Após uma enxurrada de desinformações sobre falsas taxações do PIX e a queda histórica na utilização da modalidade, a Receita Federal revogou a instrução normativa RFB nº 2219/2024 que estabelecia regras para monitorar operações desse modelo e aquelas feitas com uso de cartão de crédito.
Echter, de vooruitgang en terugtrekking van deze eisen, gecombineerd met het grote aantal vragen van de Braziliaanse bevolking over fiscale gezondheid, vormen een waarschuwing over de voorzorgsmaatregelen die permanent moeten worden genomen in het belastingbeheer.
Transparantie en voorzichtigheid met controle van financiële documentatie zijn onmisbare maatregelen om problemen met de Belastingdienst te voorkomen, vooral voor kleine bedrijven, zelfstandigen en advocatenkantoren.
Ook al hoeven banken voorlopig geen gegevens meer te melden aan de Belastingdienst over financiële transacties via PIX en creditcard boven R$ 15.000 voor bedrijven en R$ 5.000 voor personen, deze monitoring vond al plaats en zal blijven plaatsvinden in het geval van TEDs, DOCs en SACs. Dus het is belangrijk dat u de financiële controle van uw bedrijf behoudt, de facturen van alle honoraria bewaart en de ontvangen fiscale documenten van alle leveranciers.
De financiële organisatie is altijd een doorslaggevende factor voor het succes van een bedrijf. Er zijn strategieën die ondernemers uit de problemen halen als de belastingdienst om opheldering vraagt over hun activiteiten en vooral bij problemen met de gevreesde fiscale controle.
- Zorg ervoor dat de uitgifte en ontvangst van facturen op tijd is
Het uitgeven van facturen is een wettelijke vereiste voor advocatenkantoren en bedrijven in elk segment. Elke geleverde of ontvangen dienst moet worden vergezeld van een bijbehorend fiscaal document om vragen van de Belastingdienst over niet-geverifieerde bedragen te voorkomen.
Onder veelvoorkomende fouten van advocaten, zelfstandigen en kleine ondernemers vallen praktijken zoals het ontvangen van honoraria of betalingen zonder factuur uit te geven, het aangeven van lagere bedragen dan daadwerkelijk ontvangen of het niet correct registreren van terugbetalingen.
Een eenvoudige administratieve vergissing brengt het risico op fiscale boetes en hoge boetes met zich mee. Daarom is het trainen van medewerkers in het volgen van goede boekhoudkundige praktijken essentieel. Andere mogelijkheden zijn het gebruik van technologieën die processen versnellen en het uitbesteden van financieel beheer van bedrijven.
- Scheiding altijd persoonlijke en zakelijke rekeningen
Het mengen van particuliere bankrekeningen (PR) en zakelijke bankrekeningen (ZR) is een ernstige fout die kan leiden tot problemen met de Belastingdienst en de financiële organisatie van het bedrijf kan schaden.
Wanneer persoonlijke en professionele uitgaven op dezelfde bankafschrift staan, is het moeilijker om financiële transacties te rechtvaardigen. Naast het apart houden van bankrekeningen, registre alle salarisopnames correct en vermijd het gebruik van bedrijfsmiddelen voor persoonlijke uitgaven, zoals huur, persoonlijke aankopen en privéreizen.
- Let op het belastingregime
De verkeerde keuze van het belastingregime kan leiden tot overmatige of onvoldoende belastingbetaling. Advocatenkantoren en bedrijven kunnen kiezen tussen
- Simples Nacional (voor omzet tot R$ 4,8 miljoen/jaar, met een verlaagde belastingtarief, maar met enkele beperkingen).
- Veronderstelde winst (belasting op een vaste winstmarge, ideaal voor middelgrote kantoren).
- Winstbelasting op basis van de werkelijke winst (verplicht bij hoge omzet. Hier worden de belastingen berekend over de daadwerkelijke winst, wat voordelig kan zijn voor bedrijven met lage marges).
De inkomsten van een bedrijf veranderen vaak en het is zelfs gezond dat ze uitbreiden, daarom moet u elk jaar het belastingregime herzien om ervoor te zorgen dat uw bedrijf altijd de belastingen op de meest efficiënte en correcte manier betaalt.
- Heeft u een financiële transactie gedaan? Registreer!
Het gebrek aan documentatie over financiële transacties is een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven in de problemen komen. De Belastingdienst kruist bankgegevens, fiscale gegevens en boekhoudkundige gegevens om inconsistenties te identificeren. Toch maken ondernemers, uit onervarenheid of onbekendheid, grote geldbedragen over zonder rechtvaardiging, geven ze geen ontvangstbewijzen voor ontvangen betalingen uit of negeren ze de contracten voor geleverde diensten.
Er zijn ook mensen die een grote betaling opsplitsen in meerdere kleinere transacties om te ontsnappen aan de controle van de Federale Belastingdienst, gebruik maken van derdenrekeningen om geld te verplaatsen, of frequente stortingen doen zonder fiscale rechtvaardiging. Al deze houdingen kunnen leiden tot verliezen, sancties en schade aan de reputatie van uw bedrijf. Het is altijd beter om financiële transacties gestructureerd te plannen en alle documenten te bewaren die de herkomst en bestemming van de verplaatste middelen bewijzen.
Daarnaast houd je een strikte controle bij van alle ontvangsten en betalingen, bewaar je facturen, contracten, depositobewijzen en bankoverschrijvingen.
- Let op de deadlines voor de fiscale verplichtingen
Het niet naleven van de deadlines voor het indienen van aangiften en het betalen van belastingen kan leiden tot boetes, rente en zelfs juridische sancties. Veel bedrijven worden bedreigd in hun financiële en fiscale gezondheid door achterstallige betalingen van het Simples Nacional, het niet indienen van verplichte aangiften (DCTF, ECF, DIRF) of fouten bij het invullen van de aangifte inkomstenbelasting van het bedrijf. Een oplossing is het creëren van een fiscaal kalender, samenwerken met specialisten in accounting of belastingbeheer en gebruik maken van automatiseringstools om betalingen en aangiften te plannen, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over vergeten zaken.
Als u deze voorzorgsmaatregelen neemt en alles op orde houdt met uw fiscale controle, zal uw bedrijf altijd een duurzame groei doormaken, zonder hoofdpijn met de Belastingdienst en vrij van administratieve of zelfs gerechtelijke sancties. Profite du début d'année pour revisiter toutes vos stratégies et diagnostiquer le degré de risque dans les finances de votre entreprise ou cabinet d'avocats.
