maar hoe was dit mogelijk? Hoewel de transacties zijn geregistreerd in het kassasysteem, de waarden verschenen niet in het betalingsrapport voor kaartbetalingen. De taak om handmatig het grote volume van dagelijkse transacties te controleren was onuitvoerbaar, haar aanmoedigen om een technologische oplossing te zoeken
Het antwoord kwam met de implementatie van een software voor kaartverzoening, die automatisch terugkerende discrepanties identificeerde tussen wat werd verkocht en wat er daadwerkelijk op de bankrekening binnenkwam. Er is ontdekt dat sommige verkopen, hoewel geregistreerd in het systeem van de winkel, stonden niet in de rapporten van de acquirers, wat betekende waarden die gewoon niet meer werden betaald
Nadat de mogelijkheid van interne problemen was uitgesloten, nauwkeurig de winkeloperaties controleren met de bonnen van de kaartmachines in de hand, de franchisehouder constateerde dat het probleem lag bij operationele tekortkomingen van de eigen acquirer
Dergelijke gevallen komen vaker voor dan je zou denken. Om een idee te krijgen, tussen 2022 en 2023, een F360, door middel van zijn functionaliteit voor kaartverzoening, heeft klanten geholpen om R$159 miljoen aan bedragen te recupereren die, op een andere manier, ze zouden verloren kunnen zijn
Automatisering: de sleutel tot het vermijden van financiële verliezen
Naast het identificeren van verkopen die niet zijn betaald, concilisatiesystemen detecteren ook onterechte kosten in de toegepaste tarieven, die kunnen afwijken van de waarden die zijn onderhandeld met de kaartmaatschappijen. Dit vertegenwoordigt een andere bron van aanzienlijke verliezen voor de winkeliers
In de detailhandel, waar het verkoopvolume hoog is, handmatige reconciliatie uitvoeren is bijna onmogelijk. De technologie, in deze context, wordt een grote bondgenoot, waardoor discrepanties snel kunnen worden geïdentificeerd en waarden niet verloren gaan in de complexiteit van de financiële stroom. Zelfs ogenschijnlijk kleine inconsistenties, hoe 0,1% van de verkopen, kunnen leiden tot aanzienlijke verliezen in de loop van de tijd. Er zijn gevallen van detailhandelaars die duizenden reais hebben terugverdiend door fouten te corrigeren die zijn ontdekt met behulp van software
Hoewel creditcards en debetkaarten als veilige betaalmethoden worden beschouwd, de winkelier moet op alle fasen van het proces letten. Dit omvat niet alleen de controle van de gerealiseerde verkopen, maar ook van de toegepaste tarieven. Franchisers, bijvoorbeeld, vaak onderhandelen ze speciale voorwaarden met de merken voor hun netwerken, maar het is cruciaal om te controleren of de afgesproken waarden correct worden aangerekend in het dagelijks leven
Financiële reconciliatie automatiseren is een onmisbare strategie. Kleine dagelijkse fouten, als ze genegeerd worden, kunnen zich ophopen en een aanzienlijke impact hebben op de jaarafsluiting. Stel je een verkeerd berekende rente voor die op elke termijn van een uitgestelde verkoop wordt toegepast: zonder een hulpmiddel om deze discrepanties te identificeren, de winkelier zou het probleem moeilijk opmerken, maar de impact op de omzet zou echt zijn
Daarom, laat geen geld wegglippen door reconciliatiefouten. In de detailhandel, elke cent telt mee, en ervoor te zorgen dat alle verkopen correct worden ontvangen, is essentieel voor de duurzaamheid van het bedrijf
