Black Friday ass fir vill Firmen eng vun de beschte Verkafszäiten vum ganze Joer. Gläichzäiteg bréngt déi eropgaang Nofro besonnesch Erausfuerderungen mat sech, dorënner och wat d'Steierverwaltung ugeet. Verschidde Problemer behënneren de Betrib oder hunn souguer gréisser Auswierkungen op d'Geschäft, wéi zum Beispill Geldstrofen a Strofen.
Dat seet den Hugo Ramos, CEO vun Oobj , engem nationale Leader a Léisunge fir elektronesch Steierdokumenter (DF-e) an aner digital Steierufuerderungen. „All Joer bemierke mir e puer heefeg Feeler, déi Firmen an alle Secteuren betreffen, souwuel am E-Commerce wéi och a physesche Geschäfter. Virbereedung op dës Situatiounen kann verhënneren, datt se zu gréissere Problemer eskaléieren“, erkläert hien.
Dofir huet de Profi déi wichtegst Steierrückschléi erausgesicht, déi d'Entreprisen um Black Friday 2024 betreffe kéinten, a wat ze maachen ass, fir déi domat verbonne Risiken ze reduzéieren. Kuckt se Iech hei ënnendrënner un:
- Duplikat Rechnungen
Egal ob et sech ëm Verbindungs- oder Veraarbechtungsproblemer bei der Steierautoritéit (SEFAZ) handelt, oder souguer ëm intern Instabilitéit am System vun der Firma, et ass méiglech, datt duebel Steierdokumenter generéiert ginn.
„Wann et Duplikatioune gëtt, ënnerscheet sech de Geschäftsofschloss vum Finanzofschloss, wat zu onnéidege Steierkäschte féiert. Ausserdeem, wann de Steiermessagesystem dëse Feeler an den autoriséierte Rechnungen net identifizéiert, gëtt d'Generéierung vu Rechnungen duerch den ERP falsch, wat zu Geldstrofen a Strofe fir d'Netbezuelung vu Steieren oder fir d'Ausloossung vun Daten féiert“, erkläert den Hugo.
Fir Kappwéi ze vermeiden, ass et derwäert, e spezialiséiert Steiersystem ze hunn, dat duebel Rechnungen kontrolléiere kann a widderholl Donnéeën iwwerpréife kann, an dann ongëlteg Dokumenter annuléiere kann. Zousätzlech ass et och wichteg, d'Iwwerpréiwung vun autoriséierten elektronesche Steierdokumenter ze garantéieren, fir sécherzestellen, datt de finanziellen an d'Steierofschloss ouni Feeler ofleeft. Dëst garantéiert eng konsequent Erfëllung vun der Verpflichtung, Rechnungen auszestellen, a reduzéiert de Risiko vu Strofen.
Ausserdeem huet Duplikatioun en aneren direkten Impakt op d'Lagerverwaltung. Mat falschem Lagerbestand kann d'Firma mat Steier- a Logistikproblemer konfrontéiert ginn, wéi zum Beispill falsch Bestellungen, Liwwerverspéidungen an inadequater Akaafsplanung.
- Onméiglechkeet, mat der Steierautoritéit ze kommunizéieren.
Kommunikatiounsausfäll tëscht dem Steiersystem an dem SEFAZ (Staatsfinanzsekretariat) sinn e Problem u sech, well se d'Zäit verlängere kënnen, déi néideg ass fir d'Ausstellung vu Rechnungen ze autoriséieren an all Verkaf ofzeschléissen. An engem Kaskadeffekt mussen d'Clienten, déi an der Schlaang un der Kees waarden, méi laang waarde fir bedient ze ginn, wat besonnesch wärend Black Friday komplizéiert ass.
Fir dëst ze verhënneren, ass et wichteg, d'Disponibilitéit vum SEFAZ (Staatsfinanzsekretariat) ze iwwerwaachen, deen duerch verschidde Steierverwaltungssystemer automatiséiert ass. Vill hunn och eng Funktioun, déi automatesch identifizéiert, wéini et néideg ass, an de Kontingenzmodus anze- oder auszetrieden, an deem d'Ausstellung net direkt stattfënnt: de Client kritt eng Rechnung, déi nach net gëlteg ass, bis d'Kommunikatioun mam SEFAZ erëm opgebaut ass.
„Mat dem richtegen Tool gëtt d'Ausstellung vun Notfallrechnungen automatesch aktivéiert, wann et néideg ass. Nom Erneierung vun der Kommunikatioun mat der Steierautoritéit (SEFAZ) muss d'Steiermessagesoftware fäeg sinn, all Steierrechnungen, déi an dësem Format ausgestallt ginn, nei ze veraarbechten, nei ze schécken, Duplikater z'identifizéieren an eng Autorisatioun dofir unzefroen“, betount de CEO.
- Noutfallausgab
Och wann et ee Problem léist, kann d'Ausstellung vun engem Noutfall aner Problemer verursaachen. Mat enger grousser Quantitéit u Rechnungen kann et schwéier sinn, d'Zuel vun den ausgestallten an ofgeleenten Dokumenter ze verwalten. Dofir kéint d'Firma d'Frist fir d'Areeche bei der Steierautoritéit (SEFAZ) verpassen.
Zum Beispill kéint de Client d'Rechnung op der SEFAZ Websäit nokucken an se net fannen, well den Zougangsschlëssel nach net validéiert gouf. Dofir huet de Konsument dann d'Méiglechkeet, sech un d'PROCON (Brasilianesch Konsumenteschutzagence) ze wenden. Fir sou Risiken ze vermeiden, ass et dofir néideg, beim Prozess vun der Nei-Areeche no engem Noutfall opzepassen, fir ofgeleent Rechnungen z'identifizéieren.
„Dëst ass nach eng Kéier eng Funktioun, déi duerch modern Steiermanagementsystemer vereinfacht gëtt. Et ass och derwäert, d'XML-Dateie vun alle Rechnungen ze späicheren, och déi, déi am Kontingenzmodus ausgestallt goufen, fir de Verkaf an de versuchte Rechnungsausgabe ze späicheren“, proposéiert den Hugo.
- Falschen NCM-Code op der Rechnung.
D'Mercosur Gemeinsam Nomenklatur (NCM) zielt drop of, d'Produktsteiere ze kontrolléieren an z'identifizéieren. Falsch NCM-Donnéeën beim Ausfëlle vun enger Rechnung kënnen dozou féieren, datt d'Rechnung refuséiert gëtt an d'Rechnung mam falschen Code autoriséiert gëtt, wat zu falsch bezuelte Steiere féiert. Wann e Feeler am Code fonnt gëtt, kontrolléieren d'Steierautoritéiten déi lescht Entréeën a berechnen d'Differenz vum Steiersaz, zesumme mat Geldstrofen an Zënsen.
Dofir ass et wichteg, d'Datebank vun den NCM-Coden, déi d'Firma all Dag benotzt, ze aktualiséieren. Wann den NCM-Code feelt, wäert d'Rechnung och op Problemer stoussen a refuséiert ginn. Dofir ass et néideg, sech iwwer d'Klassifikatioune vu Wueren bewosst ze sinn, fir dës Zort vu Feeler ze vermeiden.
„An esou Situatiounen, wann den Händler e Produkt mam falschen NCM-Code kritt, soll hien de richtege Code sengem Liwwerant uginn, fir Steierstrofe ze vermeiden“, schléisst de Ramos of.
Virun allem ass et wichteg ze bemierken, datt et mat der bedeitender Erhéijung vun de Verkaf wärend Black Friday entscheedend ass, datt de System robust ass oder fäeg ass, grouss Volumen séier ze veraarbechten. Dëst ass essentiell fir effiziente Betrib a Verkafserfolleg ze garantéieren. Wärend dëser Period klëmmt de Volume vun den Transaktiounen exponentiell, sou datt de System dës Nofro bewältege muss, ouni d'Performance ze kompromittéieren oder Ënnerbriechungen ze verursaachen. Dëst vermeit Liwwerverspéidungen, Schlaangen an natierlech och Onzefriddenheet vun de Clienten.
