現在の状況では、デジタル変革が企業のダイナミクスを再定義しており、人事部門(HR)は企業の近代化において重要な役割を果たしています。 このセグメントでは、かつて紙の山や手作業のプロセスであった文書管理が、今や迅速さ、安全性、効率性を求められるようになっています。 そのためには、技術的なツールを活用することが必要です。
人事部における文書管理とは何ですか?
人事部門は膨大な量の書類を扱う必要があります。契約書、給与明細、パフォーマンス評価、内部方針など、多岐にわたります。 これらのファイルの効率的な管理、つまり送信、返送、署名、検証などの管理は、単なる整理の問題ではなく、ビジネスの成功にとって重要な要素です。
によると、最高経営責任者(CEO)デジタルヘルパー + アシーネ・ベム、カルロス・ヘンリケ・メンカシ、テクノロジーはこの状況で不可欠です。 人々をケアする人は、非常に重要なデータを手にしています。これらの情報の物理的な取り扱いや、適切なプラットフォーム外での管理は、その分野を非生産的にし、戦略や安全性を欠く傾向があります。なぜなら、多くの労力が書類の整理に費やされるからです、と彼は説明します。
どのような技術がドキュメント管理をインテリジェントにしますか? 人事部向けの5つのツールをご紹介します!
Think Work Labによる調査は、人事部が依然として官僚主義と自動化の欠如に苦しんでいることを明らかにしました。 データによると、ブラジル人は平均して週に16.9時間、または勤務時間の38%を事務作業に費やしています。 回答者の約22%にとって、活動は単調で反復的であり、やる気を失わせる要因と考えられていました。 さらに、大多数(40%)は、人事管理をより技術的で手作業を減らすための実践的な取り組みを全く行っていません。 この点で、メンカチはシステムの更新を開始するための便利な5つのツールを挙げています:
1. ドキュメント管理システム(DMS – Document Management Systems)
DMSは、インターネットを通じてファイルを中央集権的かつ安全に作成、保存、整理、共有することを可能にします。 インデックス作成や高速検索などの機能により、人事部は数秒で任意のデータにアクセスでき、手動検索による時間の浪費を排除します。 「Digital Helper + Assine Bemのようなプラットフォームは、その雰囲気を提供し、他のツールとの連携により、作業フローの自動化を容易にします」と述べています。最高経営責任者(CEO。
電子署名
書類の記載は、人事において重要なステップであり、契約、採用、解雇、合意に関わる場合に必要です。 電子署名ツールは、法的有効性、迅速さ、保護を保証します。 それらを使用して、印刷や移動の必要なく、書類を送信、検証、保存することが可能です。
クラウドストレージ
クラウドストレージは、環境内での文書のアクセス性と安全性を確保するために不可欠ですオンラインこの仕組みは、どこからでもいつでも情報を開くことを可能にします。 さらに、データの暗号化とバックアップ自動化は情報の安全性を保証します。
4. コラボレーションと共有のプラットフォーム
リモート会議を行うツール、タスクを計画するツール、そしてそれらの進行状況を追跡するツールは、チーム間の協力と資料の安全な共有を容易にします。 彼らとともに、人事部は作成できるワークフロー効率的に、書類をリアルタイムで承認し、すべてを維持する利害関係者整列された。
統合された人工知能
ネイティブな人工知能(AI)を備えたシステム、つまりそれ自体のために開発されたサイト, そこを通じて行われるサービスを最適化するために不可欠です。 「Digital Helper + Assine Bemでは、AIがデジタル署名のプロセスに連動しています。これにより、ユーザーは署名する内容に関して具体的な質問をすることができ、専門家に問い合わせる必要や将来的な誤解を避けることができます」と説明しています。最高経営責任者(CEO。
最後に、メンカシにとって、スマートマネジメントは単なる技術の問題ではなく、現在の市場での生き残りのためのものです。 これらの設定を採用する企業は、生産性、安全性、競争力の向上を図る一方で、コストとリスクを削減します」と締めくくります。