브라질의 상업용 임대료는 2024년에 10년 만에 가장 큰 상승을 기록했으며, 기업들이 대면 방식으로 복귀함에 따라 부동산 업계는 팬데믹 시기를 회복하고 있습니다. 한편으로는 좋지만, 다른 한편으로는 법인 임차인들이 8%의 임대료 인상에 직면해 있으며, 이는 작년 공식 인플레이션인 4.83%를 초과하는 수치입니다. 이는 11개 대도시의 200m² 이하 사무실 임대료를 모니터링하는 FipeZAP 지수에 따른 것입니다.
더 크거나 더 좋은 위치의 상업 공간에 대한 갑작스러운 수요는 부동산 가격을 압박했고, 곧 안정되지 않을 상승 주기를 만들어냈다. 또한, 더 넓은 이동 공간, 향상된 환기 시스템, 접근성 향상과 같은 직원들의 새로운 안전 및 복지 요구를 충족하는 부동산을 찾는 것이 공급 부족과 결과적으로 가격 상승에 기여했습니다.
문제는 팬데믹 이후 몇 년 동안 여러 기업들이 그들의 물리적 공간을 대폭 축소했다는 것이다. 대면 운영으로 복귀하는 것은 기업이 공간 크기를 크게 조정하지 않고 사람들을 재배치해야 함을 의미하며, 이 시점에서 임대료 가격 재협상은 상당한 증가로 이어질 수 있기 때문입니다. 이 문제의 해결책은 기존 공간의 최적화에 달려 있으며, 이는 내부 레이아웃 변경부터 물리적 문서의 재배치까지 포함할 수 있습니다.
공간 부족에 대한 해결책
AIIM – 정보 및 이미지 관리 협회에 따르면 사무실 공간의 10%에서 30%가 물리적 문서 저장으로 차지될 수 있습니다.
이 맥락에서, 많은 기업들이 문서 보관의 아웃소싱을 대안으로 채택하는 것을 목격하고 있습니다. 역사적으로 많은 기업들이 사무실에 대형 물리적 기록 보관소를 유지했으며, 팬데믹 이후 일부 기록이 디지털화되거나 외부에 위탁되었음에도 불구하고 여전히 많은 조직이 이러한 물리적 기록을 유지하고 있습니다. 이 서비스에 대한 수요는 계속해서 높습니다.
문서 관리 전문 기업들은 강력한 디지털화, 저장 및 문서 관리 서비스를 제공하여 안전성, 접근성 및 국내외 규정 준수를 보장합니다. 사무실의 물리적 공간을 확보하는 것 외에도, 문서 보관 아웃소싱은 파일 유지 비용 절감, 정보 접근 및 공유의 효율성 향상, 물리적 문서의 분실 또는 손상과 관련된 위험 완화와 같은 일련의 추가 이점을 제공합니다.
실제로 디지털 전환은 공간 최적화와 운영 비용 절감에 있어 가장 큰 동반자 중 하나였습니다. 점점 더 발전하는 기술로 인해 문서의 디지털화는 정보의 접근과 공유를 용이하게 할 뿐만 아니라 데이터의 안전성을 높여 자연 재해, 화재 또는 도난으로 인한 손실 위험을 최소화합니다. 전자 문서 관리 시스템(GED)의 구현은 기업이 안전하고 원격으로 접근 가능한 플랫폼에서 정보를 중앙 집중화할 수 있게 하여 더 빠르고 협력적인 작업 환경을 조성합니다.
이 숫자들은 임대료 인상으로 인한 재정적 영향을 고려할 때 특히 중요합니다. 물리적 파일을 위해 이전에 할당된 공간을 해제함으로써 기업은 더 큰 공간의 필요성을 줄이고, 더 작고 경제적인 사무실을 선택할 수 있습니다.
아웃소싱의 이점
직접적인 재무적 이점 외에도 문서 보관 아웃소싱은 내부 프로세스 개선에 기여합니다. 보관 서비스에는 디지털화도 포함될 수 있으며, 이를 통해 모든 문서를 체계적으로 정리하고 안전하게 클라우드 시스템을 통해 접근할 수 있습니다.
또 다른 중요한 고려 사항은 규제 준수입니다. 많은 기업들이 브라질의 일반 데이터 보호법(LGPD) 시행과 함께 데이터 저장 및 보호 규정을 준수하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 공급업체는 모든 법적 요구 사항이 충족되도록 준비되어 있어 벌금과 평판 손상의 위험을 줄입니다. 문서 보관 아웃소싱은 비용 효율이 더 높고 물리적 공간 확장보다 운영상의 이점이 더 많습니다.
요약하면, 문서 보관의 아웃소싱과 디지털화는 공간 최적화, 비용 절감 및 운영 효율성 향상을 추구하는 기업들에게 전략적 해결책을 제공합니다. 보다 조직적이고 협력적인 작업 환경을 조성하는 것 외에도 이러한 관행은 규제 준수와 정보 보안에 크게 기여하며, 조직이 점점 더 경쟁적이고 디지털화되는 시장의 도전에 대비할 수 있도록 합니다.
