BeginArtikelenKrijgt u echt alles wat u verkoopt?

Krijgt u echt alles wat u verkoopt?

Wanneer het gaat om financieel beheer, richten veel ondernemers zich onmiddellijk op het controle van uitgaven. En, hoewel dat essentieel is, garandeert alleen het beheren van de kosten de financiële gezondheid van het bedrijf? Er is een ander even belangrijk aspect: ervoor zorgen dat wat is verkocht, daadwerkelijk wordt ontvangen.

Betalingsinconsistenties: een veelvoorkomend probleem dan het lijkt

Onlangs heeft een franchisenemer uit de schoenenbranche een onverwachte situatie gemeld. Bij het herzien van uw operaties merkte u dat niet alle uitgevoerde verkopen op de bedrijfsrekening werden gestort. Maar hoe was dat mogelijk? Hoewel de transacties in het kassasysteem waren geregistreerd, verschenen de bedragen niet op het rapport van kaartbetalingen. De taak om handmatig de grote hoeveelheid dagelijkse transacties te controleren was onhaalbaar, waardoor ze op zoek gingen naar een technologische oplossing.

De reactie kwam met de implementatie van een kaartafstemmingssoftware, die automatisch terugkerende discrepanties identificeerde tussen wat werd verkocht en wat daadwerkelijk op de bankrekening werd gestort. Het werd ontdekt dat sommige verkopen, hoewel geregistreerd in het systeem van de winkel, niet in de rapporten van de adquirenten stonden, wat betekende dat bedragen simpelweg niet werden betaald.

Nadat de mogelijkheid van interne problemen was uitgesloten en de bedrijfsvoering van de winkel grondig was onderzocht met de bonnen van de pinautomaten in de hand, ontdekte de franchisenemer dat het probleem lag bij operationele fouten bij de overnemende partij zelf.

Zaken als deze komen vaker voor dan men denkt. Om een idee te krijgen, heeft F360 tussen 2022 en 2023, via zijn functionaliteit voor kaartafstemming, klanten geholpen bij het terugwinnen van R$159 miljoen aan bedragen die anders verloren hadden kunnen gaan.

Automatisering: de sleutel tot het vermijden van financiële verliezen

Naast het identificeren van niet-betaalde verkopen, detecteren reconciliatiesystemen ook onterechte kosten op de toegepaste tarieven, die kunnen afwijken van de met de kaartmerken onderhandelde bedragen. Dit vormt een andere belangrijke bron van verliezen voor de detailhandelaren.

In de detailhandel, waar het verkoopvolume hoog is, is handmatige reconciliatie bijna onmogelijk. De technologie wordt in deze context een grote bondgenoot, waardoor discrepanties snel kunnen worden geïdentificeerd en waarden niet verloren gaan in de complexiteit van de financiële stroom. Zelfs ogenschijnlijk kleine inconsistenties, zoals 0,1% van de verkopen, kunnen na verloop van tijd aanzienlijke verliezen veroorzaken. Er zijn gevallen van detailhandelaren die duizenden reais hebben teruggevraagd door fouten te corrigeren die met behulp van software werden ontdekt.

Hoewel credit- en debetkaarten als veilige betaalmiddelen worden beschouwd, moet de winkelier alert zijn op alle stappen van het proces. Dit omvat niet alleen de controle van de uitgevoerde verkopen, maar ook van de toegepaste tarieven. Franchisegevers onderhandelen bijvoorbeeld vaak over speciale voorwaarden met de merken voor hun netwerken, maar het is essentieel om te controleren of de afgesproken bedragen correct worden toegepast in de dagelijkse praktijk.

Automatiseren van de financiële reconciliatie is een onmisbare strategie. Kleine dagelijkse fouten, als ze genegeerd worden, kunnen zich opstapelen en een aanzienlijke impact hebben op de jaarafsluiting. Stel je een slecht berekende rente voor die op elke termijnbetaling wordt toegepast: zonder een hulpmiddel om deze discrepanties te identificeren, zou de winkelier het probleem nauwelijks opmerken, maar de impact op de omzet zou reëel zijn.

Dus, laat geld niet weglekken door reconciliatiefouten. In de detailhandel maakt elke cent het verschil, en ervoor zorgen dat alle verkopen correct worden ontvangen, is essentieel voor de duurzaamheid van het bedrijf.

Mauricio Galhardo
Mauricio Galhardo
Maurício Galhardo is partner bij F360 Educa, een platform voor cursussen gericht op detailhandelaren. Gek op financiën, is auteur van drie boeken over zakelijk beheer en financiële management, heeft ruime ervaring in trainingen en lezingen en heeft al meer dan 50.000 mensen in de detailhandel getraind.
GERELATEERDE ARTIKELEN

RECENT

MEEST POPULAIR

[elfsight_cookie_consent id="1"]