El Black Friday es, para muchas empresas, uno de los mejores periodos de ventas del año. Al mismo tiempo, el aumento de la demanda conlleva desafíos particulares, como la gestión fiscal. Ciertos problemas, como multas y sanciones, pueden obstaculizar las operaciones o incluso causar un mayor impacto en el negocio.
Así lo afirma Hugo Ramos, director general de Oobj , líder nacional en soluciones para Documentos Tributarios Electrónicos (DF-e) y otros requisitos tributarios digitales. «Cada año, detectamos errores comunes que afectan a empresas de todos los sectores, tanto en comercio electrónico como en tiendas físicas. Estar preparados para afrontar estas situaciones puede evitar que se conviertan en problemas mayores», explica.
Por ello, el profesional seleccionó los principales inconvenientes fiscales que podrían afectar a las empresas durante el Black Friday de 2024 y qué hacer para reducir los riesgos asociados. Consúltelos a continuación:
- Facturas duplicadas
Ya sea por problemas de conexión o de procesamiento en la autoridad fiscal (SEFAZ), o incluso por inestabilidad interna en el sistema de la empresa, es posible que se generen documentos fiscales duplicados.
“Cuando hay duplicación, el cierre fiscal difiere del cierre financiero, lo que genera cargos fiscales indebidos. Además, si el sistema de mensajería fiscal no identifica este error en las facturas autorizadas, la generación de facturas por parte del ERP será incorrecta, lo que resultará en multas y sanciones por impago de impuestos u omisión de datos”, explica Hugo.
Para evitar problemas, conviene contar con un sistema tributario especializado que pueda controlar las facturas duplicadas, detectar datos repetidos y, posteriormente, cancelar los documentos inválidos. Además, es importante asegurar la auditoría de los documentos tributarios electrónicos autorizados para garantizar que el cierre financiero y fiscal se realice sin errores. Esto garantizará el cumplimiento constante de la obligación de emitir facturas y reducirá el riesgo de sanciones.
Además, otro impacto directo de la duplicación se da en el control de inventario. Un inventario incorrecto puede generar problemas fiscales y logísticos, como pedidos erróneos, retrasos en las entregas y una planificación de compras inadecuada.
- Incapacidad de comunicarse con la autoridad fiscal
Las fallas de comunicación entre el sistema tributario y la SEFAZ (Secretaría Estatal de Finanzas) son un problema en sí mismas, ya que pueden aumentar el tiempo necesario para autorizar la emisión de facturas y cerrar cada venta. Como consecuencia, los clientes que hacen fila en la caja tienen que esperar más tiempo para ser atendidos, lo cual es especialmente complicado durante el Black Friday.
Para evitar que esto suceda, es importante supervisar la disponibilidad de la SEFAZ (Secretaría Estatal de Hacienda), que está automatizada por ciertos sistemas de gestión tributaria. Muchos también cuentan con una función que identifica automáticamente cuándo es necesario entrar o salir del modo de contingencia, en el que la emisión no es inmediata: el cliente recibe una factura que aún no es válida hasta que se restablezca la comunicación con la SEFAZ.
Con la herramienta adecuada, la emisión de contingencias se activa automáticamente cuando es necesario. Al restablecer la comunicación con la autoridad fiscal (SEFAZ), el software de mensajería fiscal debe ser capaz de reprocesar, reenviar, identificar duplicados y solicitar autorización para todos los comprobantes fiscales emitidos en este formato, señala el director ejecutivo.
- Emisión de contingencia
Aunque resuelve un problema, la emisión de contingencias puede generar otros. Con un alto volumen de facturas, puede resultar difícil gestionar la cantidad de documentos emitidos y rechazados. Por lo tanto, la empresa podría incumplir el plazo de presentación ante la autoridad fiscal (SEFAZ).
Por ejemplo, el cliente podría consultar la factura en el sitio web de SEFAZ y no encontrarla porque la clave de acceso aún no se ha validado. En consecuencia, el consumidor tiene la opción de contactar a PROCON (la agencia brasileña de protección al consumidor). Por lo tanto, para evitar este tipo de riesgos, es necesario prestar atención durante el proceso de reenvío después de una contingencia para identificar las facturas rechazadas.
"Una vez más, esta función se ve facilitada por los sistemas de gestión fiscal de vanguardia. También conviene guardar los archivos XML de todas las facturas, incluidas las emitidas en modo de contingencia, para registrar la venta y el intento de emisión", sugiere Hugo.
- Código NCM incorrecto en la factura
La Nomenclatura Común del Mercosur (NCM) tiene como objetivo controlar e identificar los impuestos sobre productos. La información incorrecta de la NCM al completar una factura puede resultar en el rechazo de la misma y su autorización con un código incorrecto, lo que resulta en impuestos pagados incorrectamente. Si se detecta un error en el código, las autoridades fiscales verifican las últimas entradas y cobran la diferencia en la tasa impositiva, con multas e intereses.
Por lo tanto, es fundamental actualizar la base de datos de códigos NCM que la empresa utiliza a diario. Si falta el código NCM, la factura también presentará problemas y será rechazada. Por lo tanto, es necesario conocer las clasificaciones de las mercancías para evitar este tipo de error.
“En situaciones como esta, si el comerciante recibe un producto con el código NCM incorrecto, debe proporcionar el código correcto a su proveedor para evitar sanciones fiscales”, concluye Ramos.
Sobre todo, es importante destacar que, con el aumento significativo de las ventas durante el Black Friday, es crucial que el sistema sea resiliente o capaz de procesar grandes volúmenes con rapidez. Esto es esencial para garantizar una operación eficiente y el éxito de las ventas. Durante este período, el volumen de transacciones aumenta exponencialmente, lo que requiere que el sistema pueda gestionar esta demanda sin comprometer el rendimiento ni causar interrupciones. Esto evita retrasos en las entregas, colas en caja y, por supuesto, la insatisfacción del cliente.
