Digitalisering av prosesser: har vi allerede nådd dette stadiet?

De siste årene har diskusjoner om digital transformasjon tatt en fremtredende plass i praktisk talt alle bransjer, fra små familiebedrifter til store multinasjonale selskaper.Automatisering, kunstig intelligens, adopsjon av skyplattformer og forstyrrende forretningsmodeller som prioriterer bruk av data, snakkes det om.

Men når vi ser nærmere etter, innser vi at mange av disse initiativene, selv om de er viktige, ender opp med å bli implementert på en oppdelt måte, det vil si at hver avdeling prøver å løse sine egne krav isolert. Dette reiser et grunnleggende spørsmål: kan vi vurdere at vi allerede har nådd den epoken hvor alle bedriftsprosesser effektivt digitaliseres?

For bedre å forstå det nåværende scenarioet er det nødvendig å differensiere selve den digitale transformasjonen fra digitaliseringen av ende-til-ende prosesser Den første er knyttet til adopsjon av teknologier som på en måte moderniserer organisasjonen og bringer betydelige forbedringer, som markedsføringsautomatisering eller bruk av verktøy for dataanalyse Den andre krever i sin tur et systemisk syn, som er i stand til å forene arbeidsflyter mellom ulike sektorer og skape en sammenhengende prosesskjede og digital 100%.

Det store problemet her er at ofte blir selve den digitale transformasjonen sett på som en stor paraply, men hvis det ikke er noen innsats for å integrere disse løsningene, kan resultatet bare bli en samling av digitale“illos”, der hver avdeling opererer med isolerte verktøy uten noen kontinuerlig kommunikasjon med resten av selskapet Dermed digitalisering av prosesser (forstått som evnen til å erstatte manuelle flyter, papirer, omarbeiding og informasjonshull med sikre og pålitelige digitale rutiner & ER fortsatt langt fra en realitet for mange organisasjoner.

Digital transformasjon i siloer

Noen hevder at digital transformasjon i siloer bare er et innledende stadium Det vil si at det er normalt at avdelinger som salg, markedsføring eller IT er de første som tar i bruk avanserte løsninger, siden etterspørselen etter teknologi i disse sektorene vanligvis er mer presserende. Problemet oppstår imidlertid når disse initiativene ikke kommuniserer og ikke følger et strategisk vekstveikart. Det er som å ha en toppmoderne motor i en bil hvis dekk er skallet: den mest moderne delen garanterer ikke at hele kjøretøyet vil fungere bra, da det er kritiske komponenter som ikke har fått skikkelig oppmerksomhet.

Det er for eksempel svært vanlig å se selskaper investere tungt i CRM-plattformer for å forbedre forholdet til kunden og samtidig opprettholde betalingsprosesser, fakturering eller til og med menneskelige ressurser manuelt og frakoblet. Disse forskjellene genererer flaskehalser som på slutten av dagen, kan gjøre effektiviteten til det CRM-verktøyet umulig, fordi dataene ender opp med å ikke synkroniseres med det finansielle området eller med operasjonsområdet. Dermed kan ikke organisasjonen ha et enkelt syn på kunden eller prosessene, og bruken av data for beslutningstaking er svekket.

Digitalisering av prosesser og integrasjon: hvorfor er dette viktig?

Se for deg et selskap som fortsatt håndterer en mengde papirdokumenter, som krever at hver enkelt signeres manuelt av flere instanser, deretter skannes og arkiveres i forskjellige systemer. Kontrast denne virkeligheten med en annen, der dokumenter allerede er født digitale og beveger seg gjennom en automatisert godkjenningsflyt, automatisk varsle de ansvarlige på hvert trinn, lagre tidligere versjoner og tillate elektroniske signaturer med juridisk gyldighet. I dette andre scenariet reduseres ikke bare behandlingstiden drastisk, men også gevinster i sikkerhet, sporbarhet og overholdelse av regelverk.

Den store forskjellen ved digitalisering av ende-til-ende prosesser er ikke bare i å redusere driftskostnadene ^ selv om dette er en relevant faktor 'OD, men i å skape et integrert økosystem som tillater en mer smidig beslutningstaking og basert på pålitelige data Hvis hver avdeling bruker isolerte verktøy, er det mye vanskeligere å kompilere informasjon for å generere innsikt om ytelsen til virksomheten som helhet. Når prosesser forenes, kan data samles inn, behandles og analyseres i sanntid, noe som gir rom for prediktive analyser som bidrar til å forutse problemer og identifisere muligheter.

En annen stor fordel er reduksjon av risiko, spesielt i et scenario der informasjonssikkerhet og personvern i økende grad reguleres av lovgivning som LGPD i Brasil og GDPR i Europa Når en prosess digitaliseres, er det enklere å implementere krypteringspolicyer, automatisk sikkerhetskopiering og tilgangskontroll Dette reduserer sannsynligheten for lekkasjer, tap av dokumenter og svindel betraktelig. I tillegg blir lovoverholdelse lettere å demonstrere for tilsynsorganer, siden alle interaksjoner er registrert og reviderbare.

Vi kan ikke glemme innvirkningen på kundeopplevelsen, både intern og ekstern Sluttkunder har en tendens til å verdsette selskaper som tilbyr raske og effektive interaksjoner, uten å kreve at de fyller ut papirskjemaer eller ringer uendelige for å løse problemer som venter. På den annen side drar ansatte også nytte av lettere arbeidsflyter, som eliminerer omarbeiding og håndtering av fysiske dokumenter. Dette forbedrer intern tilfredshet, produktivitet og til og med talentbevaring, ettersom fagfolk som jobber med oppdaterte teknologier har følelsen av å være en del av en innovativ organisasjon.

Veier til effektiv digitalisering og fremtidsutsikter

En måte å se på dette scenariet er å forstå at prosessdigitalisering bør være et fullverdig bedriftsprosjekt som involverer alle ledere og ideelt sett har direkte støtte fra C-nivå (som administrerende direktører, finansdirektører og IT-sjefer).

Dette sikrer at migreringen fra analog til digital utføres ikke bare av viljen til en eller annen avdeling, men som en strategisk verdi som går gjennom hele organisasjonen. På samme måte bidrar denne ovenfra-og-ned-støtten til å overvinne enhver motstand og prioritere investeringer mer konsekvent, noe som i stor grad letter innføringen av nye plattformer og metoder.

Når digitaliseringsprosessen først er i forretningsstrategien, er det på tide å sette planen ut i livet Første steg mot en effektiv digitalisering er å kartlegge hele prosesskjeden, identifisere flaskehalser, oppsigelser og automatiseringsmuligheter Dette krever konsulentarbeid eller interne team som kjenner hvert trinn i virksomheten dypt Uten denne diagnosen er det en risiko for å investere i verktøy som ikke er i dialog med organisasjonens reelle behov. Da er det vesentlig å prioritere prosessene som genererer mer verdi eller som har større innvirkning på kundetilfredsheten Denne prioriteringen bidrar til å demonstrere raskere resultater, skape en kultur for tillit og engasjement rundt digitalisering.

Et annet viktig aspekt er valg av skalerbare teknologier Å velge løsninger som tilbyr integrasjon via APIer, for eksempel, tillater bedrifter å legge til nye moduler og funksjoner som etterspørselen vokser På denne måten, problemet med å skape nye digitale“” som, nok en gang, ikke snakke med hverandre I tillegg er det nødvendig å se nøye på dataarkitekturen, og sikre at det er standarder for lagring og styring av informasjon Uten disse forholdsreglene kan selskapet ende opp med et gigantisk volum av data som ikke bringer noen intelligens til virksomheten.

Effektiv digitalisering krever at ledere og ansatte forstår fordelene med denne transformasjonen, forlater “-mentaliteten vi alltid har gjort soar” og er villige til å lære kontinuerlig Investering i opplæringsprogrammer, workshops og intern kommunikasjon er avgjørende for å bryte barrierer og fremme etterlevelse. I tillegg anbefales det at det er en konstant overvåking av beregninger som viser verdien av endringer, som å redusere tid i visse prosesser, spare ressurser og øke kundetilfredsheten. Disse indikatorene gir konkrete bevis på at veien som brukes er fornuftig.

Når det gjelder fremtidsutsikter, er det verdt å tenke på at digitalisering av prosesser kun er grunnlaget for enda mer transformative innovasjoner Siden selskapet har heldigitale strømmer, kan det utforske løsninger innen kunstig intelligens, robotprosessautomatisering (RPA) og prediktiv analyse Med AI, for eksempel, er det mulig å automatisere komplekse oppgaver og til og med lage systemer som er i stand til å ta beslutninger basert på maskinlæringsalgoritmer. RPA kan på sin side håndtere store mengder repeterende oppgaver, og frigjøre ansatte for mer strategiske funksjoner. Allerede prediktiv analyse gjør det mulig å forutse trender og atferd, slik at selskapet kan være proaktivt i stedet for reaktivt.

Den fullstendige digitaliseringen av prosesser åpner også for nye forretningsmodeller Bedrifter som tidligere var avhengige av manuelle prosesser for å samhandle med kunder og leverandører kan ved digitalisering skape helt nye produkter og tjenester, rettet mot digitale opplevelser Dette genererer konkurransemessige forskjeller og kan til og med tillate inntreden i globale markeder, spesielt når den teknologiske infrastrukturen er forberedt på å skalere og møte krav fra ulike regioner, For eksempel har e-handel eksplodert de siste årene nettopp fordi verdikjeder i stor grad har digitalisert, og går langt utover bare å lage en nettside for salg: det innebærer integrasjoner med logistikksystemer, betaling, dataanalyse, automatisert markedsføring og kundestøtte.

Oppsummert, svaret på spørsmålet “are vi har allerede nådd dette stadiet av digitalisering av prosesser?” er fortsatt “depende”.Det er selskaper som allerede har gjort betydelige sprang og kan være stolte av å ha en praktisk talt integrert kjede. Andre er fortsatt i sin spede begynnelse, holdt seg til fragmenterte rutiner og avdelingssiloer. Den felles faktoren er imidlertid bevisstheten om at markedet ikke vil vente på de som er sent. Konkurranseevne, effektivitet og til og med bærekraften til en virksomhet går hånd i hånd med evnen til å digitalisere prosesser på en helhetlig og integrert måte. Dermed mer enn en trend, digitalisering slutter å være et valg og blir et must for verden blir et must for endring mer preget av behovet for innovasjon.