De commerciële huurprijzen in Brazilië stegen in 2024 het meest in een decennium – met de terugkeer van bedrijven naar de fysieke modus, herstelt de vastgoedsector zich van de pandemiejaren. Aan de ene kant is het goed, maar aan de andere kant moeten zakelijke huurders omgaan met een huurverhoging van 8%, wat de officiële inflatie van vorig jaar overtreft, die 4,83% was volgens de FipeZAP-index, die de kosten van kantoorruimtes tot 200m2 in 11 grote steden volgt.
De plotselinge vraag naar grotere of beter gelegen commerciële ruimtes heeft de vastgoedprijzen onder druk gezet, waardoor een opwaartse cyclus is ontstaan die niet snel zal stabiliseren. Bovendien heeft de zoektocht naar onroerend goed dat voldoet aan de nieuwe veiligheids- en welzijnseisen van werknemers, zoals bredere loopruimtes, verbeterde ventilatiesystemen en gemakkelijke toegang, bijgedragen aan het tekort aan aanbiedingen en daardoor aan de prijsstijgingen.
Het punt is dat verschillende bedrijven in de jaren na de pandemie hun fysieke ruimte drastisch hebben verminderd. Terugkeren naar de fysieke operatie betekent dat bedrijven mensen moeten herplaatsen zonder de ruimte aanzienlijk te vergroten, aangezien een heronderhandeling van de huurprijs op dit moment kan leiden tot een aanzienlijke stijging. De oplossing voor dit impasse ligt in het optimaliseren van de bestaande ruimte, wat kan variëren van een interne lay-outwijziging tot het herplaatsen van fysieke documenten.
Oplossingen voor ruimtegebrek
Volgens de AIIM – Association for Information and Image Management – kan tussen de 10% en 30% van de kantoorruimte worden ingenomen door de opslag van fysieke documenten.
In dit kader hebben we gezien dat veel bedrijven outsourcing van documentbeveiliging als alternatief aannemen. Historisch gezien hielden veel bedrijven grote fysieke archieven in hun kantoren - en hoewel een deel van deze archieven na de pandemie is gedigitaliseerd of uitbesteed, behouden veel organisaties nog steeds dat fysieke archief. De zoektocht naar deze diensten blijft hoog.
Bedrijven die gespecialiseerd zijn in documentbeheer bieden uitgebreide diensten voor digitalisering, opslag en beheer van documenten, waarbij veiligheid, toegankelijkheid en naleving van lokale en internationale regelgeving worden gewaarborgd. Naast het vrijmaken van fysieke ruimte op kantoor, biedt het uitbesteden van documentbeveiliging een reeks aanvullende voordelen, zoals kostenbesparing op archiefonderhoud, een hogere efficiëntie bij het openen en delen van informatie, en het verminderen van risico's gerelateerd aan verlies of schade van fysieke documenten.
In feite is digitale transformatie een van de grootste bondgenoten geweest bij het optimaliseren van ruimtes en het verminderen van operationele kosten. Met steeds geavanceerdere technologieën vergemakkelijkt de digitalisering van documenten niet alleen de toegang en het delen van informatie, maar verhoogt ook de gegevensbeveiliging, waardoor het risico op verlies door natuurrampen, branden of diefstal wordt geminimaliseerd. De implementatie van elektronische documentbeheersystemen (GED) stelt bedrijven in staat om hun informatie te centraliseren op veilige en op afstand toegankelijke platforms, waardoor een meer flexibele en samenwerkingsgerichte werkomgeving wordt bevorderd.
Deze cijfers zijn vooral relevant wanneer we de financiële impact van de huurverhogingen overwegen. Door eerder gereserveerde ruimte voor fysieke bestanden vrij te maken, kunnen bedrijven de behoefte aan grotere ruimtes verminderen door te kiezen voor compactere en daardoor meer kosteneffectieve kantoren.
Voordelen van de uitbesteding
Naast de directe financiële voordelen draagt het uitbesteden van documentbeheer bij aan de verbetering van de interne processen. De bewakingsdienst kan ook de digitalisering van de collectie omvatten, zodat alle documenten georganiseerd en toegankelijk zijn via cloud-systemen, met de benodigde beveiliging.
Een ander belangrijk punt om te overwegen is de naleving van de regelgeving. Veel bedrijven staan voor de uitdaging om te voldoen aan de regelgeving voor gegevensopslag en -bescherming, vooral met de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in Brazilië. Een leverancier is voorbereid om ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan, waardoor het risico op boetes en reputatieschade wordt verminderd. Het uitbesteden van documentbeveiliging biedt een betere kosten-batenverhouding en brengt meer operationele voordelen dan het vergroten van de fysieke ruimte.
Kortom, het uitbesteden van documentbewaring in combinatie met digitalisering vormt een strategische oplossing voor bedrijven die ruimte willen optimaliseren, kosten willen verlagen en de operationele efficiëntie willen verhogen. Naast het bevorderen van een meer georganiseerde en samenwerkingsgerichte werkomgeving, dragen deze praktijken aanzienlijk bij aan de naleving van regelgeving en de beveiliging van informatie, waardoor organisaties worden voorbereid op de uitdagingen van een steeds competitievere en digitale markt.
