Voor de Braziliaanse e-commerce, Black Friday is inmiddels het beste moment van het jaar geworden qua omzet. Een data, echter, brengt niet alleen operationele uitdagingen, maar ook op het gebied van belastingen, waar kleine fouten grote problemen kunnen worden. Fiscaal beheer vereist precisie in transacties: elke afwijking in de registraties en documentatie kan leiden tot verliezen tijdens Black Friday, een datum waarop er geen ruimte voor fouten is.
In de afgelopen jaren, de onlineverkopen in Brazilië hebben een aanzienlijke groei doorgemaakt. Alleen op Black Friday 2023, de omzet was R$ 6,1 miljard, vertegenwoordigt een uitbreiding van 16% ten opzichte van het voorgaande jaar, conforme dados da *Ebit/Nielsen* (Exame, 2023). Met de de verwachting dat 2024 dezelfde trend zal volgen, zich voorbereiden op deze verkooppiek wordt essentieel, vooral gezien de fiscale risico's die verbonden zijn aan dit hoge volume van transacties.
Een van de meest voorkomende problemen is de duplicatie van facturen, veroorzaakt door verbindingsproblemen met de Belastingdienst (Sefaz) of problemen met de interne systemen van de bedrijven. Wanneer dit gebeurt, de winkelier kan onterecht belastingen betalen, het ondergaan van boetes of zelfs het in gevaar brengen van de voorraadcontrole, wat de winkelervaring beïnvloedt. Om deze tegenslagen te voorkomen, specialisten raden het gebruik van geautomatiseerde fiscale platforms aan, die de communicatie met de Sefaz in real-time monitoren, waarschuwen voor duplicaten en het annuleren van dubbele nota's mogelijk maken.
Een terugkerende uitdaging tijdens Black Friday is het gebruik van de noodmodus voor het uitgeven van facturen. Wanneer de communicatie met de Sefaz faalt, bedrijven maken gebruik van dit back-upsysteem, in welke nota wordt deze gegenereerd, maar het heeft pas fiscale geldigheid na het herstellen van de verbinding. Dit systeem, essentieel om de verkoopstroom te behouden, het kan een dubbelzijdig zwaard zijn. Afgewezen nota's vanwege een fout in de toegangscode, bijvoorbeeld, kunnen vragen van consumenten en klachten bij instanties zoals de Procon oproepen, de reputatie van het bedrijf aantasten. Daarom is het essentieel om goed toezicht te houden op de communicatie met de Sefaz en de richtlijnen voor het juiste gebruik van de contingentiemodus te volgen.
De NCM-codes (Gemeenschappelijke Nomenclatuur van Mercosur) zijn ook een extra uitdaging. Deze codes worden gebruikt om de belasting voor elk product te bepalen, en elke fout in de classificatie kan leiden tot afwijzing van de nota's en directe impact op de fiscale kosten. Logo, de constante bijwerking van de database met de juiste NCM-codes moet een prioriteit zijn voor bedrijven, bijzonder tijdens Black Friday. De noodzaak om handmatig een afgewezen nota te corrigeren kan een obstakel zijn op een moment waarop tijd en snelheid cruciaal zijn.
Ten slotte, de markt heeft ingezet op steeds geavanceerdere oplossingen voor fiscale administratie, met platforms die in staat zijn om problemen in real-time te voorspellen en op te lossen. Naast het verminderen van het risico op boetes, deze tools zorgen ervoor dat de klantbeleving soepel verloopt, zonder onderbrekingen in het betalingsproces. Volgens een onderzoek van de Braziliaanse Vereniging voor E-commerce – Abcomm (2023), platforms with monitoring of tax emission and inventory control have shown a 30% reduction in tax and logistical errors, tijdens periodes van hoge vraag, het benadrukken dat fiscale technologie een essentieel actief is voor bedrijven die digitaal willen groeien zonder financiële risico's te lopen.
Black Friday biedt de consument een kans om te profiteren van lage prijzen, terwijl het voor de winkelier een kans is om nieuwe klanten te winnen en oude klanten te behouden. Fiscale problemen vermijden is, dus, even belangrijk als goede prijzen en snelle levering. In een scenario waarin 47% van de Braziliaanse online winkels nog steeds wordt bestraft voor belastingfouten, volgens onderzoek van de Federatie van Goederenhandel, Diensten en Toerisme van de Staat São Paulo – Fecomercio (2023), investeren in oplossingen die zorgen voor een robuuste en geautomatiseerde fiscale administratie is meer dan een onderscheidend kenmerk — het is een essentiële vereiste om te concurreren in de e-commerce en het succes van de operatie te waarborgen.
