Hvorfor avslutter du dagen utslitt og med følelsen av å ikke ha gjort noe?

Svar på meldinger på WhatsApp, sjekk e-poster, svar på anrop, delta på møter og lever fortsatt strategiske oppgaver. For mange fagfolk er dette realiteten hver dag. Problemet er at til tross for det intense tempoet, ser ikke reell produktivitet ut til å holde tritt med volumet av innsats.

“Vi lever i en tilstand av permanent distraksjon. Teknologien har ført til fart, men også en brutal konkurranse om oppmerksomheten vår“, sier Virgilio Marques dos Santos, grunnlegger av FM2S Education and Consulting, spesialist i karriereledelse og PhD av Unicamp.

Ifølge ham er følelsen av utmattelse på slutten av dagen, selv uten store leveranser, et klart symptom på virkningen av hyppige avbrudd på jobben. “Hver gang vi blir avbrutt, må hjernen vår gjøre en ekstra innsats for å gjenoppta resonnementet. Denne syklusen av brudd og gjenopptakelse bruker kognitiv energi og svekker beslutningstakingen til”, forklarer han.

Klassiske studier om informasjonsoverbelastning, slik som den publisert i 2007 av Cheri Speier, Joseph Valacich og Iris Vessey, i Beslutningsvitenskap, de har allerede vist at hyppige distraksjoner reduserer mental klarhet og øker forekomsten av feil. Forskjellen er at med dagens hypertilkobling ble scenariet forverret 'OD og kostnadene ble også målt i mental helse.

Virkningen av distraksjoner på bedriftens daglige

På arbeidsplassen blir distraksjoner ofte naturalisert Påfølgende møter, direktemeldinger, konstante varsler, og avbrudd “rapid” fra kolleger hoper seg opp og skaper en støy som saboterer konsentrasjon. “Når dette blir rutine, tas viktige beslutninger basert på ufullstendig informasjon eller uten behørig begrunnelse. Og dette kan direkte påvirke resultatene av et prosjekt eller et helt område“, sier Santos.

Han minner om at multitasking profesjonell, en gang feiret, er nå sett mer forsiktig.“Be produktiv er ikke å gjøre mange ting på en gang, men å være i stand til å avansere i oppgavene som virkelig betyr noe, med dybde og mindfulness.”

Fire strategier for å beskytte fokus og forbedre ytelsen

Gitt dette scenariet, lister Santos opp fire enkle praksiser som kan bidra til å redusere virkningene av avbrudd og øke effektiviteten på jobben:

1. Fokuserte tidsblokker: sett av tid på dagen til strategiske oppgaver, med varsler av og avbrudd minimert. Informere personalet om denne rutinen for å samkjøre forventningene;

2. Prioritert ledelse: bruke verktøy som Eisenhower Matrix (som deler oppgaver inn i fire kategorier: presserende og viktig, viktig, men ikke presserende, presserende, men ikke viktig, og verken presserende eller viktig) for å skille det som haster fra det som er viktig. Dermed unngås risikoen for å bruke energi med laveffektkrav;

3. Tidspunkter for kommunikasjon: fokus på å sjekke meldinger og e-poster på bestemte tider av døgnet Dette reduserer angsten for alltid å være tilgjengelig og forbedrer tidsstyringen;

4. Kultur av respekt for tid: oppfordre til tydelig og planlagt kommunikasjon i teamet Mange spørsmål kan løses i forhåndsplanlagte møter eller med mer objektive meldingsutvekslinger.

“Fjerne fokus er mer enn et spørsmål om effektivitet Det er en måte å ta vare på vår psykiske helse og kvaliteten på beslutningene vi tar hver dag”, avslutter eksperten.