현재 환경에서 디지털 전환은 기업의 역학을 재정의하며 인사부(RH)는 기업 현대화에 중요한 역할을 합니다. 이 분야에서는 이전에 종이 더미와 수작업 프로세스로 구분되던 문서 관리가 이제 민첩성, 보안 및 효율성을 요구합니다. 이를 위해 기술 도구를 갖추는 것이 필요합니다.
인사부서의 문서 관리란 무엇입니까?
인사 부서는 계약서, 급여 명세서, 성과 평가, 내부 정책 등 방대한 양의 문서를 처리해야 합니다. 이 파일들의 효율적인 관리, 즉 발송, 회수, 서명, 검증 등의 통제는 단순한 조직의 문제가 아니라 비즈니스 성공을 위한 핵심 요소입니다.
에 따르면CEO디지털 헬퍼 + 아시네 벰, 카를로스 엔리케 멘카시, 이 기술은 이 환경에서 필수적입니다. 사람들을 돌보는 사람들은 매우 중요한 데이터를 손에 쥐고 있습니다. 이러한 정보를 물리적으로 다루거나 적절한 플랫폼 밖에서 다루면, 그 분야는 비생산적이고 전략과 안전이 결여된 상태가 되기 쉽습니다. 왜냐하면 대부분의 힘이 서류 정리에 쓰이기 때문입니다, 라고 설명합니다.
어떤 기술이 문서 관리를 스마트하게 만드나요? 인사팀을 위한 다섯 가지 도구를 만나보세요!
Think Work Lab이 수행한 연구에 따르면 인사 부서들은 여전히 관료주의와 자동화 부족으로 어려움을 겪고 있습니다. 통계에 따르면, 브라질 사람들은 평균적으로 주당 16.9시간, 즉 근무 시간의 38%를 행정 업무에 소비합니다. 응답한 전문가의 약 22%는 활동이 단조롭고 반복적이며, 이는 동기 부여를 저해하는 요소로 간주되었습니다. 또한, 대다수(40%)는 인사 관리를 더 기술적이고 덜 수작업으로 만들기 위한 실질적인 조치를 취하지 않았습니다. 이와 관련하여, Mencaci는 시스템 업데이트를 시작하는 데 유용한 다섯 가지 도구를 나열합니다:
문서 관리 시스템 (DMS – Document Management Systems)
DMS는 인터넷을 통해 중앙 집중식이고 안전하게 파일을 생성, 저장, 조직 및 공유할 수 있게 합니다. 인덱싱과 빠른 검색과 같은 기능을 통해 인사팀은 어떤 데이터든 몇 초 만에 액세스할 수 있어 수작업 검색으로 인한 시간 낭비를 없앱니다. Digital Helper + Assine Bem과 같은 플랫폼은 이러한 분위기를 제공하며, 다른 도구와의 통합을 통해 활동 흐름의 자동화를 용이하게 한다고 말합니다.CEO.
전자 서명
서류 검토는 계약, 채용, 해고 또는 합의에 있어 인사부서에서 매우 중요한 단계입니다. 전자 서명 도구는 법적 유효성, 신속성 및 보호를 보장합니다. 그들과 함께, 문서를 인쇄하거나 이동할 필요 없이 보내고, 검증하며, 저장할 수 있습니다.
3. 클라우드 저장소
클라우드 저장소는 환경에서 글의 접근성과 안전성을 보장하는 데 필수적이다온라인이 메커니즘은 언제 어디서나 정보를 열 수 있게 합니다. 또한, 데이터 암호화 및백업자동화는 정보의 안전을 보장합니다.
4. 협업 및 공유 플랫폼
원격 회의, 작업 계획 및 진행 상황을 추적하는 도구는 팀 간 협업과 안전한 자료 공유를 용이하게 합니다. 그들과 함께 인사팀은 만들 수 있다워크플로우효율적이며, 실시간으로 문서를 승인하고 모두를 유지하는 것이해관계자정렬됨.
통합 인공지능
본질적으로 인공지능(AI)이 내장된 시스템, 즉 자체적으로 설계된 시스템사이트, 그것들은 그곳에서 제공되는 서비스를 최적화하는 데 필수적입니다. "Digital Helper + Assine Bem에서는 AI가 디지털 서명 프로세스에 연결되어 있습니다. 이를 통해 사람들은 서명할 콘텐츠에 대해 구체적인 질문을 할 수 있습니다. 이는 전문가를 호출하여 의문을 해결하거나 미래의 오해를 방지하는 필요성을 줄여줍니다."CEO.
마지막으로, 멘카치에게 있어 스마트한 경영은 단순한 기술의 문제가 아니라 현재 시장에서의 생존 문제이다. 이러한 구성을 채택하는 기업들은 생산성, 안전성 및 경쟁력에서 이점을 얻으며, 동시에 비용과 위험을 줄입니다.