Voor de Braziliaanse e-commerce is Black Friday al de beste periode van het jaar qua omzet. De gegevens brengen echter niet alleen operationele uitdagingen met zich mee, maar ook op het fiscale gebied, waar kleine fouten kunnen uitgroeien tot grote problemen. Fiscaal beheer vereist precisie in transacties: elke afwijking in de registraties en documentatie kan leiden tot verliezen tijdens Black Friday, een datum waarop geen ruimte is voor fouten.
In de afgelopen jaren hebben de online verkopen in Brazilië een aanzienlijke groei doorgemaakt. Alleen op Black Friday 2023 bedroeg de omzet R$ 6,1 miljard, wat een stijging van 16% ten opzichte van het voorgaande jaar betekent, volgens gegevens van *Ebit/Nielsen* (Exame, 2023). Aangezien wordt verwacht dat 2024 dezelfde trend zal voortzetten, wordt het essentieel om zich voor te bereiden op deze piek in de verkoop, vooral gezien de fiscale risico's die gepaard gaan met dit hoge volume aan transacties.
Een van de meest voorkomende problemen is dubbele facturen, veroorzaakt door verbindingsproblemen met de Secretaria da Fazenda (Sefaz) of problemen in de eigen interne systemen van de bedrijven. Wanneer dit gebeurt, kan de winkelier onterecht belasting betalen, geconfronteerd worden met boetes of zelfs de voorraadcontrole in gevaar brengen, wat de winkelervaring beïnvloedt. Om deze tegenslagen te voorkomen, adviseren experts het gebruik van geautomatiseerde fiscale platforms die de communicatie met de Sefaz in realtime monitoren, waarschuwen voor duplicaties en het annuleren van dubbele nota's mogelijk maken.
Een andere terugkerende uitdaging tijdens Black Friday is het gebruik van de contingentiemodus voor het uitgeven van facturen. Wanneer de communicatie met de Sefaz faalt, wenden bedrijven zich tot dit back-upsysteem, waarbij de nota wordt gegenereerd, maar pas fiscale geldigheid heeft na het herstellen van de verbinding. Dit systeem, essentieel om de verkoopstroom op gang te houden, kan een dubbelzijdig zwaard zijn. Facturen afgewezen vanwege een fout in de toegangssleutel, kunnen bijvoorbeeld vragen van consumenten en klachten bij instanties zoals Procon veroorzaken, wat de reputatie van het bedrijf kan schaden. Daarom is het essentieel om een goede monitoring van de communicatie met de Sefaz te behouden en de richtlijnen voor het juiste gebruik van de contingentie-modus te volgen.
De NCM-codes (Gemeenschappelijke Mercosur-naamgeving) vormen ook een extra uitdaging. Deze codes worden gebruikt om de belasting van elk product te bepalen, en elke fout in de classificatie kan leiden tot afwijzing van de facturen en directe invloed op de fiscale kosten. Logo, de constante actualisering van de database met de juiste NCM-codes moet een prioriteit zijn voor bedrijven, vooral tijdens Black Friday. De noodzaak om een afgewezen nota handmatig te corrigeren, kan een obstakel zijn op een moment waarop tijd en snelheid essentieel zijn.
Tot slot heeft de markt ingezet op steeds meer geavanceerde fiscale beheersoplossingen, met platforms die in staat zijn om problemen in realtime te voorspellen en op te lossen. Naast het verminderen van het risico op boetes, zorgen deze tools ervoor dat de winkelervaring van de klant soepel verloopt, zonder onderbrekingen in het betaalproces. Volgens een onderzoek van de Braziliaanse Vereniging voor Elektronisch Commercie – Abcomm (2023), hebben platforms met fiscale emissiebewaking en voorraadbeheer een vermindering van 30% laten zien in fiscale en logistieke fouten tijdens perioden van hoge vraag, wat benadrukt dat fiscale technologie een essentieel actief is voor bedrijven die digitaal willen groeien zonder financiële risico's te lopen.
Black Friday biedt de consument de kans om te profiteren van lage prijzen, terwijl het voor de retailer een gelegenheid is om nieuwe klanten te winnen en bestaande klanten te behouden. Het vermijden van fiscale problemen is daarom net zo belangrijk als goede prijzen en snelle levering. In een situatie waarin 47% van de Braziliaanse online winkels nog steeds worden gestraft door fiscale fouten, volgens onderzoek van de Federatie van Handel, Diensten en Toerisme van de Staat São Paulo – Fecomercio (2023), is investeren in oplossingen die een robuust en geautomatiseerd fiscaal beheer garanderen meer dan een onderscheidend kenmerk — het is een essentiële vereiste om te concurreren in e-commerce en het succes van de operatie te waarborgen.
