Naarmate de digitale transformatie vordert, worden de integratie van kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering essentieel voor documentbeheer. Deze technologieën beloven niet alleen de manier waarop organisaties omgaan met informatie en processen te revolutioneren, maar bieden ook een reeks voordelen die variëren van het verbeteren van nauwkeurigheid en efficiëntie tot het verkrijgen van waardevolle inzichten voor het nemen van beslissingen. Geavanceerde AI-algoritmen, bijvoorbeeld, zijn in staat om patronen en anomalieën in documenten te identificeren, waardoor audit- en complianceprocessen worden geoptimaliseerd.
Met optimistische voorspellingen van marktanalisten wordt verwacht dat tegen 2027 75% van de grote bedrijven wereldwijd, inclusief Brazilië, AI zal gebruiken om documentbeheer en informatie te verbeteren. In dit snel evoluerende technologische landschap krijgen informatiebeveiliging en naleving van regelgeving ook meer aandacht, met toenemende investeringen in robuuste oplossingen om de documentair assets te beschermen tegen cyberdreigingen en de privacy van gegevens te waarborgen. Bekijk wat zijn de belangrijkste trends die moeten permeeren het documentbeheer in 2025:
Kunstmatige Intelligentie: revolutie in documentbeheer
Kunstmatige intelligentie en machine learning worden steeds meer geïntegreerd in documentbeheersystemen. Deze technologieën maken het mogelijk om grote hoeveelheden gegevens te analyseren en waardevolle inzichten te verkrijgen die de besluitvorming ondersteunen. Bijvoorbeeld, AI-algoritmen kunnen patronen en anomalieën in documenten identificeren, waardoor de nauwkeurigheid en efficiëntie van audit- en compliance-processen worden verbeterd.
Natuurlijke taalverwerkingstechnologieën moeten ook steeds meer intuïtieve zoekfuncties mogelijk maken, waardoor gebruikers het exacte document of de benodigde informatie kunnen vinden – door directe toegang tot de meest relevante gegevens te bieden.
Een studie van Gartner voorspelt dat tegen 2027 75% van de grote bedrijven wereldwijd, inclusief Brazilië, AI zal gebruiken om het beheer van documenten en informatie te verbeteren.
RPA-systemen zullen hun uitbreiding voortzetten
Parallel daartoe krijgt ook de automatisering van robotprocessen (RPA) de aandacht. RPA-tools worden gebruikt om repetitieve taken met betrekking tot documentbeheer te automatiseren, zoals classificatie, archivering en het ophalen van informatie.
Dit maakt menselijke middelen vrij voor meer strategische en waardevollere activiteiten. Recent onderzoek van McKinsey & Company wijst uit dat automatisering de productiviteit in Braziliaanse bedrijven met wel 40% kan verhogen, wat leidt tot aanzienlijke besparingen in tijd en middelen.
Focus op privacy en gegevensbescherming
Informatiebeveiliging blijft een absolute prioriteit. Met de toenemende digitalisering ontstaan nieuwe uitdagingen op het gebied van gegevensbescherming. Organisaties moeten ervoor zorgen dat hun informatie veilig is tegen cyberdreigingen en datalekken.
In Brazilië legt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (LGPD) strenge nalevingsvereisten op, en bedrijven investeren zwaar in beveiligingsoplossingen om hun documentair activa te beschermen. Technologieën zoals geavanceerde cryptografie en multi-factor authenticatie worden breed toegepast om de integriteit en vertrouwelijkheid van documenten te waarborgen.
Geïntegreerde workflows en digitale handtekening
Steeds meer documentbeheersystemen zijn geïntegreerd met workflow-systemen en digitale ondertekeningshulpmiddelen, waardoor tijd, extra systemen en fysieke opslagkosten worden geoptimaliseerd.
Deze technologieën maken ook geavanceerde gegevensanalyse mogelijk, waardoor waardevolle inzichten worden geboden die strategische besluitvorming kunnen sturen. Met behulp van machine learning-algoritmen kunnen bedrijven trends voorspellen, patronen en anomalieën identificeren, en zelfs de generatie van gedetailleerde rapporten over de prestaties en de risico's die verband houden met documentbeheer automatiseren.
Dit verbetert niet alleen de operationele efficiëntie, maar stelt bedrijven ook in staat om proactief risico's te beperken en processen te optimaliseren, waardoor ze altijd een stap voor blijven in een competitieve markt.
Toegankelijke gegevens, overal vandaan
Cloudgebaseerde oplossingen zijn essentieel zodat documenten, workflows en processen overal toegankelijk zijn – en cloudoplossingen bieden flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid, waardoor bedrijven hun documenten efficiënt kunnen opslaan en openen. Onderzoek van IDC geeft aan dat 80% van de Braziliaanse bedrijven al gebruiken of plannen te gebruiken oplossingen in cloud voor het beheer van documenten en informatie in de komende jaren
Unieke oplossingen voor elk bedrijf
De personalisatie van documentbeheer diensten wordt ook belangrijker. De oplossingen moeten aanpasbaar zijn aan de specifieke behoeften van elke organisatie, rekening houdend met de sector waarin ze actief is, de grootte van het bedrijf en de bijzonderheden van de interne processen.
Aangepaste documentbeheerhulpmiddelen zorgen voor een grotere operationele efficiëntie en een betere integratie met andere bedrijfssystemen, waardoor een meer intuïtieve en effectieve gebruikerservaring wordt geboden.
Bovendien is de integratie tussen systemen inderdaad een van de belangrijkste zorgen van besluitvormers. Braziliaanse bedrijven investeren in platforms die geïntegreerd documentbeheer bieden, waardoor communicatie tussen verschillende systemen en afdelingen mogelijk is. Dit elimineert informatiebubbels en verbetert de interne samenwerking, wat leidt tot soepelere en nauwkeurigere processen.
Samengevat worden de belangrijkste trends in documentbeheer in 2025 gekenmerkt door versnelde digitalisering, automatisering en kunstmatige intelligentie. De nieuwe oplossingen weerspiegelen de noodzaak voor organisaties om zich aan te passen aan een voortdurend veranderende zakelijke omgeving. Meer dan ooit is documentbeheer een essentieel onderdeel van het bedrijf - en niet slechts een aanvullende activiteit. Zonder efficiënt beheer lopen bedrijven het risico te stranden in verwarrende, dure processen die de operatie belasten, waardoor ruimte voor groei en innovatie wordt weggenomen.
